Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

3.4 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Тари-Авто» Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку Мамочкиной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета командировочных расходов Мамочкиной А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. – 9900руб.,

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Тари-Авто».

Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей;

2) счет № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;

3) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер № 05 от 13.01.2010г. Выдано Мамочкиной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет №3 от 29.01.2010г. Мамочкиной А.М.: - расходы на проезд - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные Итого:	26 26 19 26	71 71 71 71	2800 9533,90 1716,10 9900 23950
Приходный кассовый ордер №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Мамочкиной А.М.	50	71	1050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Мамочкиной А.М. (таблица 5):

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Тари-Авто» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США – 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ руководителя организации № 7 от 30.01.2010г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

3) плановая смета командировочных расходов Сынкова Н.А.:

- авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро,

- номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро,

- суточные 4дня х100евро – 400евро,

- оформление визы – 100евро

Итого: 2100евро.

Сынков Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Сынковым Н.А. 05.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700евро.;

2) счет № Cht-0204 от 04.02.2010г. гостиницы «UNION» - 960евро, в т.ч.:

- проживание 3 дня х300евро = 900евро,

- расходы по международным телефонным переговорам – 40евро;

3) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы – 100евро.;

4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ООО «Тари-Авто» (4 дня х100евро) – 400евро;

5) отчет о работе проделанной Сынковым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

6) загранпаспорт Сынкова Н.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010г. - 32руб.; курс доллара США - 28руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 6):

Таблица 6 - Журнал регистрации операций

Документ и содержание операции	Корресп. счета		Сумма
	Дт	Кт	евро	рубли
РКО №07 от 31.01.2010г. Выдано под отчет Сынкову Н.А. (курс - 31 руб./евро)	71	50	2200	68200
Авансовый отчет №4 от 05.02.2010г. - затраты на проезд - затраты на проживание - суточные (4 дня х100евро), - прочие расходы (оформление визы) Итого:	26 26 26 26	71 71 71 71	700 940 400 100 2140	22400 30080 12800 3200 68480
ПКО №08 от 05.02.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А. (курс - 32 руб./евро)	50	71	60	1920
Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2200евро х31руб. – 2200евро х32руб.)	71	91/2	-	2200

Сумма 68480рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Тари-Авто».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 7):

Таблица 7- Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме	Сверх нормы	Итого
	рубли	рубли	евро	рубли
Суточные (2500 х4дня)	10000	2800	400	12800

В этом случае суточные, выданные Сынкову Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 х 13% = 364руб.)

Дебет 70 Кредит 68 – 364руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет можно посмотреть в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71 (приложение №8).

Заключение

В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы. Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ. Что касается ООО “Тари-Авто”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “Тари-Авто” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

Список используемой литературы

1.  Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.)

2.  Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ)

3.  План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н)

4.  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н)

5.  Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"

6.  ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н),

7.  (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н)

8.  Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247)

9.  Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451),

10.      Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У)

11.      Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.ИНФРА-М, 2006. – 518 с.

12.      Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРА-М, 2007. – 745 с.

13.      Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. – 2006. - № 5. – С. 15-18

14.      Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. – 2007. - № 13. – С. 23-25

15.      Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. – 2006. – № 1. – С. 13-14