Порядок составления организационно-распорядительной документации

Содержание

1. Дайте характеристику группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления)

2.Опишите отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма

3.Сформулируйте основные требования к текстам организационно-распорядительных документов

4.Практическое задание

4.1 Оформите на общем бланке должностную инструкцию одного из сотрудников, составленную менеджером по персоналу и утвержденную директором фирмы (без текста)

4.2 Оформите приказ по основной деятельности фирмы (без текста) с продольным расположением реквизитов

4.3 Составьте и оформите рекомендательное письмо на одного из сотрудников (исходные данные на усмотрение составителя)

Список литературы

1. Дайте характеристику группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления)

К числу информационно-справочных документов относятся: служебные письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи организаций и предприятий с внешним миром.

Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управлении.

Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие распорядительный характер гарантийные письма, подтверждающие данные ранее обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды писем[1].

В состав реквизитов ОРД входят следующие:

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации:

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:

14 — адресат;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении ; его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости.

Кроме деления писем по назначению, служебные письма классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколько вопросов.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения[2].

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части: первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки[3].