Опишите отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма

2. Опишите отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма

Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Используют бланки форматов А4 и А5. Формат А5 используется, если письмо не превышает 7—8 строк. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем применяются в основном органами государственной власти и управления.

На бланке печатают первую страницу документа, последующий текст печатают на чистых листах одинакового качества с бланком.

Для делового письма, например, обязательны такие реквизиты (т.е. признаки, установленные законом или положениями, для отдельных документов):

— наименование организации — адресата письма (отправителя) — полное и сокращенное;

— почтовый и телеграфный адрес;

— номер телефона;

— номер телекса;

— номер счета в банке;

— дата;

— индекс документа;

— ссылка на индекс и дату входящего документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— отметка о наличии приложений;

— подпись;

— отметка о направлении копии в другие адреса;

— фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;

— отметка о направлении письма в дело.

На употребляемых для официальных писем специальных бланках, изготовленных типографским способом, помещаются эмблемы, изображения наград учреждения, организации, если такие имеются. Кроме бланков, предназначенных для писем, учреждения используют унифицированные (единые для всех учреждений страны) формы документов, в частности, ряда бухгалтерских, командировочных и др., а также общие бланки для приказов, распоряжений, постановлений.

На общих бланках отсутствуют такие реквизиты, как индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер банковского счета, ссылка на индекс и дату входящего документа. Вместо них остается свободное место, куда соответственно впечатываются наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление), его номер, дата, место составления или издания. Название документа помещается обычно в середине верхней части листа.

3.Сформулируйте основные требования к текстам организационно-распорядительных документов

Текст является основным реквизитом документа. Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков[4].

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Письменные ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы, организации и на предприятия Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется русский язык.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в, виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа[5].

4.Практическое задание 4.1 Оформите на общем бланке должностную инструкцию одного из сотрудников, составленную менеджером по персоналу и утвержденную директором фирмы (без текста)

ЗАО «ПАРМА» УТВЕРЖДАЮ

реквизиты Президент ЗАО

(подпись) А.А. Парамонов 10.10.2005

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РЕФЕРЕНТА ОТДЕЛА ПЕРСОНАЛА

ТЕКСТ

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)

7. Квалификационные требования

8. Оценка работы

Руководитель

отдела персонала (подпись) Захаров М.Ю.

Виза согласования

Инструкцию

получил (подпись)  Иванов С.С.

10.10.2005

4.2 Оформите приказ по основной деятельности фирмы (без текста) с продольным расположением реквизитов

Акционерное общество

«РОСТРАНСАВТО»

ОКПО 47464101

ПРИКАЗ

10.10.2005 г. Новосибирск №10

О введении Инструкции по кадровому делопроизводству

ТЕКСТ

Директор АО (подпись) Р.Н.Зинченко

Юрисконсульт  (подпись) М.П.Морозова

09.10.2005

А.О. Иванова

93 16 21

  4.3 Составьте и оформите рекомендательное письмо на одного из сотрудников (исходные данные на усмотрение составителя)

Акционерное общество

«РОСТРАНСАВТО»

ул. Октябрьская, 10, г. Новосибирск, 630050

тел. 211-43-90, факс 89-56-23

р/с № 4861033/573 в филиале Инкомбанка,

ОКПО 47464101

10.10.2005 № 174 Генеральному директору

На № от ОАО «Ника»

А.А. Лебедеву

ул. Гоголя, 18,

г. Новосибирск, 630032

О работнике организации

Иванова Ольга Алексеевна является квалифицированным работником. За время работы в нашей организации показала себя как ответственный, уравновешенный, коммуникабельный человек; как организованный, исполнительный, добросовестный сотрудник.

Отношения с коллегами неконфликтные, умеет находить общий язык.

Директор АО (подпись) Р.Н.Зинченко

Список литературы

1.         Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

2.         Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.

3.         Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

4.         Правила составления и оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.

5.         Унификация текстов управленческих документов: Методические указания. – М.: ПРИОР, 1999.

[1] Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. – М.: ИНФРА-М, 1999.

[2] Правила составления и оформления служебных документов. – М.: ИНФРА-М, 2004.

[3] Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

[4] Унификация текстов управленческих документов: Методические указания. – М.: ПРИОР, 1999.

[5] Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.