Зберігання документів, що містять комерційну таємницю

5. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому ріжку роблять позначку„ комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами внесеними до даної справи.

Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Обіг (видача та повернення) документів з грифом „КТ" відображається в Журналі обліку видачі документів з грифом „КТ".

Журнал обліку видачі документів з грифом „КТ"

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

- вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у „ Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу";

- виносити з приміщення документи без спеціального дозволу керівника;

- розмножувати документи без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:

- перевірити наявність усіх документів;

- відібрати документи для зберігання в архіві;

- визначити документи для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом „КТ" за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформують керівника підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до журналу реєстрації вноситься про це відповідний запис.

При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом „КТ", здійснюється перевірка наявних документів, які передаються заново призначеній особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником.

На особу, яка на підприємстві була допущена до „КТ"і звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовою угодою. При передачі справ до архіву на документи з грифом „КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ. На документи з грифом „КТ", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії. При цьому робиться все належне, щоб виключити можливість поновлення наявної у цих документах інформації.

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено [11, с. 206-208].

Висновок

В процесі виконання контрольної роботи ми ознайомилися з темою «Робота з документами, що містять комерційну таємницю».

Були розглянуті питання:

- поняття комерційної таємниці;

- умови віднесення інформації до комерційної таємниці;

- заходи щодо захисту комерційної таємниці;

- особливості діловодства;

- зберігання документів, що містять комерційну таємницю.

Так як кожне підприємство має інформацію, яку не потрібно, щоб знали конкуренти, тому ця тема є актуальною.

Література, яка використовувалась

1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред. професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М.Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В.П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В.М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.