Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ­бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен­ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи­мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприя­тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.[3,С.12]

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова­нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости — во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде­лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп­риятий, касающихся:

• разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга­низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

• изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

• обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

• обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя­тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

 

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятель­ность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде­ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол­жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству». [23,С.141]

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ­ку и утверждаться руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст­рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо­жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит­ся арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

• задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

• порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

• профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра­боты и др.);

• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра­ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

• предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

• перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

• связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

• предполагающие обязательное использование определенных форм и мето­дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

• требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

• касающиеся порядка исполнения поручений;

• затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек­тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос­тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под­разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите­рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

 

 Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управле­ния (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково­дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв­ляются:

• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот­ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического руководства организацией работы с докумен­тами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по­рядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос­редственно руководителю организации.

 

Список использованной литературы:

 

Нормативные акты

1.         Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты».

2.         ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3.         ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4.         ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме­тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5.         Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос­сии от 05.01.2004г. № 1.

6.         Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7.         Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8.         Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9.         Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10.      Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11.      Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До­ну: Феникс, 2004

12.      Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13.      Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14.      Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен­тов. - СПб.: Питер, 2004

15.      Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16.      Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17.      Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18.      Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19.      Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20.      Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21.      Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче­ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден­ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22.      Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23.      Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24.      Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25.      Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26.      Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

 

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

№п/п	Наименование вида работы	№ нормы	Ед. изм.	Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
1	Обработка входящих документов	3.1.2.1	10 док.	10000	0,65	650
2	Обработка исходящих документов	3.1.2.5	10 док.	10000	0,80	800
3	Контроль исполнения документов	3.1.3.1	10 док.	8000	0,80	640
4	Разработка норм.-мет. пособий	3.2.1.1	1 авт. л	10	72,5	725
5	Исполнение тематич. запросов	3.2.4.1	1 запр.	400	24,1	9640
6	Проведение проверки организации работы в подразделениях	3.2.6.1	1 пров.	10	19,6	196
	ИТОГО чел.-ч:					12651

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку — учетный коэффици­ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе­мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек

№п/п	Наименование профессии (специальности)	Штатная категория	Кол-во штатных ед.	Примечание
I	Административная группа — управление службы ДОУ
1	Начальник службы	Руководитель	1
2	Заместитель начальника службы	Руководитель	1	Может не вводиться
3	Инспектор по контролю исполнения поручений	Специалист	1
4	Документовед	Специалист	1
5	Секретарь-машинистка	Техн. исполн.	1	Может не вводиться
№п/п	Наименование профессии (специальности)	Штатная категория	Кол-во штатных ед.	Примечание
II	Группа технической подготовки и тиражирования документов
1	Начальник группы	Руководитель	1	Может не вводиться
2	Старшая машинистка — оператор ПК	Техн. исполн.	1
3	Машинистка — оператор ПК	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
III	Группа делопроизводства
1 ,	Начальник группы	Руководитель	1	Может не вводиться
2	Ст. делопроизводитель	Техн. исполн.	1
3	Делопроизводитель	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
IV	Группа хранения докумен­тов
1	Начальник группы	Руководитель	1	Может не вводиться
2	Старший архивариус	Техн. исполн.	1
3	Архивариус	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
V	Группа обеспечения
1	Начальник группы	Руководитель	1	Может не вводиться
2	Секретарь-стенографист	Техн. исполн.	1-2
3	Экспедитор-курьер	Техн. исполн.	1-2
ИТОГО:	В целом по службе ДОУ	По категориям
		Руководитель	Специалист	Техн. исполн.
	15-26	1-6	2	12-20 и более