Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

ОГЛАВЛЕНИЕ

1.   история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности

1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность Костромской таможни.

1.2 Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты

1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству

2.   Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни

2.1      Технология организации документооборота, начиная с источников доставки

2.1.1   Технологии обработки входящих и исходящих документов

2.1.2   Порядок прохождения внутренних документов

2.2      Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

2.3      Информационно-поисковая система и регистрация документов

2.4      Организация контроля исполнения документов

2.5      Организация документов в делопроизводстве

2.5.1   Составление номенклатур дел

2.5.2   Формирование и оформление дел

2.6      Организация оперативного хранения документов

2.7      Порядок передачи документов на хранение в архив

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

С 1 января 2004 года введен в действие новый Таможенный Кодекс РФ (ТК). Принятие новой редакции ТК вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба – важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета[1].

О роли документационного обеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалое место занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвящена информационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Не секрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах.

Не секрет, что требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов – высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ – это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможенной службе – это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.

Актуальностью выбранной темы обуславливается необходимость проследить на практике, действительно ли, выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах. Изучение этого вопроса позволит судить о существующем уровне управления документацией в таможенных органах, о ее недостатках и о мерах улучшения документационной деятельности в целом.

В ходе дипломной работы была изучена и проанализирована организация технологии документационного обеспечения деятельности Костромской таможни, имеющей средние показатели по численности и по объему обрабатываемой информации.

Так как для реализации задач документационного обеспечения управления в Костромской таможне создана соответствующая уполномоченная служба – Отдел документационного обеспечения управления (далее - ОДО), то именно он стал главным объектом изучения данной дипломной работы.

Исходя из всего этого, целью написания дипломной работы является изучение организационного обеспечения деятельности ОДО, а также разработка внесений рациональных предложений по ее совершенствованию.

Для реализации поставленной цели необходимо изучить ряд задач:

-изучение возникновения таможенной службы в Костромском регионе;

-ознакомление с организационной структурой, функциями, задачами и направлением основных видов деятельности Костромской таможни;

-рассмотрение организации службы документационного обеспечения управления в таможне: ее структуры, функции, задачи, объемов работы, а также анализ документооборота;

-изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

-разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

-внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для достижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный круг источников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Основной комплекс федеральных нормативно–методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления.[2] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб. А также ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах[3] разработана на основе специфики работы таможенных органов в РФ. Этот документ направлен на совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. А также устанавливает требования, предъявляемые к специфической документации (порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования», включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя как традиционного, так и автоматизированного.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4] Данный документ расшифровывает основные термины и определения существующие в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[5] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Главной целью данного документа является определение сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Таможенный Кодекс Российской Федерации[6] регулирует отношения в области таможенного дела, в том числе отношения по установлению порядка перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу, отношения, возникающие в процессе таможенного оформления и таможенного контроля, обжалования актов, действий (бездействия) таможенных органов и их должностных лиц, а также отношения по установлению и применению таможенных режимов, установлению, введению и взиманию таможенных платежей.

Также при написании дипломной работы были использованы следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[7]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Данный закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[8]. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

И все-таки, основными источниками явились следующие нормативные материалы Костромской таможне:

-положения об отделе документационного обеспечения

-должностные инструкции сотрудников организации

-Приказы руководства Костромской таможни, связанные с ее документационной деятельностью.

А так же и другие материалы, способствующие быстрому и глубокому изучению постановки делопроизводства в Костромской таможне.

Для написания вопросов, связанных с историей таможенной службы, помогла информационно-аналитическая бюллетень,[9] посвященная Костромской таможни, в которой рассказывается об истории жизни таможенного дела в Костромской области, о ее развитии и становлении вплоть до наших времен.

Научная литература и многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» были использованы при рассмотрении более узких вопросов делопроизводства. Изучены труды ведущих специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой “Секретарское дело”[10], к.и.н. В.В. Галахова, И.К. Корнеева «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы»[11], преподавателя М.В. Стенюкова «Документы. Делопроизводство»[12]. В которых освящены все вопросы управления грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки (приведены примеры). Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. А также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.

В статьях О.Ю. Митченко «О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления»[13], Л.В. Санкиной «Должностная инструкция, рекомендации по составлению»[14], А.Н. Сокова «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»[15] предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.

Тему оперативного хранения, формирования дел и обеспечения их сохранности затронута в статье А.В. Пшенко «Хранение документов и обеспечение их сохранности»[16]. У Л.П. Афанасьева и Е.В.Алексеева «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»[17] большое внимание уделяется важности существования описи, а также о ее функциях и основах составления.

Актуальная на сегодняшний день тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статья С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства. С чего начинать?»[18], Т.В. Кузнцова «Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции «Документация в информационном обществе»[19] Авторами затронуты возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, а научной литературы недостаточно. Поэтому в качестве дополнительного источника в дипломной работе были использованы некоторые сайты «всемирной паутины», ведь пока только там можно получить полную и достоверную информацию о последних новинках и разработках автоматизированного делопроизводства. Так на сайте компании АйТи[20] подробно расписано о преимуществах, структуре и назначении программной системы БОСС-Референт.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

В связи с поставленными задачами и целью дипломной работы была выбрана следующая структура работы, состоящая из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются история ведения таможенного дела в Костромском регионе, структура, функции и задачи отдела документационного обеспечения Костромской таможни, а также ее нормативно-методическая база.

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций в таможне, а так же по оптимизации управленческого документооборота путем внедрения новой автоматизированной системы БОСС-Референт. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В качестве приложении приведены не только документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота, но и схемы, помогающие понять место и структуру Костромской таможни на федеральном уровне.

Глава 1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности