Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

2 Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

2.1 Понятие и сущность автоматизированной формы бухгалтерского учета С расширением и усложнением хозяйственной деятельности увеличивается объем учетной информации и усложняется обработка ее вручную. Механизация бухгалтерского учета прошла ряд этапов. В начале вычислительная техника основывалась на электромеханическом принципе, когда использовался комплект перфорационных машин, работающих на перфокартах: перфоратор, сортировка, табулятор. Затем перфорационная техника стала заменяться вычислительной техникой на электронном принципе действия, т.е. ЭВМ. Эту форму бухгалтерского учета чаще называют машинно-ориентированной, или автоматизированной. Вначале ЭВМ были на электронных лампах и имели очень большие размеры, потом их заменили ЭВМ на транзисторах. На основе новой технической базы появляются компьютеры, а с изобретением интегральных схем появились мини-ЭВМ и микропроцессоры, которые являлись базой создания персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ). На их основе в бухгалтериях созданы и создаются так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ бухгалтера). ПЭВМ обладает большой внутренней и неограниченной внешней машинной памятью, огромной скоростью вычислительных и логических операций, представлением читаемой информации на мониторе (экране) и на бумажных носителях (с помощью печатного устройства - принтера). Учетная информация вводится в компьютер из первичных документов бухгалтером, а предварительно специалисты-программисты вводят специальные программы для обработки первичных документов и получения готовой отчетности. Программы содержат алгоритмы решения задач и формы необходимых учетных регистров. Программы могут быть функциональными (для каждого участка бухгалтерского учета: учет основных средств, учет материалов и т.д.) и универсальными. Преимущество автоматизированной формы учета выражается в быстроте, точности и большей логически обоснованной последовательности обработки учетной информации с аналитическим уклоном [15, с.86-87]. Основой автоматической формы учета являются данные первичных учетных документов, которые по мере совершения хозяйственной операции вводятся в базу данных бухгалтерской программы. Обработка учетных данных, их группировка и обобщение производится с помощью бухгалтерской программы непосредственно в компьютере. В результате систематизации и обобщения учетных данных можно получить практически любую информацию, аналогичную той, которая содержится в обычных учетных регистрах синтетического и аналитического учета. Применяемый в настоящее время бухгалтерские программы позволяют осуществлять ввод учетных данных, их обработку, хранение, выдачу сводной информации о деятельности организации и др. При ведении регистров бухгалтерского учета с помощью компьютерных программ должна быть предусмотрена возможность вывода информации, содержащейся в учетных регистрах, на бумажные носители информации (т.е. должна быть предусмотрена их распечатка на принтере).

2.2 Формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

Организация бухгалтерского учета начинается с решения вопроса о форме учета. Здесь решающую роль играет объем перерабатываемой учетной информации. Он, как правило, зависит от величины организации.

Большие возможности для упрощения учета имеют малые предприятия (МП) и организации, перешедшей на упрощенную систему налогообложения.

В вопросах организации бухгалтерского учета малые предприятия должны руководствоваться Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

В то же время малым предприятиям предоставлены большие возможности для применения упрощенной формы бухгалтерского учета.

Малые предприятия помимо рассмотренных в предыдущей главе форм бухгалтерского учета могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета согласно Типовым рекомендациям по организации, бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденным приказом Министерства финансов РФ от 21.12.1998 №64н (далее – Типовые рекомендации).

Применение упрощенной формы бухгалтерского учета предусматривает использование малыми предприятиями рабочего Плана счетов, включающего в себя меньшее количество синтетических счетов по сравнению с типовым Планом счетов бухгалтерского учета.

Для малых предприятий Типовыми рекомендациями предлагается использовать рабочий План счетов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий предусматривает использование всего двух видов учетных регистров:

·          в виде Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее - Книга);

·          в виде ведомостей учета по формам № В-1 - № В-9.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге;

Книга по форме № К-1 является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Форма Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности представлена на следующей странице.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице Книги записывается количество содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются. В графе 3 «Содержание операций» записывается месяц, и затем в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их формирования.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда работников и по уплате налога на доходы физических лиц в бюджет малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

По окончании месяца в Книге подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов по счетам за месяц выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

При большом количестве операций в месяц малые предприятия могут применять дополнительно другие учетные регистры.

Формы всех ведомостей приведены в приложениях к Типовым рекомендациям.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов.

В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - сторнировочной записью).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях с № В-1 по № В-8, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов.

Дебетовые и кредитовые обороты по каждому применяемому счету переносятся в оборотную ведомость, в которой подсчитывается сальдо по каждому счету по состоянию на первое число следующего за отчетным месяца.

Данные, отраженные в оборотной ведомости, используются для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Форма бухгалтерского учета, рекомендованная для малых предприятий, представляет собой как бы упрощенную форму бухгалтерского учета «Журнал-главная».

Наряду с общей системой налогообложения, предусмотренной законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, отдельные малые предприятия могут применять Упрощенную систему налогообложения (УСН) при соблюдении определенных условий.

Организация имеет право перейти на УСНО, если по итогам 9 месяцев текущего года ее доходы не превысили 15 млн. рублей. Не вправе применять упрощенную систему налогообложения: банки, страховщики, негосударственные пенсионные фонды, инвестиционные фонды, профессиональные участники рынка ценных бумаг, ломбарды, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также иные формы адвокатских образований, бюджетные учреждения, организации и индивидуальные предприниматели и т. д.

Заключение

Строение учетных регистров, применяемых в бухгалтерском учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей.

Форма бухгалтерского учета выбирается организацией самостоятельно, и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна изменяться.

Существуют несколько форм бухгалтерского учета. Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: назначение, содержание и внешний вид применяемых учетных регистров, взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры, степень компьютеризации.

Наиболее простой является форма «Журнал-главная», так как любая операция по первичному документу записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций и синтетические счета. В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период и вычисляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хозяйственных операций. В этом случае обеспечивается наглядность записей, книгу ведет один бухгалтер.

В мемориально-ордерной форме учета отдельно ведутся хронологическая и систематическая записи. В этой форме производится оформление бухгалтерских проводок специальными учетными документами мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов (или накопленных по однородным операциям). Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная (ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацией учетного процесса. Но вместе с тем в этой форме многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что при ручном учете увеличивает объем работ. Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода.

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы (в хронологическом порядке) по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Кредитовый оборот переносится на счет Главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете Главной книги учитывается развернуто в корреспонденции с конкретными счетами. В счете Главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета Главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация - с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись.

Малые организации, имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, применяют упрощенную форму бухгалтерского учета.

Список литературы

1.    Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 304с.

2.    Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов / Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю. А Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой.— 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 527с.

3.    Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. 3-е изд. перераб и доп. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2007. – 220с.

4.    Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2006. - №5. – С.11-16

5.    Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 320с.

6.    Дубровина Л.А. Автоматизация бухгалтерского учета на основе программы «Бузгалтерия-ИНФИН»// Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №1. – С.15-19

7.    Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. 4-е изд. перераб и доп. – М.: ЮНИТИ, 2006. – 195с.

8.    Королев Ю.Ю. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. // Компьютеры в бухгалтерском учете и аудите. – 2006. - №2. – С.35-43

9.    Луценко Е. Ю. Бухгалтерский учет. Курс лекций. – Ростов н/Дону: Изд-во ГКСИ. 2007. – 328с.

10.  Макальская М.Л., Денисов А.Ю. Самоучитеь по бухгалтерскому учету: учебное пособие. – 15-е изд., полностью переработанное. – М.: «Издатеьство «Дело и Сервис», 2007. – 384с.

11.  Максимова Н.В. Основы бухгалтерского учета. Курс лекций. – Ростов н/Дону: Изд-во ГКСИ. 2007. – 315с.

12.  Налоговый кодекс Российской Федерации

13.  Олефиренко Б. Комплексная автоматизация – это реально: система на основе «1С: Предприятие» в компании ИТЛВ. // Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №6. – С.9-12

14.  Святенко О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» Предприниматель. – 2006. - №8. – С.20-25

15.  Стражева Н.С., Стражев А.В., Бухгалтерский учет: Учеб. – методич. пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 11-е изд., перераб. и доп. – М.: Книжный дом, 2007. – 608с.

16.  Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №1. – С.15-21

17.  Тумасян Р. З., Бухгалтерский учет: учеб.– практ. пособие / Р.З. Тумасян. – 4-е изд. – М.: Издательство Олма-Л. 2007. – 751с.

18.  Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. 2-е изд.– СПб.: Элби, 2007. – 250с.

19.  Шуремов Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2007»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2007. - №6. – С.24-32.