Сучасне діловодство

1. Мета, завдання та правила контролю за виконанням службових документів

 

На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. №1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. №348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893. Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та ви конанням документів.

Контроль за виконанням службових документів та прийняттям рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу.

Мета контролю – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу – документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу. Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах – секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів. Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.

Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.

Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.

Завдання контролю – забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Загальний відділ, а в структурних підрозділах – здійснюють працівники, відповідальні за їх виконання. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.

Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає такі дії:

– постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

– перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

– облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

– інформування керівника про хід чи підсумки виконання документів (доручень);

– повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах;

– зняття виконаних документів з контролю;

– формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). При прийнятті документа на контроль на лівому полі його першого аркуша ставиться штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК – до контрольної картотеки.

Реєстраційно-контрольні картки документів, що знаходяться на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів та за виконавцями. Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання вирішено і в разі необхідності кореспондентові дано відповідь по суті.Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про підсумки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і подаються керівництву установи.

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

– контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

– контроль за термінами виконання документів;

– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– доручення Комітетів Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– доручення Адміністрації Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– розпорядження Кабінету Міністрів України;

– доручення Кабінету Міністрів України;

– звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

– рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

– звернення органів ДПС України;

– звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

– звернення громадян;

– власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

– вихідні документи, на які очікуються відповіді.

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– запити та звернення народних депутатів України.

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

Контроль за виконання документів включає такі види роботи:

– постановку документів на контроль;

– формування картотеки контрольних документів;

– перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

– перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);

– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;

– інформування про хід та підсумки виконання документів;

– зняття документів з контролю;

– формування картотеки виконаних документів.

Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп «Контроль» або позначка «К». Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.

При оформленні контрольної картотеки в «ручному режимі» незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.

В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів. Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю. Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.

Терміни виконання документів

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.

Мета законного контролю за виконанням службових документів полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності.

Основними завданнями законного контролю є:

– визначити основні принципи державної політики з діловодства;

– впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;

– розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;

– утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;

– впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;

– забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;

– встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;

– визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

Застосування Закону дасть змогу:

– забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

– запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

– забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

– уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;

– забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;

– підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;

– оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;

– створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.

Цей Закон визначає порядок організації державного контролю (державного нагляду) за господарською діяльністю, головні принципи його здійснення, а також права та обов'язки органів державної влади та їх службових осіб, уповноважених здійснювати державний контроль (нагляд) – контролюючі органи, і суб'єктів господарювання під час здійснення державного контролю (нагляду), з метою налагодження паритетних стосунків між органами контролю та суб'єктами господарської діяльності.В цьому Законі нижченаведені терміни, вживаються у такому значенні:

Державний контроль (нагляд) – сукупність заходів, що здійснюються державними органами в межах своєї компетенції з метою забезпечення додержання норм чинного законодавства.

Контролюючі органи – це вищі, центральні та місцеві органи державної виконавчої влади, їх територіальні відділення та представництва, виконавчі органи місцевого самоврядування, уповноважені здійснювати державний контроль і нагляд, що відповідно до наданих їм повноважень збирають, перевіряють та оцінюють інформацію про господарську діяльність суб'єктів господарювання і вживають до них, у разі необхідності, запобіжних, відновлювальних і примусових заходів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. ПК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору ПК за різними реквізитами резолюцій, який здійснюється за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:

·           для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

·           за визначений період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

·           за авторами і виконавцями резолюцій;

·           за контрольними чи неконтрольними резолюціями;

·           за резолюціями, що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю;

·           за резолюціями, виконаними у термін чи з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу. Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції – наскрізна взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документу. Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із списками задач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великий підрозділ. Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні види контролю з використанням звітів:

·           Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

·           Зведення про виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількість виконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто в зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладені посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненим чи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю – протоколювання дій користувача з ПК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, внесених до ПК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткового розділів ПК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.