ДОКУМЕНТООБОРОТ

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот предприятия сложен и громоздок, большая его часть относится к производственной информации.

Зачастую одни и те же хозяйственные операции отражаются в нескольких документах, увеличивая тем самым объем сбора и обработки информации. Причиной является автономность сбора информации для каждого вида учета в зависимости от их целей и оперативности и индивидуальность обработки в управленческих отделах предприятия.

Однако практически каждый документ, используемый в отдельном виде учета и отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с документами другого вида учета.

Это проявляется в том, что на основе первичных документов формируются данные в накопленных, группированных и сводных ведомостях и рассчитываются экономические показатели, удовлетворяющие требованиям внешних и внутренних пользователей. При этом бухгалтерская отчетность выполняет информационную и контролирующую роль по отношению к тому или иному экономическому показателю.

Внутренняя отчетность состоит из экономических показателей, характеризующих, с одной стороны, количество и качество вырабатываемой продукции, производственные мощности подразделений и предприятия в целом, а с другой - использование материальных и трудовых ресурсов центрами затрат и ответственности. Оно отражает технологические связи между подразделениями и любые отклонения от заданного.

Закономерность формирования и движения плановой, нормативно-справочной, учетной и отчетной информации основывается на отдельных схемах документооборота каждой группы составляющих информационную систему.

Рис.1. Общая схема документооборота

Движение отчетной информации по уровням управления показывают наличие в подавляющем большинстве первичной документации данных о ресурсах и их преобразовании по стадиям производства в сопоставлении с плановыми, которые используются в дальнейшем, как в финансовом, так и в управленческом учете. Не только первичная документация, но и первичный учет в целом являются основой организации производственного аспекта финансового и управленческого учета.

3. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ПРИЗНАКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО И ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

Между финансовым и управленческим учетом имеются принципиальные отличия. Отличительные признаки каждого вида учета представим в рис. 2.

Управленческий учет производства	Финансовый учет производства
Цель учета
Обеспечение информацией внутренних пользователей для планирования и управления	Составление отчетности для внешних пользователей информации
Степень регламентации
По решению администрации	Обязательность ведения
Методы ведения

	Документация, инвентаризация, оценка и калькулирование, группировка объектов, внешняя отчетность
Масштабы информации
Центры ответственности, продукты, зоны сбыта	Предприятие в целом
Точность информации
Множество приблизительных оценок	Незначительные отклонения в отражении данных для внешней отчетности
Принципы учета
Продолжение рис. 2
Структура учета
Нет базисного равенства, три вида объектов: доходы, расходы, активы	Базисное равенство: активы обязательства + собственный капитал
По времени соотношения информации
Прошедшее и будущее время за определенный и на определенный периоды	Прошедшее время за определенный период
Формы выражения информации
Денежное и натуральное выражение продукта учета	Денежное выражение продуктов учета
Частота подачи информации
Еженедельная, декадная, помесячная	Квартальная, годовая
Сроки представления пользователем
По мере окончания отчетного периода (ежеквартально – на следующее утро)	Через несколько недель или месяцев по окончании отчетного периода (квартальная – 30-го числа следующего месяца и т.д.
Степень ответственности
Дисциплинарная (замечание, выговор, увольнение)	Административная (штраф и др.)

Рис.2. Отличительные признаки управленческого и финансового учета.

Коренное отличие рассматриваемых видов учета заключается в ориентации на требования пользователей информации, которые определяют основное содержание каждого вида. Финансовый учет в большей степени ориентирован на налоговые органы и потому руководители предприятия несут ответственность за содержание финансовых отчетов, но сами этой информацией пользуются ограниченно.

Аналитические отчеты, составляемые в бухгалтерии предприятия, используются конкретными лицами - управленцами разных уровней, которые несут ответственность за определенную деятельность. Так, информация о затратах может быть использована для: определения себестоимости продукции, анализа себестоимости изделий; составления смет проведения будущих операций; составления текущих и оперативных отчетов центров ответственности с последующей оценкой результатов работы; принятия краткосрочных решений и анализа смет капитальных вложений; долгосрочного планирования и выработки стратегии деятельности предприятия.

Запросы большинства внешних пользователей информации характеризуются однотипностью, а лица, пользующиеся данными управленческого учета, как правило, известны, и на их специфические запросы будет ориентирована система данного вида учета.

Цель учета. Это основополагающий признак отличительной характеристики. Назначение финансового учета - составление финансовой отчетности для внешних пользователей информации, расчет налоговых деклараций и т.п. Цель считается достигнутой, если документы составлены и представлены по назначению. Управленческий учет обеспечивает сбор и обработку информации для планирования, управления и контроля.

Степень регламентации. Ведение финансового учета является обязательным для каждого предприятия. Законом устанавливаются требования к финансовой информации, регламентируются формы отчетности и их содержание, порядок расчета показателей. Содержание управленческого учета определяется целями и задачами, поставленными администрацией, которая руководствуется при его организации принципом целесообразными. Сбор и обработка информации считаются целесообразными, если ее ценность для управления выше стоимости получения.

Методы ведения учета. Общеизвестно, что элементами метода финансового учета являются: документация, инвентаризация, оценка и калькулирование, счета и двойная запись, баланс и отчетность. Без применения всей системы элементов в совокупности бухгалтерский финансовый учет не будет соответствовать предъявленным к нему требованиям. Управленческий учет для отражения своих объектов использует часть этих элементов и необязательно в совокупности. Так, записи о хозяйственных операциях могут быть сгруппированы на счетах или просто в накопительных ведомостях. На контрольных счетах информацию регистрируют исходя из принципа обеспечения системы управления необходимыми данными, не всегда используя метод двойной записи.

Масштабы информации. Финансовые отчеты обобщают информацию о деятельности предприятия. В некоторых случаях (когда предприятие расположено в различных регионах или имеет несколько видов деятельности) составляются отдельные финансовые отчеты или расчеты по отраслям и видам деятельности. Управленческий учет организуется по подразделениям предприятия: отчеты об отдельных изделиях, видах деятельности, организационных подразделениях, центрах ответственности, по сегментам и т.д.

Точность информации. Поскольку менеджерам часто необходима срочная информация, то для принятия решений используются приблизительные оценки. Требования к точности в управленческом учете ослаблены в сторону ускорения получения информации, тогда как финансовый учет базируется на достоверности. Финансовые отчеты готовятся для внешних потребителей и отражают операции, которые уже совершены, поддаются проверке и оценке надежности. Управленческий учет, объединяя планирование, нормирование, анализ и принятие управленческих решений, в большей степени направлен в будущее. Точность прошедшей информации, хотя и служит для определения тенденций, заменяется субъективными оценками будущих событий.

Принципы учета. Финансовый учет строится на основе общепринятых норм и стандартов бухгалтерского учета. Это позволяет внешним пользователям информации поводить сопоставления. Кроме того, пользователи должны быть уверены, что учет ведется по общепринятому порядку, благодаря чему он в достаточной степени достоверен. Безотносительно к нормам и юридическим требованиям организуется управленческий учет, основной принцип которого состоит в выборе правил и приемов, являющихся полезными для принятия решений. Основным критерием здесь выступает релевантность информации.

Структура учета. Она зависит от использования базисных установок. В финансовом учете применяется следующее базисное равенство:

Активны = Обязательства + Собственный капитал

Управленческий учет не имеет единого равенства. Его структура определена превалирующими в нем тремя объектами: доходами, расходами и активами.

По времени соотношения. Информация, отраженная в финансовых отчетах, показывает результат свершившихся фактов и хозяйственных операций за определенный период и используется в управленческом учете при планировании и прогнозе. В структуру управленческого учета, кроме того, входят расчеты, обращенные к будущему. Цель финансового учета - показать, «как это было», а управленческого - «как это должно быть», или можно сказать так: целью финансового учета является исчисление прибыли, а управленческого - ее получение.

Формы выражения информации Конечным продуктом финансового учета являются документы, которые составляются в денежном выражении. Хозяйственные операции уже совершены и объективно измерены в денежном выражении. Хозяйственные операции уже совершены и объективно измерены в денежных единицах соответствующего периода на счетах бухгалтерского учета, сальдо которых/отражается в финансовой отчетности. Управленческий учет скорее является/средством, чем продуктом учета. В нем фигурируют такие понятия, как: нормо-час, трудовой час, час работы машины, натуральные измерители объема производства. Например, в натуральном измерении отражаются количество материалов и их стоимость по каждой поставке, от каждого поставщика, количество проданных изделий, их стоимость и т.д.

Частота подачи информации. Для внешних потребителей информации финансовые отчеты подготавливаются на регулярной основе: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. По итогам года составляют полный финансовый отчет, менее детальные отчеты - по итогам квартала, по итогам месяца -отдельные расчеты. Частота представления отчетности устанавливается в законодательном порядке. В отличие от финансового учета и отчетности в управленческом учете отчеты могут составляться как на регулярной основе, так — и по запросу. Например, внутренняя отчетность об использовании материалов составляется ежемесячно; результаты раскроя материалов отражаются в картах раскроя по каждой партии раскраиваемого материала, то есть практически раз в смену; по запросу могут быть составлены документы на расход особо дефицитных материалов.

Сроки представления информации в финансовом учете регламентируются, а для управленческих отчетов - устанавливаются администрацией. Поскольку данные финансового учета требуют выверки данных финансовой бухгалтерии и проверки внешними аудиторами, то до представления их пользователям происходит несколько недель (при квартальных сроках) или несколько месяцев (при годовых сроках). Отчеты в управленческом учете могут составляться ежеквартально, еженедельно, ежемесячно, так как содержат информацию, требующую немедленных действий.

Степень ответственности. Нередко налоговые органы накладывают штрафные санкции за нарушение установленных правил ведения финансового учета. В будущем, вероятно, акционеры и кредиторы за искажение внешней отчетности будут предъявлять претензии в судебном порядке. Данные управленческого учета не предназначены для широкой общественности и зачастую приблизительны. Поэтому ответственность за решения, которые администрацией были признаны неправильными, несет менеджер.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы по теме «Управленческий и финансовый учет: единство и различие» дополнительно изучено:

1.     Взаимодействие управленческого и финансового учета, который достигается на основе преемственности и комплексного использования данных первичного учета, единство норм и нормативов, дополнение одного вида учета показателями другого.

2.     Использование единых планово-учетных единиц измерения позволяющих обеспечивать обратную и прямую связь между планированием и учетом, кроме того с их помощью возникает реальная возможность для разработки методологии всей системы учета на предприятии, проследить связь управленческого учета с финансовым в части затрат на производство и выхода продукции.

3. Правильность оценки, результатов деятельности структурных подразделений, определение тенденций и перспектив каждого подразделения в формировании прибыли предприятия от производства до реализации.

4.     Правильность ведения документооборота, рассмотрена общая система документооборота

5.     Отличительные признаки управленческого учета производства и финансового учета производства.

Так степень регламентации в управленческом учете подразумевает отсутствие стандартной формы представлений и требований государственного регулирования, так как ведение учета - внутреннего дело предприятия, а не обязательный учет и является коммерческой тайной конкретного предприятия.

Управленческий учет не является обязательным, так как для ведения управленческого учета требуется квалифицированный бухгалтер-аналитик, а это дополнительная структурная единица для предприятия. Поэтому с начала необходимо определить «будет ли цель оправдана действиями; так как ведение управленческого учета считается целесообразным, если ценность его данных для управления выше стоимости их получения».

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Закон РФ «О бухгалтерском учете и отчетности в РФ» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

2.   Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 6.05.99 г. № 32н.

3.   Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 6.05.99 г. № 33н.

4.   Положение по бухгалтерскому учету «Информация по сегментам» ПБУ 12/2000. Утверждено приказом Минфина РФ от 27.01.2000 г. № 11н.

5.   Концепция бухгалтерского учета в Рыночной экономике России. Одобрено Методологическим Советом по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов РФ и Президентским Советом Института профессиональных бухгалтеров 29Л2.97.

6. Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами бухгалтерской отчетности. Утверждена Постановлением Правительства РФ от 6.03.98 № 283.

7.   План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению (со всеми дополнениями и изменениями). Утверждены приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н.

8.   Палий В.Ф. Организация управленческого учета. М. Бератор-Пресс. 2003.

9.-Стефанова С.Н., Ткаченко И.Ю. Бухгалтерский учет: 100 экзаменационных ответов. Ростов-на-Дону, «Март» 2004.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

Задание 1

Суммарные (совокупные) издержки складываются из постоянных и переменных. Исходя из нижеприведенных данных определить:

1.   Совокупные издержки на весь объем производства и единицу продукции при условии изменении объема выпуска.

2.   Построить график поведения пропорциональных затрат (постоянных и переменных):

а) на весь объем выпуска,

б) на единицу продукции

3. Определить точку безубыточности (поры прибыли) для предприятия при условии, что цена реализации единицы продукции составляет 40 руб.

Исходные данные:

Объем выпуска	Издержки на весь выпуск  руб/мес			Издержки на ед. продукции руб./мес
шт/мес	постоян	перемен	совокуп	постоян	перемен	совокуп
200	20000	4000	24000
400
600
800
1000	-
1200
*
*
*
2600

Расчет:

1. Определяем совокупные издержки на весь объем производства и единицу продукции при условии изменения объема выпуска по следующим формулам:

а) совокупные

б) издержки на ед. продукции руб./месяц:

постоянные AFC = TFC / Q

переменные A VC = TVC / Q

совокупные ТС/ Q

или АТС = AFC + AVC

Объем выпуска шт/мес (Q)	Издержки на весь выпуск руб./мес			Издержки на ед. продукции руб./мес
	постоян (TFC)	перемен (TVC)	совокуп (ТС)	постоян (TFC)	перемен (TVC)	совокуп (ТС)
200	20000	4000	24000	100	20	120
400	20000	8000	28000	50	20	70
600	20000	12000	32000	33,3	20	53,3
800	20000	16000	36000	25	20	45
1000	20000	20000	40000	20	20	40
1200	20000	24000	44000	16,7	20	36,7
1400	20000	28000	48000	14,3	20	34,3
1600	20000	32000	52000	12,5	20	32,5
1800	20000	36000	56000	11,1	20	31,1
2000	20000	40000	60000	10	20	30
2200	20000	44000	64000	9,1	20	29,1
2400	20000	48000	68000	8,3	20	28,3
2600	20000	52000	72000	7,7	20	27,7