Методология проведения аудита денежных средств

3.2 Методология проведения аудита денежных средств

Проверка кассовых операций.

Аудит денежных средств является важным по нескольким причинам: во-первых, денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов предприятия; во-вторых, денежные операции носят массовый и распространенный характер; в-третьих, подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги. Движение наличных денег совершаются посредством кассовых операций. Кассовые операции весьма разнообразны, но среди них можно выделить основные:

а) выдача средств на оплату труда;

б) выдача средств на оплату административно-хозяйственных расходов;

в) выдача средств подотчетным лицам и др.

Аудитор должен проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии. При этом особое внимание должно быть уделено вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы проверки достаточно просты.

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими источниками информации о финансово-хозяйственной деятельности субъектов.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал регистрации расходных кассовых ордеров, журнал регистрации выданных доверенностей, журнал регистрации депонентов, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты.

Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

-     Главная книга;

-     журнал-ордер №1 и ведомость №1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);

-     иные регистры синтетического учета кассовых операций;

-     Баланс предприятия (форма №1);

-     отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности (форма №2);

-     отчет о движении денежных средств (форма №3).

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки – в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом:

1.   Прямое хищение денежных средств

1.1.       Никем не замаскированное;

1.2.       Замаскированное неоформленными документами и расписками.

2.   Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм

2.1.       Из банка;

2.2.       От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам;

2.3.       От различных юридических лиц по доверенностям.

3.   Излишнее списание денег по кассе

3.1.       Повторное использование одних и тех же документов;

3.2.       Неправильные подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;

3.3.       Списание сумм без оснований или по подложным документам;

3.4.       Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

4.   Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям

4.1.       Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям;

4.2.       Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.

5.   Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину

5.1.       С другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица;

5.2.       Поступающими в кассу проверяемого предприятия.

6.   Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и услуги

6.1.       Без применения контрольно-кассовых машин;

6.2.       Без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

7.   Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

При проверке правильности отражения денежных средств в балансе следует балансовые данные сопоставить с Главной книгой по счетам разделов: 1030 “Денежные переводы в пути”, 1070 “Денежные средства на специальных счетах в банках”, 1050 “Наличность на валютном счете”, 1040 “Наличность на расчетном счете”, 1010 ”Наличность в кассе” раздела “Денежные средства”.

Проверяя соответствие синтетического учета данным аналитического учета, аудитору необходимо применить метод взаимного контроля операций.

При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости №1 аналитического учета по дебету 1010 “Наличность в кассе в национальной валюте” с данными журнала-ордера №2 по кредиту счета 1040 “Наличность на расчетном счете”, - они должны совпадать. В случаях расхождения суммы сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в учреждениях банка.

Операции с денежными средствами и особенно с наиболее подвижной их частью – наличными деньгами (при выдаче заработной платы, оплате производственных расходов, выдаче и использованию подотчетных сумм и т.д.) – требуют обязательной сплошной проверке за весь проверяемый период.

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как “сплошная проверка” не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут быть просмотрены неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных вышеперечисленных нарушений. Каждая процедура будет иметь свое назначение, преследовать определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы.

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью вопросника, составленного специальным образом, определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора являются:

-            отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

-            отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

-            наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др.;

-            предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжении руководителя предприятия.

-            формальное проведение ревизий кассы при смене (увольнении) кассиров;

-            отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

-            отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;

-            отсутствие у кассиров навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятия, главных бухгалтеров и кассира. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных лиц. Вопросник аудитора должен быть составлен таким образом, что в большинстве случаев ответ вписывать не надо, так как аудитор отмечает маркером полученные ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы, если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе “Номер следующего вопроса”. Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляется должность и данные лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут быть различны: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных проверках кассы, руководитель предприятия – о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии.

Аудит кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям: инвентаризация кассы; проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу; исследование правильности списания денег на расход.

При проверке кассовых операций можно использовать такие приемы контроля, как чтение документов, проверка (обследование документов), встречная сверка документов и записей, счетная проверка арифметических данных.

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки. До ее проведения аудитор должен установить:

а) имеется ли на предприятии приказ руководителя о назначении постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денежных средств в кассе предприятия, выполняется ли этот приказ, существуют ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание;

б) обслуживается ли проверяемое предприятие одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами);

в) работает ли кассир только на проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;

г) имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией предприятия, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

Осуществляя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие условия:

-            проверка кассы производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия;

-            во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается; на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются.

Порядок проведения инвентаризации кассы следующий:

1.         При невозможности проверки кассы ил при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать – у аудитора. Это делается с целью предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет другой.

2.         Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных средств в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.