ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОАО «ЗЕРНОГРАДАГРОХИМСЕРВИС»

3. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОАО «ЗЕРНОГРАДАГРОХИМСЕРВИС»

3.1. Организация ведения учета денежных средств в кассе предприятия

Для осуществления операций с наличными деньгами в хозяйстве, например выдача заработной платы и подотчетных сумм, возврат неиспользованной части подотчетных сумм и уплата дополнительных услуг, оказываемых хозяйством своим работникам и сторонним лицам, а также прием и выдача наличных денег по другим причинам, в ОАО «Зерноградагрохимсервис» имеется касса и специальный работник – кассир.

Кассир является специально выделенным материально ответственным лицом, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Запрещается передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Администрация ОАО «Зерноградагрохимсервис» обязана создавать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает предприятию лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат депонированию, то есть сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений предприятия выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно установленным требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Зерноградагрохимсервис» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Пример отдельных операций по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлен в виде следующих записей:

1. Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 55 «Специальные счета в банках»;

2. Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 51 «Расчетный счет»;

3. Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4. Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

По кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

1. Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по кредитам:

дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

2. Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

дебет счета 51 «Расчетные счета»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

3. Выдана заработная плата:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

4. Выданы деньги подотчетным лицам:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

5. Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

По субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при реализации путевок и др.

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов на каждый их вид.

Документом, применяемым в ОАО «Зерноградагрохимсервис» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу предприятия поступают по следующим каналам:

-     со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;

-     в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

-     в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;

-     в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

-    На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

-    При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

-    При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

-    При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные кассовые ордера в хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга ОАО «Зерноградагрохимсервис» пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает отчет с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в Кассовой книге. Учитывая небольшой объем кассовых операций, сдача отчетов кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК переносятся в Главную книгу.

Последовательность обработки и производства записей по учету денежных средств в кассе схематично можно представить в виде рис.1.

Рисунок 1 - Схема учета движения денежных средств
в кассе ОАО «Зерноградагрохимсервис»

Из рис. 1 видно, что регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции предприятия, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера №2,3,4 и др.). Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т. е. на основании отчетов кассира (только в данном случае - по их приходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу, бухгалтер по каждому корреспондирующему счету сверяет их с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяются: по счету 51 - с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 71 - с данными журнала-ордера № 7-АПК и т.д.

После сверки итоги журнала-ордера № 1-АПК разносятся в Главную книгу. Бухгалтерские записи, отраженные в журнале-ордере № 1-АПК за февраль 2007 г., показаны в табл.7.

Таблица 7 - Бухгалтерские записи в журнале-ордере № 1
ОАО «Зерноградагрохимсервис» за февраль 2007 г.

Из данных представленной таблицы видно, что в кассе обследованного предприятия осуществлялись разнообразные операции, включая как выдачу, так и прием наличных денег. Была осуществлена ревизия, в результате которой была выявлена недостача денежных средств. Поскольку сумма недостачи составляет всего 3 руб., можно предположить, что эта недостача образовалась в результате не хищения, а небрежности кассира при обращении с вверенными ему денежными средствами.

3.2. Анализ отчета хозяйства о движении денежных средств
и выявление погрешностей в ее составлении

Согласно приказу Минфина от 22 июля 2003 г. № 67н (в редакции от 31.12.2004 г. № 135н) в соответствии с положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н (по заключению Минюста РФ от 6 августа 1999 г. N 6417-ПК), для организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ (кроме кредитных организаций, страховых организаций и бюджетных учреждений), необходимо включать в состав промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности отчет о движении денежных средств (форма № 4).

Отчет о движении денежных средств должен составляться исходя из сальдо и оборотов по счетам учета этих активов - дебету и кредиту счетов 50, 51, 55 в корреспонденции со счетами, отражающими источники поступления средств или направления их расходования. Когда задействованы дебеты счетов 50, 51, 55, отражаются средства, полученные от покупателей и заказчиков (в т.ч. при погашении ими дебиторской задолженности), из бюджета (в виде субсидий или кредитов), за счет страховых возмещений утраченных ценностей, прочих поступлений. Во втором случае, когда задействован кредит счетов 50, 51 и 55, отражаются средства, израсходованные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, на оплату труда, выплату процентов, расчеты по налогам и сборам, на командировочные и прочие расходы.

Поступление и расходование денежных средств должны распределяться между тремя видами деятельности: текущей (т.е. основной), связанной с производством и реализацией продукции (товаров, работ, услуг); инвестиционной, связанной с продажей объектов, основных средств и их приобретением; финансовой, связанной с поступлениями от кредитов и займов и их погашением. При этом требуется отдельно показать поступление и расходование денежных средств в наличной форме, а также при использовании векселей.

В табл.8 в качестве примера и объекта для анализа приводится копия отчета хозяйства о движении его денежных средств за 2005 и 2006 гг.

Таблица 8 – Форма № 4 за 2006 гг. ОАО «Зерноградагрохимсервис»

продолжение табл. 8.

Как видно из табл. 8, финансово-денежные операции хозяйства носят крайне нестабильный характер. Так, например, чистые денежные средства от текущей деятельности (код стр. 200) в 2006 г. составили 37 тыс. руб., а в предыдущем 2005 г. недостаток денежных средств составил 9 тыс. руб.

Результаты сравнения показателей двух лет по прочим строкам также сильно разнятся. По некоторым строкам, например поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями, а также погашение займов и кредитов в 2005 г. значений не имеют, а в 2006 г. подобные затраты осуществлялись. С одной стороны, использование кредитов и займов говорит о недостатке собственных, свободных денежных средств, что является негативным моментом. С другой стороны, применение кредитов и займов может быть связано с расширением деятельности, увеличением товарооборота, поэтому характеризуем положительный момент.

Чистые денежные средства от финансовой деятельности в 2006 г. составили только 1 тыс. руб., по сравнению с отсутствием значение в ф. № 4 по данному показателю за 2005 г. Можно отметить, что предприятие фактически не занималось финансовой деятельностью.

Следует отметить, что несмотря на низкие значения чистых денежных средств от текущей деятельности, величина оборота средств за 2005-2006 гг. была довольно значительной и достигла в 2005 г. – 24,6 млн. руб., а в 2006 г. – 11 млн. руб., поэтому низкое значение результатов – чистых денежных средств – свидетельствует о чрезвычайно низкой рентабельности деятельности и о том, что необходимо как можно скорее искать варианты увеличения прибыльности предприятия.

Конечным результатом всех описанных изменений стал практически незаметный рост остатка денежных средств на конец года. Если в 2005 г. остаток составил 3 тыс. руб., то на конец 2006 г. – 4 тыс. руб. Естественно, говорить о том, что произошло увеличение прибыли, в принципе нельзя, так как рост на одну тысячу рублей за год для предприятия трудно назвать положительным результатом.

 Несмотря на это, можно сказать, что ситуация в 2006 г. по сравнению с предыдущим годом хотя бы не ухудшилась. Была получена небольшая прибыль, размер остатка денежных средств на конец года составил положительную величину.

Из табл. 8 видно, что бухгалтерия хозяйства два года подряд по инвестиционной деятельности проставляла в соответствующих строках и графах отчета прочерки. Это свидетельствует о том, что соответствующих хозяйственных, а значит - и бухгалтерских операций в течение 2005-2006 гг. не осуществлялось. Однако анализ других разделов бухгалтерской отчетности хозяйства за 2005 и 2006 гг. свидетельствует об обратном. То есть, фактически предприятие в этот период инвестиционной деятельностью занималось. Об этом можно судить на основании соответствующей информации из разделов бухгалтерского баланса (формы № 1) и на основании показателей табл. 9, составленной нами по указанным данным. Согласно ф. № 5 предприятие занималось инвестиционной деятельностью, так как за 2006 г. наблюдалось поступление и выбытие основных средств.

Таблица 9 - Операции по основной и инвестиционной деятельности
ОАО «Зерноградагрохимсервис» за 2005-2006 гг., не отраженные в его отчетах о движении денежных средств, тыс. руб.

Из табл. 9 видно, что хозяйство все-таки вело основную и инвестиционную деятельность как в 2005-м, так и в 2006-х годах. Так, за 2 года было приобретено основных средств благодаря инвестиционной деятельности на сумму 110 тыс. руб., в результате анализа и сравнения данных ф. № 4 и ф. № 6 Отчет об отраслевых показателях деятельности организаций агропромышленного комплекса, ч. IV (Справка о налогах и сборах) нами было установлено, что эти данные имеют расхождения. В 2006 г. расхождение не так велико, как в 2005 г., хотя это не является оправданием – 35 тыс. руб. и 82 тыс. руб. Указанное говорит о том, что многие операции в отчете о движении денежных средств отражения не нашли, а также свидетельствует о небрежности или низком уровне квалификации коллектива бухгалтерии ОАО «Зерноградагрохимсервис».

Следует заметить, что в хозяйстве практически на всех участках учетной работы применяются журналы-ордера, ведомости и прочие бумажные носители информации. В случае перехода к компьютеризированной форме учета многих неточностей и несоответствий можно будет избежать автоматически.

Таким образом, общая сумма ошибки в отчете о движении денежных средств (форма № 4) за два года составила 1,3 млн. руб., или 8,4% выручки за эти годы. В последующей главе мы попытаемся предложить обследованному предприятию первоочередные на наш взгляд мероприятия, направленные на совершенствование учета и отчетности наличных денежных средств.

4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА
КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОАО «ЗЕРНОГРАДАГРОХИМСЕРВИС»