Компьютеризированная форма учета денежных средств

4.1. Компьютеризированная форма учета денежных средств

Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованного предприятия, на участке бухгалтерской работы, связанном с учетом и отчетностью движения денежных средств существуют отдельные проблемные моменты, которых можно было бы избежать.

Неточности в расчетах налогов, уплата излишних сумм в бюджет в условиях нехватки свободных финансовых ресурсов и низкой рентабельности, граничащей с убыточностью деятельности, или недоплата, грозящая штрафами и пенями, что подтверждают приведенные в разделе 3.3 сведения об ошибках бухгалтерии ОАО «Зерноградагрохимсервис», свидетельствуют о целесообразности внедрения компьютеризированной формы ведения данных операций. Она позволила бы избежать многих ошибок в расчетах, не допустить выплат излишних сумм налогов, а также сделать данный раздел бухгалтерской работы более удобным для анализа, контроля и планирования будущих денежных потоков. Внедрение компьютеризированной формы учета не потребует больших дополнительных затрат, поскольку в бухгалтерии хозяйства уже имеется необходимая оргтехника, а ряд операций с ее помощью уже выполняется (выписка счетов-фактур и оформление отчетов по некоторым налогам). В случае перехода на компьютеризированную форму учета движение денежных средств учитывается следующим образом.

Данные из первичных документов вводятся с клавиатуры в ЭВМ. С помощью ЭВМ формируются рабочие базы данных (БД) по каждому синтетическому и аналитическому счету. Например, по счету 50 «Касса» вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. В случае необходимости осуществляют корректировку информации. Данный этап призван фиксировать в ЭВМ документальное оформление операций.

Следующий этап заключается в фиксировании в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 «Касса» это отражение реального движения денежных средств по кассе. Кассир или другой работник бухгалтерии, занимающийся учетом денежных средств, ежедневно вводит информацию об осуществленных кассовых операциях. Конечным результатом данных действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).

После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в БД. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на данном этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться как на мониторе компьютера, в виде документов при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), так и распечатываться в виде машинограмм (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

В результате описанных действий по счету 50 обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние две машинограммы составляются ежедневно по итогам движения денежных средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.

После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В конце года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.

В обследованном хозяйстве можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Они оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на электронных макетах форм документов, а затем распечатываются на принтере. Такой же прием можно использовать и на других участках учета (например, учет материалов). Распечатанные документы затем передаются кассиру для исполнения. Дальнейший учетно-отчетный процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, за исключением того, что в БД данные о документах вво­дятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и занесения их данных в БД ЭВМ совмещаются.

Описанные процедуры учета и отчетности денежных средств позволят сэкономить время на ручное заполнение первичной документации, а также избежать неточностей и ошибок в учете движения денежных средств.

4.2. Автоматизация анализа потоков
наличных денежных средств хозяйства

Любое предприятие для обеспечения нормальных условий функционирования производства должно своевременно и в требуемых объемах тратить денежные средства и получать их в таком объеме, который бы покрывал расходы и позволял иметь прибыль для расширенного воспроизводства.

С учетом установленных законом требований допустимого минимума и максимума наличных денежных средств, а также неравномерности требования денег из кассы или возврата какой-либо суммы в кассу периодически могут возникать ситуации, когда либо наличных денежных средств не хватает, либо имеющаяся сумма на конец рабочего дня превышает допустимый лимит и, поэтому, требуется инкассация, хотя при этом возможно, что наличные денежные средства потребуются на следующий день.

Осуществление тщательного планирования и контроля наличных денежных потоков на предприятии позволяют добиться снижения количества инкассаций, затрат на доставку и помещение средств в банк на счет, а также увеличить ликвидность, то есть доступность наличных средств в случае их необходимости. Другими словами планирование может помочь во многих случаях избавиться от излишней наличной денежной массы или ее дефицита.

Как показывает практика, во многих случаях можно избежать образования большой излишней суммы или наоборот дефицита в кассе предприятия. Это можно обеспечить путем планирования и разнесения во времени (сдвига) некоторых кассовых операций. Так, многие операции по выдаче денег из кассы (подотчет, командировочные, зарплата) планируются заранее. При этом известны их суммы. Приход наличности в кассу также во многом подвержен планированию.

Так, например, возврат подотчетных сумм происходит в легко предсказуемый период времени. Если денежные средства выдавались на строго определенные цели, то можно предполагать о времени их траты, примерных размерах неизрасходованной части средств. Оплата штрафов и пеней в кассу предприятия происходит после уведомления определенного физического или юридического лица о необходимости уплаты определенной суммы.

Таким образом, большая часть потоков денежной наличности может быть легко спрогнозирована и спланирована. Это может привести к уменьшению количества инкассаций денежных сумм, а соответственно и расходов на нее. Конечно, планирование кассовых операций не может входить в обязанности кассира, который должен лишь своевременно принимать и выдавать деньги. Считаем, что эту работу может дополнительно осуществлять работник планового отдела или бухгалтерии предприятия при получении информации непосредственно от главного бухгалтера о готовящихся расходах или приходах наличности по кассе.

Из вышесказанного следует, что составление отчетности о движении денежных средств требуется не для налоговых и иных контролирующих органов. В первую очередь это внутрихозяйственная отчетность, она нужна для эффективного управления производством, во многом зависящего от умения управлять денежными потоками.

Основной задачей анализа денежных потоков является выявление причин недостатка или избытка денежных средств и определение источников их поступлений и направлений использования. Источником информации для анализа динамики наличных денежных средств будет служить кассовая книга, планируемые командировки, выплаты вознаграждений, прием (возврат) наличных денежных средств в кассу по различным причинам.

Целью анализа денежных потоков является выявление причин отклонения баланса денежных средств в сторону их дефицита или избытка, определение источников поступлений и направлений расходования денежных средств. Экономически верное планирование денежных потоков должно обеспечивать положительный совокупный денежный поток, стремящийся к нулю. Обязательно также рассмотреть и проанализировать потоки за все промежуточные периоды (месяцы). Месячные балансы должны быть также неотрицательными. Для того чтобы можно было обеспечить положительный баланс денежных средств следует использовать следующие основные принципы управления потоками денежных средств:

1. Реализовать производимую продукцию и услуги по выгодным ценам в пределах оптимальных, экономически оправданных сроков хранения. Цена на продукцию растениеводства имеет самые низкие значения в послеуборочный период и саамы высокие – через 9-11 мес., перед уборкой. Длительное хранение приводит к порче большой доли продукции, кроме этого резко увеличиваются затраты на хранение. Поэтому следует обосновать оптимальные сроки хранения и размеры хранилищ и реализовывать продукцию по наиболее выгодным ценам.

2. Увеличивать оборачиваемость всех видов запасов, избегая при этом их дефицита. С одной стороны запасы – это временно выведенные из оборота средства, поэтому их большой объем приводит к неэффективному использованию финансовых ресурсов. С другой стороны запасы обеспечивают непрерывность производственного процесса, поэтому их наличие обязательно для беспрерывного производства. Необходимо обосновывать объем требуемых запасов по каждому виду ресурсов.

3. Сокращать дебиторскую задолженность. Сокращение задолженности означает возврат или пополнение объема денежных средств предприятия, что позволит осуществлять и планировать новые виды производственных затрат. Однако не следует чрезмерно давить на дебиторов, среди которых могут быть очень желательные клиенты и покупатели, временно не имеющие возможности оплатить приобретенные товары. Для ускорения получения денег можно использовать разумные скидки на свои товары и услуги.

4. Добиться экономически обоснованных сроков выплаты кредиторской задолженности обеспечивающих с одной стороны сглаживание потребности в свободных денежных средствах, а с другой – не допускающих резких увеличений затрат вследствие штрафов и пени. Использовать любые преимущества в виде скидок на цены приобретаемых ресурсов у поставщиков.

Деление всей деятельности предприятия на три самостоятельные сферы очень важно, поскольку хороший (т.е. близкий к нулю) совокупный поток может быть получен за счет ограничения или компенсации отрицательного денежного потока по основной деятельности притоком средств от продажи активов (инвестиционная деятельность) или привлечением кредитов банка (финансовая деятельность). В этом случае величина совокупного потока скрывает реальную убыточность предприятия. Благодаря ее анализу легче вывести предприятие к прибыльному функционированию.

С другой стороны, также необходимо деление денежной массы на наличную и безналичную часть. Разрабатывая инструмент для обеспечения неотрицательного баланса наличных денежных средств, осуществления кассовых операций таким образом, чтобы кроме дефицита не возникало слишком большой наличной денежной суммы, можно регулировать объемы потребляемых и востребованных денежных сумм в целом, включая безналичные, находящиеся на счетах в банках или в ценных бумагах.