Документальное оформление реализации товаров в оптовой

2.2 Документальное оформление реализации товаров в оптовой

торговле

Документальное оформление оптовой реализации товаров производится в зависимости от спо­собов их реализации. СП «Белорусско-Кипрский торговый Дом» реализует товары только со складов. Отпуск товаров производится непосредствен­но представителю покупателя в порядке самовывоза или централизованной доставки ав­томобильным транспортом. Предприятие осуществляет реализацию товаров на условиях предоплаты. Необходимо отметить, что любая отгрузка товаров с оптовых баз осуще­ствляется на основании договора поставки – это сводный документ, который является одновременно счетом-фактурой и протоколом согласования цен (Приложение И). На основании договора поставки покупа­тель выписывает платежное поручение и направ­ляет его в учреждение банка для перечисления установленной денежной суммы продавцу в ка­честве предоплаты. Копию этого платежного по­ручения с отметкой банка об оплате представи­тель покупателя предъявляет главному бухгал­теру СП «Белорусско-Кипрский торговый Дом». На основании это­го документа бухгалтер проставляет свою под­пись на товарно-транспортной накладной, указы­вает номер и дату платежного поручения. Это дает возможность осуществить дополнительный контроль за расчетами с покупателями. В договор поставки фиксируется наименование товара, единица измерения, количество, цена единицы продукции производителя в рублях, размер оптовой надбавки, ставка НДС в % и по сумме, итоговая стоимость с учетом надбавки и НДС. Если наименование поставляемого товара превышает указанное в договоре, стороны оформляют Приложение, являющееся неотъемлемой частью договора. В договоре поставки указывается цель приобретения, форма поставки (предоплата или с отсрочкой не более 20 дней), условия отгрузки (самовывоз или авто). Все расчеты осуществляются в безналичных белорусских рублях путем перечисления денежных средств на банковский счет СП «Белорусско-Кипрский Торговый дом» 3012000003317. За просрочку выполнения предусмотренных данных договором обязательств виновная сторона обязана оплатить в пользу потерпевшей стороны штраф в размере 0.1% от суммы задолженности за каждый день просрочки. Так же, в случае просрочки оплаты товара на срок более 5 дней продавец имеет право выставить платежное требование для списания долга в бесспорном порядке со счета покупателя. Договор поставки вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до окончания расчетов сторон.

Так как отгрузка товаров со складов на предприятии произво­дится автомобильным транспортом, то основным сопроводительным документом является товар­но-транспортная накладная (Приложение К). Ее форма, а также порядок заполнения регламентируется специаль­ной Инструкцией, утвержденной постановлением Мини­стерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001г. № 53. Согласно этой инструкции, ТТН-1 (предназначена для учета движения товар­но-материальных ценностей, а также для расче­тов за их перевозки и учета выполненной транс­портной работы при использовании автомобиль­ного транспорта). Бланки товарно-транспортных накладных явля­ются бланками строгой отчетности, они пронумеро­ваны типографским способом (чтобы предупредить возможность отпуска не оприходованных товаров) и выдаются заведующим секции под расписку. На предприятии товарно-транспортная накладная выписывается с применением персональных ЭВМ, используются бланки строгой отчетности, на которых типографским способом указаны серия и номер накладной. Все остальные реквизиты распечатываются с помощью компьютера при условии их строго соответствия реквизитам типового бланка. При большом перечне отпускаемых грузов, который не представляет возможным поместить на стандартном бланке, разрешается заполнять на бланке накладной с типографской серией и номером итоговую часть, перечень отправляемых товаров прилагать к товарно-транспортной накладной с информацией по всем графам оригинала, а также с указанием серии и номера накладной, к которой дается это приложение. Товарно-транспортная накладная является документом, служащим основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправи­теля и оприходования их у грузополучателя, а так­же для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарно-материальные ценности, поступа­ющие из-за пределов Республики Беларусь, при­ходуются на основании документов, выписанных грузоотправителем.

Грузоотправителям запрещается предъяв­лять, перевозчикам - принимать к перевозке, а гру­зополучателям принимать грузы, не оформленные товарно-транспортными накладными.

 При автоматизированной об­работке товарно-транспортные накладные про­ходят предварительную обработку (кодирова­ние), заполнение граф и т. д.

Товарно-транспортная накладная выписыва­емся грузоотправителем в минимальном количе­стве, как правило, в четырех экземплярах:

первый сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначается для оприхо­дования товарно-материальных ценностей у по­лучателя груза; второй остается у грузоотправителя и пред­назначается для списания товарно-материальных ценностей. Первый, третий и четвертый экземпля­ры, заверенные подписями и печатями (штампа­ми) грузоотправителя и подписью водителя (экс­педитора), вручаются водителю (экспедитору);

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправи­теля и грузополучателя, сдаются перевозчику. Тре­тий, служащий основанием для расчетов, перевоз­чик прилагает к счету за перевозку и высылает пла­тельщику - заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основани­ем для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортных накладных.

При отпуске товаров путем самовывоза представителю покупателя необходимо предъявить копию договора, подписанного и заверенного печатью. Копия договора служит основанием для выписки товар­но-транспортной накладной (в 4-х экземплярах), в которой заведующий секцией должен проставить количество, цену, класс груза, код груза или опас­ного груза по ООН и другие данные, предусмот­ренные типовой формой товарно-транспортной накладной. Однако на практике чаще заполняются не все реквизиты, а указывается лишь единица из­мерения, количество продукции, цена единицы про­дукции, стоимость, а также масса брутто и нетто. Проверенные товарно-транспортные наклад­ные передают на подпись генеральному директору предприятия, затем направляют заведующему секцией, который отпускает товар и тару. Здесь же пред­ставитель покупателя предъявляет: доверенность (с указанием кодов УНН и ОКПО) (Приложение Л); паспорт и копию платежного поручения, лицензию для предприятий оптовой торговли и приемку товара подтверждает своей подписью и штампом в товарно-транспортной на­кладной. Дове­ренности выдаются лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если до­веренность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Доверенность вы­дается сроком не более чем на 15 дней под рас­писку в специальной книге регистрации. Исключе­нием являются доверенности на получение товар­но-материальных ценностей, расчеты за которые ведутся в порядке плановых платежей. Срок дей­ствия таких доверенностей - месяц или квартал.

Доверенности, независимо от срока их дей­ствия, отбираются поставщиком при первом отпус­ке товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частя­ми, на каждый частичный отпуск составляется на­кладная (приемо-сдаточный акт или другой ана­логичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-мате­риальных ценностей, а другой - прикладывается к оставшейся у поставщика доверенности и исполь­зуется для наблюдения и контроля за исполнени­ем отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю. По окончании отпуска товарно-материальных ценно­стей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии цен­ностей по сдаваемой доверенности.

Каждой доверенности присваивается номер, нумерация осуществляется сначала года. После получения товара в книге делается отметка об ис­полнении поручения. Если товар не получен, до­веренность возвращают в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности. Бухгалтер перечеркивает ее, дела­ет надпись «аннулировано». В книге регистрации делается отметка о не использовании доверенно­сти. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года у бухгалте­ра, ответственного за их регистрацию.

Вместо разовых доверенностей допускается, чтобы покупатель один раз в квартал (или другие сроки) предоставлял поставщику список лиц (с образцами подписей этих работников), которым доверяется получать товарно-материальные цен­ности. В случае увольнения такого работника по­купатель немедленно сообщает поставщику об аннулировании доверенности. Такой порядок спо­собствует сокращению числа документов.

Отпуск товарно-материальных ценностей предприятием не производится в случаях:

1)предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполне­ния или с незаполненными реквизитами;

2)предъявления доверенности, имеющей по­правки и помарки;

3)не предъявления паспорта, указанного в доверенности; окончания срока, на который выда­на доверенность;

4)получения сообщения покупателя об анну­лировании доверенности.

Несоблюдение правил оформления товарных и платежных документов может привести к небла­гоприятным последствиям. Так, платежные пору­чения (требования-поручения, требования), в ко­торых отсутствует обоснование цены на товары (работы, услуги), банком к исполнению (на инкас­со) не принимаются.

Для усиления контроля за состоянием товар­ных запасов в соответствии с установленным нормативом, сохранностью товаров на складе торгового предприятия, выполнением плана то­варооборота и финансовых результатов очень важно правильно организовать отчетность ма­териально ответственных лиц. На предприятии материальная отчетность организована путем передачи работниками предприятий приходных и расходных документов в бухгалтерию.

Организация складского учета зависит от спосо­бов хранения товаров. Различают партионный и сортовой учет материальных ценностей. На предприятии установлен сортовой способ хранения, при котором товары хра­нятся по наименованиям и сортам. Каждый вновь поступивший товар присоединяется к уже имею­щимся того же наименования и сорта. При этом аналитические счета на каждое наименование товаров по номенклатурным номерам открывают на карточках складского учета (Приложение М). входящие остатки записываю первой строкой на основании инвентаризационной описи на дату последней инвентаризации или переносят остатки на конец из предыдущего отчетного периода. Поступление и выбытие товаров отражают в хронологическом порядке в день совершения операции на основании ТТН (Приложение Н). После отражения каждой операции по той же строке указывают конечный остаток.

Полный и достоверный учет движения товаров и сопутствующих операций дает возможность предприятию влиять на скорость оборота торгового капитала, не допускать затоваривания, осуществлять контроль за сохранностью товаров, предупреждать образование недостач, находить наиболее выгодные рынки сбыта товаров и в конечном итоге получить максимальную прибыль. Для достижения этих целей необходимо правильное документальное оформление товарных операций, в том числе и реализации товаров.