Наиболее типичные ошибки и предложения по улучшению учета расчетов с поставщиками и покупателями и формированию внутреннего аудита

3.2 Наиболее типичные ошибки и предложения по улучшению учета расчетов с поставщиками и покупателями и формированию внутреннего аудита

Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают ошибки у бухгалтеров при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами.

В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таблица 12 Содержание и признаки нарушений при оформлении документов

Содержание нарушений Признаки нарушений

1. При оправдательном документе отсутствует распоряжение на осуществление операций	Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей
2.При распорядительном документе нет оправдательного	Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена
3.Документы составлены с нарушением установленной формы	Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме
4.В одном и том же документе не совпадают реквизиты	Документы составлены от имени одной организации, а печать- другой
5.В документах полностью или частично отсутствуют реквизиты	Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно
6.При документах отсутствуют приложения. На которые имеются ссылки	В документах указаны приложения, а в действительности их нет
7.Документы подписаны лицами, не имеющими на это право	Денежные документы подписывает кассир, накладные- заведующий складом и т.д.
8.Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений	Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.
9.Отсутствие на соответствующих документах штампа, печати	Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа
10. В документах письменные реквизиты указывают на несвойственные для данной организации операции	В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны)
11.Прослеживание данных расчетных и платежных документов по одним и тем же сделкам показывает их несоответствие	Данные предъявленных счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают
12. Операции, проведенные по документам, недействительны	Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

Особое внимание аудитора должно быть обращено на то, что зачастую скрытую материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям».В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки. На практике довольно часто возникают ситуации, когда две дружественные фирмы, имеющие долговременные хозяйственные связи, в условиях недостатка оборотных средств у одной фирмы (А) и избытка этих средств у другой фирмы (Б) производят следующие действия: фирма А обращается к фирме Б с просьбой произвести платеж в адрес организации В за полученные от нее организацией А товары.

При этом данная операция оформляется, как правило, в виде письма с просьбой о проведении данного платежа в порядке взаимозачета. Ошибка состоит в том, что в данный момент фирма Б не имеет задолженности перед фирмой А и не может в порядке погашения этой несуществующей задолженности произвести платеж в адрес фирмы В.

В описанной ситуации речь может идти о предоставлении фирмой Б денежного займа фирме А с соответствующим оформлением этой операции в бухгалтерском учете.

Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Аудиторская практика показывает, что стороны часто допускают следующую ошибку при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами. Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода:

стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

Для улучшения состояния расчетов:

- необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;

- постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;

- производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

- имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления – претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

- разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Заключение.

В результате изучения ведения бухгалтерского учета расчетных операций на ООО”Кумкайя” были выявлены следующие их формы: основная часть расчетов производится по договорам купли-продажи (около 80%), примерно 15% от общего объема составляют расчеты по договору комиссии, оставшиеся 5% занимают расчеты по договорам цессии, товарообменные операции, взаимозачеты, финансирование под уступку денежного требования, перевод долга. Эти формы помогают предприятию в расчетах с покупателями и поставщиками при отсутствии денежных средств.

 Влияние таких форм расчетов на финансовый результат неоднозначно. Наименее убыточным оказывается продажа продукции по договорам купли-продажи, но тем не менее прибыль от реализации все равно отсутствует вследствие значительного уровня издержек обращения. Основную часть из которых занимают транспортные расходы.

В результате неплатежей, предприятию не хватает собственных оборотных средств и такие формы расчетов, как взаимозачетные операции, товарообменные, перевод долга, цессия повышают платежеспособность и сокращают затраты.

В ходе изучения постановки бухгалтерского учета, организационной структуры бухгалтерии, системы внутреннего контроля было определено, что распределение обязанностей, учет и контроль за организацией расчетных операций обеспечивает снижение риска возникновения ошибок и предупреждают негативные последствия по расчетным операциям.

Немаловажное значение имеет автоматизация бухгалтерского учета. что позволяет бухгалтерии быстро и правильно отражать расчеты с поставщиками и покупателями.

Типичной бухгалтерской ошибкой при расчетных отношениях с другими предприятиями может служить, в качестве примера, неверно составленный счет-фактура при покупке товара у поставщиков. Это может привести к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета не будут приняты налоговыми органами.

Большое количество ошибок допускается при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки, перевода долга, товарообменных операций. Поскольку такие операции достаточно распространенные и количество ошибок ведения бухгалтерского учета по ним велико, тема моей дипломной работы является актуальной.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (план счетов, методические указания, комментарии).

ООО”Кумкайя” применяет автоматизированную форму учета, созданную на базе использования ЭВМ.

В ходе написания выпускной квалификационной работы выявились следующие отличительные черты в организации расчетов и их учете.

При вексельной оплате продаваемой продукции ООО”Кумкайя” использует только простые векселя Сбербанка, по которым расчет производится по номинальной стоимости векселя без дисконтной ставки.

Для улучшения организации расчетов с поставщиками и покупателями на ООО”Кумкайя, рекомендуются следующие мероприятия:

- создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

- необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам – сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

- постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию организации расчетов и их учета, снижению дебиторской задолженности и укреплению финансового состояния ООО”Кумкайя.

В данной работе рассмотрены расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками. Правильное и своевременное их проведение служит необходимым условием процесса производства. Эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета на предприятии. Таким образом, бухгалтерия предприятия должны придерживаться определенных принципов учета и существующей законодательной базы и нормативных документов.

При проверке состояния расчетов с покупателями и заказчиками нужно обратить внимание на инвентаризацию расчетов, т.е. на выявление по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах.

Список литературы

1.  Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговле и АПК. М.:Дело и сервис,2000

2.  Аудит /Под ред.проф.В.И.Подольского. М.:Аудит,1997

3.  Скобара В.В.Аудит:методологие и организация.-М.:Дело и Сервис,1998

4. Торговля. Все, что необходимо и полезно знать бухгалтеру./Под ред. академика В.В.Карпова. М.: Экономика и финансы, 2000

5.Орлова Е.В. Учет бартерных и товарообменных операций М,:  . Налоговый вестник, 2000

6. Панченко Т.М. Учет суммовых разниц М,: Налоговый вестник,

2000

7. Сборник договоров.-М.Проспект, 1999г

8. Симонова А.Н., Трубников А.А. Получение доплаты при неравноценном обмене//Главбух.-2001.№6

9. Данилова Е.В. Расчеты по договору факторинга//Главбух.-2000.№24

10. Дмитриев А.С. Когда уступка требования незаконна// Главбух-2000.№24

11. Ульянова Н.В., Котиков А.Ю. Порядок проведения взаимозачетных операций//

Главбух-1999.№11

12. Бабченко Т.Н., Жукова З.А. Товарообменные операции. Как их теперь учитывать?//Главбух-1999.№10

13. Рабинович А.М. Уступка права требования. Особенности учета и налогообложения.//Главбух-1999.№7

14. Иванцов И.В. Обмен имуществом. Как отразить в учете?// Главбух-2000.№ 15.

15. Романчук О.А. Уступка права требования. Как рассчитать НДС?//Главбух-2001.№9

16. Стасенко А.В. Новый порядок заполнения счетов-фактур, книги покупок и книги продаж..//Главбух-2001.№2

17. Трубников А.А. Неравноценный обмен товаров.//Главбух-2001.№5

18. Зайцев Б.З. Признание в учете выручки от посреднических услуг, оказанных по договору комиссии.//Российский налоговый курьер.-2000.№12

19. Николаева С.А. Особенности формирования учетной политики организации в 2001г//Российский налоговый курьер-2000.№ 12

20. Красноперова О.А. Учетная политика организаций на 2005 год – М.: ГроссМедиа, 2005.

21. Скляренко В.К. , Прудников В.М. Экономика предприятия. – М.: Инфра М, 2003.

22. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. - М.: Нитар альянс, 2003.

23. Балабанов И. Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. – М.: Финансы и статистика, 2003