Документооборот

2.2 Документооборот

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

 В общем случае, документооборот включает в себя следующие этапы:

- составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;

- перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;

- систематизацию переносимых сведений путем отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

- составление бухгалтерской отчетности организации по окончании отчетного периода на основании данных учетных регистров;

- составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

- обработку и систематизацию всех документов для последующей сдачи в архив.

Перечень первичных учетных документов, сроки составления, представления и обработки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных данных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгалтера возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

2.3 Учет денежных средств в кассе

К денежным средствам относятся активы предприятия, имеющие ликвидность, наиболее близкую к наличным денежным средствам. Мерой ликвидности является возможность наиболее быстро и с наименьшими потерями конвертировать (продать) данный актив в наличные денежные знаки.

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса - подразделение предприятия, организации, выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия.

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями. Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами, которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением, в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд и др.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам. В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и т.п. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость. На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций.

Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в ней производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, ее листы пронумеровываются, прошнуровываются, а сама книга опечатывается сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые — остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. В кассовой книге находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы. В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.