Служба внутреннего аудита: этапы создания, цели и задачи

2.2 Служба внутреннего аудита: этапы создания, цели и задачи

Служба внутреннего аудита может быть создана в организации в виде отдела как самостоятельной организационной единицы, входящей в состав системы управления и наделенной функцией контроля фактов финансово-хозяйственной жизни экономического субъекта. При формировании такого отдела необходимо решить ряд задач в определенной последовательности.

Первый этап. Определение спектра общих целей и задач стратегического характера, для достижения которых создается отдел внутреннего аудита.

Второй этап. Проведение всестороннего анализа организации, установление структуры отдела внутреннего аудита, фиксация "слабых" мест в системе внутреннего контроля и т.д. Выявление "точек приоритета" по повышению эффективности работы.

Третий этап. Определение места внутреннего аудита и степени его интеграции с другими отделами организации.

Четвертый этап. Разработка нормативных документов внутреннего аудита.

Пятый этап. Формирование штата отдела внутреннего аудита, его технической базы.

Шестой этап. Модернизация системы управления на основе внедрения стратегического контроллинга.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Первый этап

Данный этап включает анализ учредительных документов организации, позволяющий установить стратегические, тактические и оперативные цели организации, с тем, чтобы оптимальным образом сформулировать задачи отдела внутреннего аудита. Эти задачи могут быть общими, локальными и частными: общие – характерны для большинства служб, отделов, комитетов внутреннего аудита вне зависимости от их специализации, формы собственности, организационной структуры; локальные – формируются для достижения общих целей и задач; частные – присущи конкретным организациям.

При определении спектра общих целей и задач стратегического характера отдела внутреннего аудита принимается ряд допущений:

• цели и задачи внутреннего аудита должны соответствовать размерам организации;

• структура целей и задач должна отражать виды деятельности организации;

• локальные и частные цели и задачи должны быть сегментированы в зависимости от организационной структуры экономического субъекта;

• цели и задачи должны формироваться исходя из предпосылки наличия различных форм внешнего контроля.

Второй этап

На основе всестороннего анализа деятельности организации, ее структуры, "слабых" мест системы внутреннего контроля (далее – СВК), объема средств внутреннего контроля, относящихся к учетным, аналитическим и управленческим системам, определяются мероприятия, способствующие улучшению работы как СВК, так и всей организации в целом. После выполнения такого анализа можно приступить непосредственно к созданию, нормативному, методическому и техническому оснащению отдела внутреннего аудита.

Наиболее пристальное внимание на данном этапе должно быть уделено анализу:

• организационной структуры;

• функционирования системы бухгалтерского учета и СВК.

Исходя из того, что отдел внутреннего аудита является частью СВК, необходимо принять решение о распределении процедур внутрихозяйственного контроля между элементами СВК. К таким процедурам относятся, в частности:

• проверка наличия оправдательных и распорядительных документов для проведения хозяйственных операций;

• проверка ведения и соблюдения утвержденного графика документооборота, наличия разрешительных записей руководящего персонала;

• арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;

• сверки расчетов;

• контроль корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах;

• установление соответствия данных в первичных учетных документах бухгалтерским записям;

• проверка соответствия отдельных статей бухгалтерской отчетности записям в главной книге;

• инвентаризация денежных средств и товарно-материальных ценностей;

• использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне аудируемого лица;

• осуществление мер, направленных на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам организации, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам;

• исследование динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных хозяйственных показателей с фактически имевшими место и выяснение причин существенных расхождений.

Необходимо отметить, что некоторые процедуры внутрихозяйственного контроля могут быть выполнены внутри отделов организации самими сотрудниками. Однако это не означает, что каждая процедура должна быть закреплена только за одним из элементов системы внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссией, внутренним аудитом, наблюдательным советом). Например, инвентаризация для целей ревизии должна проводиться сплошным методом, по всем товаро-материальным ценностям, тогда как инвентаризация для целей внутреннего аудита может проходить выборочно, а для служебного расследования она ограничена видами товарно-материальных ценностей или перечнем материально ответственных лиц.

На этом этапе возможна корректировка целей и задач отдела внутреннего аудита в соответствии с обнаруженными "слабыми" местами системы бухгалтерского учета и СВК.

Третий этап

В процессе функционирования отдел внутреннего аудита взаимодействует практически со всеми отделами и службами организации. Так как к внутреннему аудиту предъявляются более жесткие требования по сравнению с внешним аудитом, внутренний аудит довольно тесно связан с учетно-аналитическими, производственными и управленческими процессами. Поэтому в качестве отдельного этапа его организации предлагается определение места СВК и степени ее интеграции с другими отделами и службами (см. рисунок).

Внутренний аудит в отношении бухгалтерской службы решает следующие задачи:

• контроль полноты данных, отраженных в системе бухгалтерского учета;

• проверка правомерности, обоснованности, эффективности совершенных хозяйственных операций;

• установление адекватности системы бухгалтерского учета;

• проверка состояния средств контроля;

• группировка оперативной и отчетной информации в интересах администрации и в виде, доступном для ее понимания.

Однако на принятие управленческих решений, а значит, и на их результат влияет не только достоверность, но и форма подачи информации. Система бухгалтерского учета формализует информацию, т.е. кодирует ее таким образом, чтобы работа с ней была наиболее эффективной. Необходимо отметить, что в данном случае пользователь этой информации должен обладать соответствующей квалификацией.

Управленческий персонал в своей работе сталкивается с потоком разнообразной информации, часть из которой не может быть адекватно воспринята из-за своей специфичности. В результате взаимодействия внутреннего аудита и системы бухгалтерского учета создаются не только достоверные, но и пригодные для рассмотрения кругом заинтересованных лиц, не имеющих глубоких бухгалтерских знаний, данные.

Важным следствием этого, по нашему мнению, является тот факт, что информационный обмен отдела внутреннего аудита и других служб и отделов организации, в том числе и системы бухгалтерского учета, должен строиться на взаимонаправленных потоках информации, которые служат базой для осуществления и контрольных, и аналитических, и консалтинговых функций внутреннего аудита. Это касается первичной и агрегированной информации, а также оперативных, плановых, нормативно-справочных данных, классификаторов технико-экономической информации, систем документации (унифицированных и специальных) и пр.

По итогам определения места внутреннего аудита в системе управления организацией могут быть пересмотрены, уточнены его цели и задачи, а также "точки приоритетов" в целях повышения эффективности управления.

Четвертый этап

Разработка нормативных документов отдела внутреннего аудита представляет собой наиболее продолжительный по времени этап. Зачастую формирование нормативной и методологической базы происходит перманентно. Регламентация деятельности отдела означает подготовку методик проведения внутреннего аудита в таком количестве и с такой детализацией, которые обеспечивали бы определенность каждого шага внутреннего аудитора, исключали бы неоднозначность понимания поставленных задач.

Кроме методических материалов необходимы классификатор ошибок и другие документы, устанавливающие права и обязанности, как сотрудников, так и отдела внутреннего аудита в целом. Это находит свое отражение в следующих документах нормативного регулирования:

• положение об отделе внутреннего аудита;

• положение о рабочей политике отдела внутреннего аудита;

• внутренние стандарты аудита;

• должностные инструкции внутренних аудиторов.

В положении об отделе внутреннего аудита определяются общие цели и задачи отдела, права и обязанности сотрудников, а также их полномочия и порядок отчетности. При этом должен быть обеспечен принцип независимости внутреннего аудитора. Ведь если внутренний аудитор (или отдел внутреннего аудита) будет самостоятельно исправлять ошибки, внедрять новые методы оптимизации работы организации и т.п., то в будущем он вынужден будет контролировать свою же работу, что нарушает принцип объективности его деятельности.

Представляется очевидным, что чем детальнее разработано положение об отделе внутреннего аудита, тем легче организовать его работу, закрепить ответственность сотрудников и добиться реального улучшения качества. Поэтому представляется целесообразным на данном этапе выделить следующие подсистемы внутреннего аудита:

• сбор первичной контрольной информации;

• анализ контрольной информации;

• формирование итоговой контрольной информации;

• хранение контрольной информации.

Подсистема сбора первичной контрольной информации необходима в связи с различными требованиями, предъявляемыми к информации, используемой для выполнения различных задач внутреннего аудита.

Актуальность подсистемы анализа контрольной информации вызвана потребностью управленческого персонала в контрольно-аналитических данных. Естественно, что в каждом конкретном случае подсистема может оперировать различными "контрольными точками", использовать различные методы и процедуры внутреннего аудита.

С помощью данной u1087 подсистемы формируется итоговая контрольная информация, причем она интерпретируется в разрезе целей и задач, а также пользователей. Осуществляется также подготовка проектных решений, рекомендаций, консультаций.

Выделение подсистемы хранения контрольной информации обусловлено чрезвычайной ее важностью для каждой коммерческой С помощью данной подсистемы формируется итоговая контрольная информация, причем она интерпретируется в разрезе целей и задач, а также пользователей. Осуществляется также подготовка проектных решений, рекомендаций, консультаций.

Каждая из рассмотренных подсистем использует свою входящую информацию, свои методы и процедуры ее обработки, а также определенным образом формирует выходную информацию. Применение подсистем позволяет повысить эффективность функциональных этапов проверки, а в конечном счете внутрихозяйственного контроля и системы управления организацией в целом.

В положении о рабочей политике отдела внутреннего аудита целесообразно отразить следующие концептуальные аспекты:

• механизм расчета рисков внутреннего аудита;

• методика расчета и распределения уровня существенности;

• цели и характеристика видов процедур внутреннего аудита;

• виды оценочных значений и сравнительных показателей бухгалтерской отчетности, подлежащих внутреннему аудиту;

• порядок определения объема и формирования выборок внутреннего аудита;

• механизм контроля выполнения допущения непрерывности деятельности;

• варианты диагностики ошибок, искажений, неточностей в разрезе объектов контроля;

• формированиеитоговой информации по результатам внутреннего аудита в разрезе объектов контроля, целей и задач внутреннего аудита, категории пользователей.

Выделение указанных концептуальных аспектов позволит сформировать основные методические установки функционирования отдела внутреннего аудита с учетом специфики финансово-хозяйственной деятельности той или иной организации. Кроме того, детальное представление выделенных аспектов в положении будет способствовать более продуктивному взаимодействию с внешними контролирующими органами, в том числе с независимым внешним аудитором, например, в части, касающейся тестирования СВК. При этом основным документом внутрифирменного нормативного регулирования должны стать стандарты внутреннего аудита. Большинство из них могут быть разработаны на основе стандартов внешнего аудита путем их соответствующей модификации применительно к особенностям функционирования и целевым установкам внутреннего аудита.

Пятый этап

Принципиальным вопросом в процессе организации отдела внутреннего аудита является формирование оптимального штата. Наиболее оправданным экономически представляется трехуровневая структура штатного расписания отдела. Первый уровень – постоянные (штатные) работники; второй уровень – привлекаемые специалисты экономического субъекта; третий уровень – специалисты и эксперты, привлеченные со стороны.

Квалификационные требования к сотрудникам отдела внутреннего аудита должны быть закреплены в соответствующем внутреннем стандарте и включать:

• высшее экономическое (или юридическое) образование, полученное в высшем учебном заведении Российской Федерации;

• обучение по программе подготовки внешних аудиторов и наличие подтверждающего аттестата;

• для специалистов, имеющих доступ к компьютерным системам и базам данных организации, - адекватная выполняемым задачам профессиональная подготовка;

• ежегодное повышение квалификации в объеме не менее 60 часов;

• опыт работы по специальности не менее 5 лет.

Кроме того, руководитель отдела внутреннего аудита должен пройти обучение по программе подготовки внутренних аудиторов Института внутренних аудиторов России.

Шестой этап

В настоящее время система управления организациями трансформируется в соответствии с современными условиями хозяйствования, которые характеризуются высокой конкуренцией и нестабильностью внешней среды. Результатом такой трансформации является внедрение контроллинга. Находясь на пересечении учета, информационного обеспечения, контроля и координации, контроллинг связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причем не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень.

Контроллинг – система управления, базирующаяся на взаимодействии всех функций внутрихозяйственного контроля, управленческого учета, планирования, анализа и маркетинга и предназначенная для достижения организацией поставленных целей. При этом внутрихозяйственный контроль играет роль основной функции системы управления, отвечающей признакам контроллинга. Именно контроль выполняет функцию обратной связи в любой динамической системе, в том числе и хозяйственной.

В целях формирования системы контроллинга функции управления могут быть охарактеризованы следующими особенностями.

Внутрихозяйственный контроль. Наиболее полно требованиям контроллинга отвечает организация внутрихозяйственного контроля в виде системы внутреннего аудита, так как она позволяет осуществлять как последующий, так и предварительный, и оперативный (текущий) контроль.

Управленческий учет. Организация системы управления в виде контроллинга предполагает широкое использование управленческого учета, создание центров ответственности и системы оперативной регистрации информации по затратам и доходам в разрезе финансово-хозяйственных процессов.

Планирование. В системе контроллинга должно осуществляться оперативное и перспективное, и стратегическое планирование с выделением нормативного планирования по всем финансово-хозяйственным процессам организации.

Анализ. С функциями системы контроллинга связаны выделение оперативного производственного и финансового анализа, и также оперативный анализ информации бюджетирования.

Маркетинг. Функционирование системы маркетинга должно осуществляться в разрезе каждого вида продукции, работ и услуг с выделением жизненных циклов товаров и секторов продаж с целью планирования, установления и оперативного изменения цен продукции, работ и услуг.

 
Заключение

Несмотря на всю кажущуюся простоту изложенного подхода к организации службы внутреннего аудита, внедрение его в практику окажется несколько затруднительным. К трудностям, с которыми столкнутся участники как частного, так и государственного секторов экономики при формировании системы внутреннего аудита, можно отнести следующие:

Во-первых, недостаточная регламентация деятельности. То есть практическое отсутствие административных и иных видов регламентов в силу неопределенности функционально-процессной модели организации деятельности участников.

Во-вторых, ненацеленность систем планирования, а подчас и управления на результат; отсутствие обоснованных показателей для оценки эффективности и результативности деятельности; несовершенство или полное отсутствие управленческого учета, позволяющего осуществлять, а вернее обеспечивать, контроль достижения результатов.

В-третьих, отсутствие стройной системы внутреннего контроля, подмена понятия "внутренний контроль" – ревизией, контроллингом и т.д.; игнорирование объективной необходимости наличия эффективных процедур внутреннего контроля, направленных на обеспечение, в первую очередь, сохранности активов, проверку достоверности информации, формируемой системой бухгалтерского учета, и повышение результативности деятельности, для того чтобы внутренний контроль стал инструментом контроля рисков.

То есть фактическое отсутствие процесса, направленного на достижение целей организации и являющегося результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности для наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении операций и выполнении процедур, предотвращения потерь имущества, предупреждения и обнаружения возможных ошибок.

В-четвертых, ориентированность участников на последующий контроль и недостаточность, в свою очередь, предварительного и текущего контроля приводят к ограничению возможности выявления на наиболее ранних стадиях возможных нарушений, недостатков и неэффективного использования ресурсов при осуществлении деятельности. То есть ограниченность или полное отсутствие системы (системы управления рисками), позволяющей заблаговременно определить вероятность наступления событий, которые могут негативно отразиться на процессах, процедурах и операциях и препятствовать достижению намеченных целей.

Однако каковы бы н и были трудности, их рано или поздно придется преодолевать, так как внутренний аудит действительно является наиболее действенным инструментом выявления возможностей повышения эффективности деятельности, так как формируется субъектом самостоятельно, внутри субъекта и позволяет получить информацию, необходимую для достижения целей и решения задач, стоящих перед субъектом, наиболее эффективным способом.

 

Список использованной литературы

Учебная литература

1.         Андреев В.Д. Внутренний аудит: учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2008.

2.         Белбожецкий И.А. Бухгалтерский учет и внутренний аудит. - В 2-х частях. - М.: Бухгалтерский учет, 2006.

3.         Контроллинг как инструмент управления предприятием / Под ред. Н.Г. Данилочкиной. - М: Аудит, ЮНИТИ, 2009.

4.         Мельник М.В. Ревизия и контроль: Учебное пособие. - М: ИД ФБК-ПРЕСС, 2007.

5.         Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006.

6.         Шеремет А.Д. Аудит: учебник / Под ред. А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. – М.: ИНФРА-М,2006.

Периодическая литература

7.         Бурцев В.В. Организация внутреннего аудита / В.В. Бурцев // Финансовый менеджмент. – 2005. – № 6.

8.         Воропаев Ю.Н. Оценка риска аудита и бизнеса / Ю.Н. Воропаев // Бухгалтерский учет. – 1996. – № 6.

9.         Филипьев Д.Ю. Внутренний аудит: мифы и реальность / Учет и контроль. – М.: Финансы. – 2007. - №1.

10.       Хорохордин Н.Н. Служба внутреннего аудита: этапы создания, цели и задачи // Аудиторские ведомости. - 2007. - № 10.