Требования к оформлению реквизитов документов

6.3 Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Совокупность документов называется формуляром.

Существует два вида бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Идет перечисление реквизитов: Государственный герб Российской Федерации, Герб субъектов Российской Федерации, эмблема, код организации, основной государственный регистрационный номер ( ОГРН ) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат,

наименование организации, почтовый адрес, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии, постскриптум.

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

6.4 Типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной.

Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность.

Структура и содержание официальных писем

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию.

6.5 Унификация языка деловых бумаг

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

- информирование адресата;

- привлечение внимания к проблеме;

- побуждение к действию;

- придание юридического статуса какому-либо событию;

- инициирование и поддержание деловых отношений;

- решение конфликтных ситуаций.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов.

Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

Требования к языку и стилю документов

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Похожие работы

Литературный язык – основа культуры речи

Скачать

13469

0

0

... . Задача ученых установить, какие проявления языкового вкуса соответствуют/не соответствуют основным процессам, тенденциям эволюции конкретного современного литературного языка, действующей системе литературных норм и динамике ее развития. Учение о культуре речи оценивает речевые факты, устанавливая степень их нормативности, уместности употребления в данной речевой ситуации, мотивированности их ...

Культура речи и ее влияние на этику общения

Скачать

41676

1

1

... в современной речевой практике; способствует совершенствованию современного русского литературного языка с учётом многообразных общественных функций. 2. Культура речи и ее влияние на этику общения 2.1 Характеристика понятия "культура речи" Речь - это деятельность общения - выражения, воздействия, сообщения - посредством языка, форма существования сознания (мыслей, чувств, переживаний) ...