Типы документов и требования к оформлению их реквизитов

3.         Типы документов и требования к оформлению их реквизитов

4.         Новые тенденции в практике русского делового письма

К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

—информационная: любой документ создается для сохранения информации;

— социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

— коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

— культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

— управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

— правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

— функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30 — 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т. е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не рекомендуется:

— побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

— навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

— намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

— начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации — отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Следует отметить, однако, что представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что... », «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

В работах П. В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточности информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ долен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей — его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.

Композиция, или структура, текста официального письма — это последовательность расположения его составных частей — аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями — просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма. Стандартизация и унификация — одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность — это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом);... достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: «Нежелательный, не нравящийся кому-л». Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный квартирант. Требованию точности соответствует словосочетание ... достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ... с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать «необходимые» слова и выстроить их в правильном порядке.

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

— функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

— лаконичность и достаточность информативного содержания;

— логичность и структурированность изложения;

— стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении).

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

—однозначность используемых слов и терминов;

—нейтральный тон изложения;

—соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

—смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:

дострой вместо завершение строительства;

незавершенка вместо незавершенное строительство;

студенты-дневники вместо студенты дневного обучения;

студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения;

безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т. д.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

— дать официальное определение термина,

например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;

— уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,

например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

— убрать термин и заменить его общепонятным следом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

паблисити вместо реклама; известность, популярность;

эксклюзивный вместо исключительный;

апеллировать вместо обращаться;

прерогативы вместо исключительное право и под.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь вдет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документа наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) — после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.

В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции —17.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:

приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется(оплачивается); оплата — производится (гарантируется); должностные оклады — устанавливаются; порицание — выносится; договоренность — достигается; кредит выделяется и т. п. — глагольные сочетания; доводы — веские; цены —-низкие, высокие; скидки — значительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность — высокая, низкая; расчеты — предварительные, окончательные и т. п. — именные сочетания.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводам для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Лекция 6. Основы риторики

1.         Публичная речь в современном мире.

2.         Оратор и его аудитория.

3.         Основные виды аргументов

4.         Словесное оформление публичного выступления.

Публичная речь в настоящее время играет все более активную роль в жизни общества. Владение умением выступать публично, эффективно воздействовать на аудиторию при помощи слова является важной предпосылкой успеха во многих областях и видах профессиональной деятельности: политике, менеджменте, торговле, юриспруденции, педагогике, сервисе и др. Эффективность публичного выступления обусловливается знанием уместности высказывания, логикой, эмоциональностью и выразительностью речи оратора. Наибольшее впечатление производит речь говоримая, но не читаемая по рукописи. Важно создать у слушателя впечатление, что речь творится непосредственно в момент выступления, которое должно звучать как разговор с аудиторией. Коммуникативность, установка на живое общение со слушателями создается разговорностью речи, зрительным и голосовым контактом. Вместе с тем каждая речь, рассчитывающая на успех, должна тщательно готовиться и продумываться. При этом намечается цель, определяется материал, способы его подачи и расположения, разрабатывается план речи (тезисы, подтезисы), определяются средства речевого воздействия. При выборе темы выступления необходимо стремиться к тому, чтобы она была интересна как для самого оратора, так и для его слушателей. Целью выступления могут быть развлечение, информация, воодушевление, убеждение, побуждение (агитация). Главными источниками материала для выступления являются: 1) личный опыт; 2) размышления и наблюдения; 3) беседа; 4) чтение.

Для воздействия на аудиторию используются как логические, так и эмоциональные аргументы.

Логические аргументы: 1) факты и обобщение их (индукция); 2) аналогия (используется только в том случае, если уместно сопоставление явлений); 3) умозаключение о причинной зависимости (имеет два вида: заключение от причины к следствию и заключение от следствия к причине); 4) дедукция, или умозаключение из общего положения.

Пояснение: дедукция состоит из трех суждений: большой посылки – общего положения и заключения. Этот трехстепенный процесс называется силлогизмом. Пример силлогизма из “Риторики” М.В. Ломоносова:

I.     Всяк благоразумный рассуждает о будущем.

II.    Но Семпроний не рассуждает о будущем.

III.  Следовательно, Семпроний неблагоразумен.

I – большая посылка, II – малая посылка, III – заключение.

Эмоциональные (психологические) аргументы: 1) физическое благополучие (сохранение жизни и безопасности), свобода, удобство, привычки слушателей; 2) материальные, экономические и социальные интересы публики; 3) чувство собственного достоинства собравшихся; 4) истина и право (стремление людей к правде и справедливости).

Публичные речи обычно имеют три части: вступление, основная часть, заключение. Во вступлении выделяется зачин (его цель – привлечь внимание) и завязку (ее цель –заинтересовать аудиторию). В основной части формулируется и поясняется тезис, главное положение речи, приводятся аргументы и факты в его поддержку. Цель заключения – усилить значение сказанного и создать соответствующую установку и настроение у слушателя. В заключении могут содержаться напоминание исходного тезиса, обобщение и призыв.

Важную роль для создания выразительности речи оратора играют так называемые тропы (выразительные средства) и фигуры (особые приемы речи, повышающие ее убедительность и силу воздействия). Примером тропа может служить метафора, примером фигуры – риторический вопрос (более подробно о тропах и фигурах красноречия.Современная речевая ситуация характеризуется вовлечением широких слоев населения в публичную речь, разнообразием её родов (политическая, военная, дипломатическая, академическая, церковная, деловая) и жанров (лекция, доклад, проповедь, выступление на митинге, в публичной дискуссии и др.)

Особенностью современного публичного речевого общения является его диалогизированность: на передний план выступают различные формы диалога (спор, дискуссия, полемика, теледебаты, интервью), нередко опосредованного средствами массовой информации. Диалог телеведущего и его гостя в студии, как правило, предполагает наличие другого, третьего участника – аудитории зрителей, что может выражаться в известной формуле: «Спасибо всем, кто был сегодня вместе с нами». Подчас политические оппоненты, споря друг с другом в средствах массовой информации, спорят прежде всего для аудитории, завоевывая потенциальных избирателей.

Диалогизированность общения проявляется и в монологической форме речи. Для того чтобы быть эффективным, монолог (лекция, доклад, выступление на митинге, слово учителя на уроке и т. д.) должен включать в себя средства диалогизации: обращения, вопросы или вопросо-ответные ходы, частицы, вводные слова и выражения, которые позволяют устанавливать контакт с аудиторией, вызывать и поддерживать ее внимание и интерес к речи.

Речь, прежде всего публичная, во все времена подвергалась критике, не менее остро критикуется она и сегодня. Дело заключается не только в том, что снизился общий уровень речевой культуры. Основными недостатками современного речевого общения являются его агрессивность и демагогичность. Ораторы нередко манипулируют общественным сознанием, употребляя обороты как известно, совершенно очевидно, как мы все знаем, нет сомнения, чтобы подчеркнуть свою уверенность в согласии слушателя, выражая похвалу адресату (как думающий, интеллигентный, современный человек, вы не можете не согласиться...), представляя субъективное мнение в форме категорического суждения.

В арсенале ораторов – разнообразные приемы «скольжения», «размывания», «затемнения» смысла высказывания. Например, часто используются эвфемизмы, т. е. более мягкие выражения (лагерь для перемещенных лиц вместо концентрационный лагерь), слова с отрицательной оценочностью {шпион вместо разведчик), выражения с расплывчатым значением {потребительская корзина), синекдоха (когда часть используется в значении целого или целое в значении части: Белый дом, Кремль как обозначение парламента или президентской администрации).

Установка на борьбу (атональность) участников современного речевого общения очевидна. Приведем только небольшой перечень некорректных приемов, которые нередко используются в публичной речи: возбуждение гнева оппонента; приклеивание ярлыков; игра в авторитеты; огульное обвинение {«это бред сивой кобылы»), высокомерный ответ {«это знает любой школьник»), игра на самолюбии; психологическое давление; ложные аргументы; аксиоматические высказывания, якобы не требующие аргументации {«Россия – самая читающая страна в мире»). Атональность также проявляется в криминализации языка, в использовании лексики преступного мира {подставить, наехать, шестерки и т. п.), а также в его «военизации» {перейти в наступление, передний край борьбы).

Важно подчеркнуть, что участниками речевого общения выступают обе стороны – говорящий и слушающий (при употреблении этих терминов в широком смысле также имеются в виду пишущий и читающий), иными словами, адресант (тот, кто создает высказывание) и адресат (тот, кому адресована речь), роли которых в реальной речевой ситуации постоянно меняются.

Правила речевого общения, регулирующие взаимодействие говорящего и слушающего, – давний предмет изучения различных дисциплин: риторики, стилистики, культуры речи, философии, психологии, социологии. В их основе лежит представление о современной литературной норме. Но правила речевого общения не сводимы ни к литературной норме, ни к речевому этикету, предписываемому обществом для установления речевого контакта и поддержания общения в избранной тональности, ни к традиционным критериям правильности, точности, уместности, выразительности.

Если обратиться к любой аудитории с вопросом о том, какой должна быть речь, мы получим ответ, что говорить следует правильно, точно, выразительно, лаконично, ярко, эмоционально и т. д. Но что стоит за этими понятиями?

Правильность речи – это ее соответствие современной литературной норме;

точность речи – это «правильность в действии», использование всех языковых средств (не только лексических, но и грамматических) в полном соответствии с их значением;

выразительность речи – такое ее качество, которое вызывает и поддерживает внимание и интерес аудитории; выразительность достигается самыми разнообразными средствами;

уместность речи – ее соответствие цели говорящего, теме и жанру речи, характеру аудитории, ее настроенности, условиям общения (месту, времени и др.).

Уместность определяет степень обязательности других качеств речи. Например, в ситуации дружеского, непринужденного общения вполне естественна языковая игра, в основе которой лежит намеренное и мотивированное целями говорящего нарушение правильности. Ср.: «Среди меня воспитательную работу проводить поздно». Нарушение правильности становится приемом создания комического эффекта, выражения иронии. Однако для этого нужны особые условия, и самое главное – точное представление и говорящего, и слушающего о норме, которая нарушается, иначе языковая игра не будет иметь желаемого результата.

Гораздо чаще критерий уместности регулирует степень выразительности речи. Еще в 1914 г. П. С. Пороховщиков, известный исследователь русского судебного красноречия, говорил: «Цветы красноречия уместны не всегда». В самом деле, выразительность речи неуместна в тех ситуациях, когда мы не должны вызывать и поддерживать внимание аудитории, так как оно предполагается изначально (бытовой разговор между близкими людьми, доведенное до автоматизма общение в транспорте, магазине, сугубо информационное сообщение). Более того, выдающиеся ораторы советовали говорить просто, то есть нейтральным тоном, без использования специальных приемов выразительности, если речь посвящена выдающемуся или трагическому событию, тем самым избегая обвинений в ложном пафосе, надуманности речи.

Выработанные веками представления о качествах речи должны быть дополнены критериями, которые определяют права и обязанности создателя речи и ее адресата. Американским философом П. Грайсом был разработан принцип их сотрудничества, или кооперации. Сформулированные ученым максимы (правила) – это коммуникативные обязательства говорящего по отношению к адресату. П. Грайс считал, что успешное сотрудничество говорящего и слушающего обеспечивается соблюдением следующих максим:

качества (говори правду);

количества (говори не больше, но и не меньше того, чем это нужно для понимания, т. е. делай свой вклад в разговор настолько информативным, насколько необходимо);

отношения (не отклоняйся от темы);

манеры, или способа (говори ясно, последовательно, точно, вежливо).

Максимы Грайса углубляют представления о традиционных критериях речевой культуры (правильности, точности, уместности, выразительности, лаконичности), хотя и нетождественны им: это не только правила культуры речи, но и эстетические, нравственные, социальные постулаты.

Правила Грайса – это прежде всего защита прав адресата, слушающего. Риторика и в древности, и сегодня придает большое значение аудитории, ее возрастным, социальным, национальным и другим особенностям. Однако в реальном речевом общении (и в разговорной речи, и в художественном тексте) максимы Грайса нарушаются. Относительность максим Грайса обусловлена во многом тем, что нельзя устанавливать правила речевого общения в одностороннем порядке, понимать их только как защиту прав адресата. По мнению известного лингвиста В. Д. Арутюновой, многое дурное в языке (например, грубые, бранные слова и выражения, штампы и др.) лежит на совести не только говорящего, но и слушающего. Так, склонность ораторов к проявлению речевой агрессии провоцируется склонностью их аудитории к внушению. Нередко современный оратор вполне сознательно дает «установку на внушение». Показательно, например, высказызание В. Жириновского: «Политику нужно иметь лицо и уметь говорить! Я способен овладевать аудиторией – не каждому это дано. Я завораживаю зал – люди хлопают на каждую хорошую фразу» (Аргументы и факты, 1996, № 18).

Несмотря на внушаемость современной аудитории, ей во всё большей мере свойственны критичность восприятия, осознанность стратегий манипулирования общественным сознанием, понимание того, что с нею «что-то делают при помощи речи». Об интересе к приемам манипулирования общественным сознанием свидетельствуют и разделы популярных изданий (например, «Жизнеспособность политических субъектов» еженедельника «Аргументы и факты», раздел «Междометия» журнала «Итоги»), публикующие высказывания политических деятелей, в которых допущены коммуникативные неудачи, подчас не требующие никаких комментариев:

А. Лебедь: «Встряхнуть страну, на ноги поставить и путеводную звезду зажечь. Когда путеводная звезда есть, оно легче»; В. Анпилов: «В Европе кризис перепроизводства, революция уже у ворот Брюсселя. Я сначала этого не говорил, потому что вы сочли бы меня за идиота. Но это так»;

Б. Березовский: «Каждый человек обладает ментальной доминантой, которая заключается в том, что превалирующей является экономическая мотивация».

Таким образом, оба участника коммуникации несут ответственность за успешность речевого сотрудничества как в его диалогической, так и в монологической форме. Однако в фокусе внимания традиционно оказывается говорящий, к которому обществом предъявляется целый комплекс требований. Говорящий создает не только речь, но и свой образ (ученого, политика, делового человека и т. д.), который является не чем-то внешним, а производным от таких глубинных качеств личности, как авторитет, воля, темперамент, образованность.

Надо ли говорить, что требования, предъявляемые к говорящему, прежде всего к выступающему с речью публично, оратору, исторически изменчивы? Когда-то М. В. Ломоносов полагал, что оратор непременно должен иметь «осанковитый вид», держаться важно... Но хотя критерии меняются, обязательной остается этическая составляющая образа истинного оратора. Ораторское искусство издавна понималось как духовно-нравственная деятельность, поэтому основными требованиями к создателю речи всегда являлись умение публично мыслить и вызывать доверие аудитории. Оценка, которую передает говорящий, не в последнюю очередь зависит от его искренности, убежденности, заинтересованности в предмете речи. Демагог, человек, манипулирующий аудиторией при помощи речи, способен осуществлять успешное речевое воздействие, но он никогда не будет истинным оратором, не сможет соответствовать риторическому идеалу.

Во все времена существовали различные представления о риторическом идеале. В самых общих чертах он предполагает гармонию взаимоотношений говорящего и слушающего, отношение к речи как к совместному творчеству, к средству самовоспитания и самовыражения личности, а не к ее подавлению, не к манипулированию адресатом как пассивным объектом речевого воздействия. В риториках, старинных и современных, мы встречаем имена ораторов, воплотивших этот идеал: Демосфен и Сократ, Платон и Цицерон. Назовем и отечественные имена: М. В. Ломоносов, В. О. Ключевский, А. Д. Сахаров, Д. С. Лихачев... Однако попытки четко определить характеристики современного риторического идеала не являются бесспорными. Очевидно лишь то, что в современной России сосуществуют, нередко вступая в борьбу, разные приоритетные модели речевого поведения, в частности, старый советский (так называемая риторика лжи, или риторика кулака), софистический (или демагогический, когда цель оправдывает все, разрешает недопустимые уловки и подтасовки) и сократический (или старый отечественный) риторические идеалы.

Только последний, сократический, идеал может по праву считаться идеалом. Его название напоминает о древнегреческом философе Сократе, который прославился своими диалогами, живым речевым общением с собеседниками, спорами, в которых рождалась истина. При выделении риторических моделей учитываются прежде всего признаки диалогичности/монологичности. Сократический идеал диалогичен по существу, а не только по форме, в нем отсутствует любое проявление речевой агрессии и демагогии.

При всей нерешенности вопроса о риторическом идеале, наши суждения о речевом общении не могут быть интуитивными, не могут ограничиваться оценкой его содержания (глубоко, интересно и т. п.) или основываться только на представлениях о качествах речи. Для того чтобы быть объективной, оценка речевого общения должна быть многоаспектной: мы должны по достоинству оценить труд говорящего, ответить на вопросы:

- определил ли оратор стратегию речи в расчете на конкретную аудиторию;

- разработал ли ее тактику, привел ли в систему аргументы;

- творчески ли подошел к композиции и словесному выражению речи;

- соблюдал ли при этом современную литературную норму;

- уместным ли было его поведение в аудитории?

Очевидно при этом, что один и тот же риторический прием (например, повтор) может восприниматься как недостаток в малочисленной аудитории специалистов и как достоинство – в речи на митинге, на школьном уроке. Понимание относительности выдвигаемых критериев также необходимо для объективной оценки речи.

Охарактеризуем этапы создания речи. Риторика учила, что сначала речь следует найти, подобрать ключ к теме и к слушателям, т. е. определить ее стратегию в расчете на конкретную аудиторию, выявить узловые противоречия ее содержания.

В этой связи часто вспоминают пример из работы знаменитого судебного деятеля А. Ф. Кони «Советы лекторам». А. Ф. Кони поставил перед читателями проблему: как интересно рассказать о жизни и деятельности М. В. Ломоносова в подготовленной и неподготовленной аудитории? Воспользовавшись его советами, перенесем речь в современную, знакомую нам ситуацию.

Представьте себе, что вам нужно рассказывать о Ломоносове ученикам четвертого и девятого класса. Основной набор представлений и понятий известен любому выступающему:

бегство юного Ломоносова из далекого северного села в Москву, тяжелые годы учения, жизнь за границей, возвращение на Родину, разнообразные научные интересы ученого (физика, химия, геология, риторика), его стихотворные сочинения, мозаичные картины... Его независимый, гордый характер.

В общих чертах эти сведения известны и школьникам. Кроме того, вряд ли научные достижения XVIII века поразят современных детей и подростков, еще большее сомнение вызывает их способность оценить достоинства поэзии эпохи классицизма... Что же делать? Прежде всего – учесть особенности аудитории.

У неподготовленной, в нашем случае детской, аудитории вызовет интерес динамичный, эмоциональный рассказ, умение говорящего (учителя) рисовать словом, заинтриговать класс.

А. Ф. Кони предлагал следующее нахождение речи: не называя имени ученого, нарисовать вьюжную зимнюю ночь, момент «бегства отрока из родного дома», передать его состояние, испытываемые им страхи и надежды во время долгой дороги в Москву. А затем – перебросить мостик через много лет: «Прошло много лет. Давайте заглянем через одно из окон в великолепный зал дворца. Мы увидим императрицу и высокого, дородного человека, в парике, в камзоле, который, по-видимому, демонстрирует ей какой-то сложный физический опыт. Этим человеком был тот самый мальчик, который когда-то ушел с обозом в Москву, и звали его – Михаила Васильевич Ломоносов...»

Такой прием, несомненно, вызовет внимание детской аудитории, позволит ввести в ее речевой обиход слова камзол, парик, канделябры, императрица и др., необходимые для представления о ломоносовской эпохе. Но такое «нахождение речи», при всех его достоинствах, не будет удачным в аудитории учеников девятого класса. В лучшем случае они оценят старание оратора привлечь их внимание, но его речь будет восприниматься как искусственная, напыщенная.

Какие же особенности этой аудитории должен учитывать оратор? По-видимому, прежде всего склонность к спору, к разрушению стереотипов, то, что в этом возрасте уже задумываются о жизненных ценностях, приоритетах. Чем может импонировать личность Ломоносова девятиклассникам? Очевидно, совсем не тем, что Ломоносов был великим ученым или поэтом. Он может быть им интересен другим – тем, что «сделал себя сам», силой, независимостью характера, универсальностью личности, тем, что многое умел делать своими руками. Однако это только предпосылка речевого развертывания. Ключи же могут быть самыми разными.

Успешная стратегия должна подкрепляться тактикой публичного выступления. Классическая риторика разработала целое учение об изобретении содержания речи, о различных моделях порождения смысла – топосах, или топах речи (см. об этом: Михальская А. К. Основы риторики: Мысль и слово. М., 1996).

Оценка речи оратора предполагает анализ характера и системы избранных им аргументов. Сильными аргументами являются научные аксиомы, законы, цитаты, ссылки на авторитетные источники, их не должно быть много, для убеждения аудитории достаточно трех-четырех сильных аргументов.

Аргументация бывает: опровергающей (против), поддерживающей (за); односторонней (только «за» или только «против»), двусторонней (и «за», и «против»),; индуктивной (от частного к общему), дедуктивной (от общего к частному);

нисходящей, восходящей (от сильных аргументов к слабым и наоборот).

Например, в рассуждении о клонировании архимандрит Сергий использовал опровергающую, одностороннюю, индуктивную и восходящую аргументацию:

Вспоминаю, как я покупал яблоки на базаре. У одного продавца была антоновка обычного размера, а у другого – очень крупная, в большом ведре поместилось лишь 15 плодов. Спрашиваю, откуда такие крупные яблоки. В ответ слышу: «А это антоновка, которую Мичурин еще не успел испохабить». Так и клонирование испохабит весь род человеческий.

Сказано в Священном Писании: «И сотворил Бог человека по образу Своему, по образу Божию сотворил его...»

Данные молекулярной биологии свидетельствуют о том, что клеточная ДНК сама – без всяких молекулярных посредников – реагирует на общую ситуацию в организме, что обратная связь тут нематериальна Не свидетельство ли это той жизни, которая, по словам святого Дионисия Ареопагита, оживляет и согревает весь животный и растительный мир и благодаря которой в животных и растениях жизнь проявляется словно отдаленное эхо Жизни?

Сказано в Священном Писании: «И создал Господь Бог человека из праха земного, и вдунул в лице его дыхание жизни, и стал человек душою живою» (Бытие, глава 2, стих 7)... Клонирование же практически лишает человека души. А без души человек не может быть полноценным, но лишь мутантом, и не может стать частью Мирового океана. Именно поэтому все наши вмешательства в природу всегда оканчивались неблагоприятно и для общей Природы, и для жизни самого человека («Полезно ли вмешательство в дела Божий?» // Аргументы и факты. 1998. №11).

Несмотря на системность, использование сильных аргументов (ссылки на Библию, последние достижения науки, конкретный пример), данное выступление не обладает достаточной убеждающей силой прежде всего потому, что его адресат определен неточно (имеет значение верующий человек или атеист, степень его образованности, возраст и т. д.).

Изобретенная речь должна быть соответствующим образом расположена.

«Ничто так не важно для Сочинения, как Расположение... и ничем меньше не занимаются начинающие, как расположением. Они все внимание обращают на прелестные выражения, на цветущие слова и картины, не думая и не подозревая, что истинное красноречие всех веков и народов состоит... в искусстве располагать и составлять сочинение (...) Все искусство расположения состоит в том, чтобы скрыть искусство; и показать, что не оно, а сама натура располагает вашими чувствами и ходом вашего сочинения», – писал лицейский профессор А. С. Пушкина Н. Ф. Кошанский.

Композиция – строение, расположение и соотношение составных частей речи. Это понятие сложнейшее, многоаспектное, не сводимое к статичным представлениям о вступлении, средней части и заключении. Говоря об этом, мы не умаляем значения вступления, которое должно «втянуть в речь», привлечь к ней внимание, или роли заключения – выхода из речи, придающего ей вид убедительной законченности и целостности.

Вот как начинал свои лекции известный историк В. О. Ключевский: «День памяти Пушкина – день воспоминаний. Я начну с воспоминаний о себе самом»; «Что сделал Буслаев для изучения русской истории? Задав себе этот вопрос, я прежде всего вспомнил свои студенческие годы».

Приведем пример и завершения одного из его публичных выступлений: «Но я слишком долго задержал ваше внимание на личных и исторических воспоминаниях. О Пушкине всегда хочется сказать слишком много, всегда наговоришь много лишнего и никогда не скажешь всего, что следует».

Внутренняя форма слова композиция – сочинение, что предполагает в авторе творческое начало, поэтому столь различны, подчас противоречивы суждения ораторов об абсолютном начале и конце речи. Известно, что знаменитый оратор древности Демосфен огромное значение придавал вступлению, после него осталось несколько десятков задуманных, но не использованных в речах вступлений. А другой не менее знаменитый оратор, Цицерон, большее внимание уделял заключению речи.

Композиция предусматривает заботу о соответствии, соразмерности частей, об их гармонии. Расположение и группировка компонентов речи относительно друг друга – не единственная проблема композиции. Автором должны быть предусмотрены и средства усиления ее выразительности (например, «обманутое ожидание»), а также собственно композиционные приемы управления вниманием аудитории. В речи должен присутствовать оптимальный набор обязательных и факультативных частей (отступлений, связанных с обстоятельствами речи, с установлением контакта с аудиторией).

Искусство композиции предполагает динамику смены в речи различных точек зрения (т. е. внешних и внутренних, объективных и субъективных, пространственных и временных, своих и чужих позиций говорящего). Этим искусством в полной мере владели ораторы прошлого, в том числе и выдающиеся русские судебные ораторы второй половины XX века (П. А. Александров, В. Д. Спасович, С. А. Андреевский и др.).

Словесное выражение речи подчиняется систематизированному представлению о литературной норме, а также о тропах и риторических фигурах. Если тропы – это словесная образность, то фигуры – образность синтаксическая. Тропы можно уподобить повороту, обороту в танце, тогда как фигура – более законченное построение. В различных словарях и справочниках им дается следующее толкование:

Троп – слово или выражение, употребленное в переносном (непрямом) значении. Например, метафора (слово или выражение в переносном значении, основанном на сходстве, аналогии, контрасте): говор волн, пожар сердца. Иногда метафору называют «сравнением без слова как».

Сравнение – вид тропа, в котором одно явление или понятие проявляется путем сопоставления его с другим явлением: «Как щелочка, чернеет переулок» (А. А. Ахматова).

Эпитет – образное определение, подчеркивающее свойства, качества, признаки предмета или явления, придающее ему художественную изобразительность, поэтическую яркость: чистая красота, мятежный порыв, чудное мгновенье.

Гипербола – чрезмерное преувеличение тех или иных свойств изображаемого предмета или явления: «Редкая птица долетит до середины Днепра...» (Н. В. Гоголь).

Литота (обратная гипербола) – художественное преуменьшение: мальчик с пальчик.

Аллегория – образное иносказание, выражение чего-либо отвлеченного, какой-либо мысли, идеи в конкретном образе: образ женщины с завязанными глазами и с весами в руках – богини Фемиды – аллегория правосудия.

Риторические фигуры – особые способы построения предложения и текста, усиливающие их выразительность. К риторическим фигурам относятся:

Эллипсис (сокращение, «пропуск» слов): «Я за книжку. Та – бежать...» (К. Чуковский).

Антитеза – резко выраженное противопоставление понятий или явлений: «Чин следовал ему – он службу вдруг оставил» (А. С. Грибоедов).

Риторический вопрос – такое построение речи, при котором утверждение высказывается в форме вопроса. Он не предполагает ответа, но усиливает эмоциональность высказывания, его выразительность:

«Кому не было восемнадцати лет?».

Многосоюзие – такое построение речи, при котором увеличено число союзов между словами или предложениями:

Конечно, это далеко не полный перечень тропов и риторических фигур. Само по себе их наличие не является залогом выразительности. Разнообразные фигуры и тропы необходимы не для украшения речи, а для органичной передачи ее внутренней экспрессии и убеждения адресата. По мнению писателя В. Конецкого, «древние знали, что оратору следует скрывать свое искусство. Если показать истину как она есть, не облекая ее никакими покровами, то люди не увидят и не услышат». Так, антитеза выступает как способ обострения противоречия, выявления конфликта, а риторический вопрос – как средство привлечения внимания адресата.

Правила речевого общения регламентируют и поведение оратора в аудитории, уместность и выразительность его жестов, мимики и движений. Залогом преодоления ораторского «шока», боязни аудитории является творческое самочувствие создателя речи.

Таким образом, речь должна оцениваться не только в статике зафиксировавшего ее текста, но и в динамике ее порождения, с учетом целеустановки оратора, условий ее осуществления, а также жанровой специфики различных сфер речевой деятельности (политической, деловой, бытовой и др.). Нормы речевого развертывания должны корректироваться по отношению к научному докладу, речи на митинге или поздравлению с праздником. Одни требования предъявляются к подготовке и содержанию учебной речи педагога, иные – к речи политика.

Политическое красноречие за долгое время своего существования выработало специфику, без учета которой оно не может получить объективной оценки. Об этом еще в прошлом веке замечательно сказал А. Ф. Кони:

«...Политическое красноречие совсем не то, что красноречие судебное... политический оратор немного достигнет, убеждая и доказывая... ему следует связать воедино чувства, возбуждаемые ярким образом, и дать им воплощение в легком по усвоению, полновесном по содержанию слове... Политическая речь должна представлять не мозаику, не поражающую тщательным изображением картину, не изящную акварель, а резкие контуры и рембрандтовскую "светотень"».

Лекция7. Основы полемического мастерства.

1.         Культура спора, её основные условия.

2.         Рациональные и иррациональные аргументы в полемике.

3.         Полемические приёмы и их нейтрализация.

4.         Защита от некорректных приёмов и уловок в споре.

Своеобразие прав и обязанностей говорящего и слушающего, разный характер их взаимодействия обнаруживаются в монологическом и диалогическом общении. Диалог состоит из обмена высказываемыми репликами, когда говорящий и слушающий постоянно меняются ролями. Монологическая же речь рассчитана на более пассивное и опосредованное восприятие. Диалог, как правило, является формой общения в ситуации непосредственного контакта. Особые правила регламентируют стратегию и тактику его участников, в частности, ведение диалога-спора, политической дискуссии и полемики, определяют позволительные и непозволительные уловки в споре, меры против софизмов (умышленно ложных умозаключений, намеренных ошибок в доказательствах).

Полезные рекомендации по ведению спора предложены во многих пособиях, не только в популярных книгах американца Д. Карнеги, но и в менее известной работе отечественного ритора С. И. Поварнина «Спор. О теории и практике спора» (первое издание книги появилось в 1918 г., в последние годы она неоднократно переиздавалась). Приведем некоторые из рекомендаций.

С. И. Поварнин особо подчеркивал трудность спора о сложных государственных и общественных проблемах. Успешный спор, по его мнению, требует правильного выбора оппонента. Следует избегать споров с глупцами, с демагогами, любящими переходить «на личности» {«Ты сам ничего не понимаешь!»), с теми, кто не слышит никого, кроме себя. С. И. Поварнин приводит выразительную характеристику, данную Грушницкому в романе М. Ю. Лермонтова «Герой нашего времени»; «Только что вы остановитесь, он начинает длинную тираду, по-видимому, имеющую какую-то связь с тем, что вы сказали, но которая на самом деле есть продолжение его собственной речи».

Тезис (основная мысль) спора должен подходить противнику, так как «чем невежественнее человек, тем менее он способен понять или принять сложную мысль». Человек может не понимать серьезную музыку, не любить ее, но если при этом он еще и глубоко самоуверен в ее отрицании, то честный спор о музыке с таким оппонентом невозможен.

С. И. Поварнин определял особенности следующих типов спора:

- конструктивный (настроенный на сотрудничество) / конфликктный (настроенный на ссору);

- очный заочный,

- сосредоточенный (на тезисе) / бесформенный (когда противники забывают, из-за чего собственно затеян спор, бесформенный спор С. И. Поварнин считал его низшей разновидностью);

- письменный и устный;

- простой (два оппонента) и сложный (между несколькими лицами); сложный спор при наличии мудрого и опытного руководителя может быть весьма результативным, может стать настоящим мозговым штурмом проблемы;

- спор без слушателей / при слушателях / для слушателей (предвыборные дебаты – это очевидный пример не только спора при слушателях, но и для слушателей; спор при слушателях, особенно в неподготовленной аудитории, опасен:

«Любой софист, достаточно умелый, нахальный и умеющий говорить горячо, – подчеркивал С. И. Поварнин, – может при случае победить вас при таких слушателях»).

Споры различаются по своим мотивам:

- спор для проверки истины – высшая форма спора, ему, по мнению Сократа, присуща особая красота, такой спор способствует расширению кругозора, в его основе – тезис, интересующий всех, для такого спора нужны сильные противники;

- спор для убеждения скрыто или явно лежит, например, в основе рекламы;

- спор из-за победы исповедует принцип «победителей не судят»; как правило, это спор при слушателях, а подчас и только для них, оппоненты используют выигрышные аргументы, в которые не обязательно верят сами.

Отрицая чичиковскую манеру спорить «с фиалками», то есть «как бы и не спорить вовсе», постоянно уклоняться от словесных поединков, С. И. Поварнин противопоставляет две крайности – джентльменский и хамский спор.

Джентльменский спор ведется в интеллигентной, вежливой манере, предполагает не только уточнение, но и углубление доводов противника. Хамский спор – его полная противоположность, он нарушает все правила, использует весь арсенал недозволенных уловок и приемов.

Непозволительными уловками в споре считаются:

- огульное обвинение;

- совершенное отрицание авторитетов;

- выведение противника из равновесия (чтобы иметь право сказать ему: «Ты сердишься – значит неправ»);

- отвлечение внимания оппонента;

- двойная бухгалтерия (двойная система оценок по отношению к разным людям, событиям, явлениям, предметам);

- отступления от темы спора;

- перевод спора на противоречия, например между словом и делом;

- подмена тезиса, например, высказывание «Смертная казнь при некоторых условиях необходима» заменяется положением «Смертная казнь необходима»;

- изменение тезиса (смягчение, усиление, сужение, расширение: неизвестные деньги – деньги краденые)',

- довод «к карману», т. е. перевод спора на точку зрения выгоды/невыгоды, самый сильный аргумент, по мнению С. И. Поварнина. Например, в современном споре о гуманитарной помощи беженцам: «А вот если из вашей зарплаты или пенсии будут брать деньги на эту помощь, вы и тогда будете "за"?»;

- «адвокатский» довод (использование неосторожности противника);

– «свинский» довод (когда, например, опечатка или оговорка подается как клевета);

– довод «к городовому» – шантаж, угроза расправиться с противником при помощи власти;

– «дамский» аргумент предполагает выбор самого нелепого или противоположного из всех возможных решений, это вариант навязанного следствия:

– Я устала!

– Но я тоже работаю и устаю не меньше...

–Значит, я, по-твоему, дармоедка?!;

– софизм многовопросия, когда любое сомнение, отказ от скоропалительного решения трактуются как отказ от прямого ответа, воспринимаются как увертка:

– Я не могу ответить двумя словами...

– Не можешь или не хочешь, уклоняешься от прямого ответа?

Существуют ли меры против уловок в споре? С. И. Поварнин советует сохранять спокойствие и не поддаваться софизмам. В большинстве случаев достаточно ограничиться указанием на ошибку оппонента, не занимаясь ее анализом. Но надо разоблачать сознательный срыв спора, довод «к городовому» и другие непозволительные уловки.

Разумеется, это далеко не полный очерк правил речевого общения. Для его успешного осуществления очень важно учитывать законы общения, все разнообразие его условий и форм и, безусловно, соблюдать в своем речевом поведении нормы литературного языка.

Опровергнуть тезис можно прямым путем или косвенно. Прямой путь опровержения тезиса - доказывать истинность антитезиса, т. е. положения, противоречащего тезису, косвенное опровержение тезиса - ложности следствий, вытекающих из тезиса, что означает «сведение к абсурду».

Критика аргументов - третий способ опровержения. Покольку операция доказательства - это обоснование тезиса с помощью ранее установленных положений, то выступающий должен пользоваться доводами, истинность которых не вызывает сомнений. Если оппоненту удается показать сомнительность или ложность аргументов, тем самым ослабляется позиция оратора, ибо такая критика бросает тень на его основную идею или тезис.

защитник может использовать:

1) прием внешней на первых порах солидаризации с государственным обвинителем;

2) прием открытого противопоставления позиций;

3) прием эмоционального воздействия.

Этот прием был использован П. А. Александровым при защите В. Засулич.

«Кто станет отрицать, что самоуправное убийство есть преступление?...».

Но затем П. А. Александров указывает, что «не в фактах настоящего дела, не в сложности их лежит его трудность; дело это просто по своим обстоятельствам...». Важны не факты, а связь фактов. Так намекается в самом начале на предстоящий рассказ о наказании Боголюбова. Вот где, указывает защитник, центр тяжести. Так намечен основной пункт, которому все будет подчинено, дана «завязка» речи .Прием открытого противостояния обвинению использовал Я. С. Киселев при защите Бердникова:

«Товарищи судьи! Я должен покаяться - слишком много мы. стороны, вносили горячности в допрос подсудимого и потерпевшей. Временами в судебном заседании бушевали страсти. Барометр показывал бурю. Но в этом повинны не столько мы, сколько само дело. По нему невозможно вынести приговор, который в какой-то степени удовлетворял бы обе стороны, нельзя прийти к выводу: в чем-то право обвинение. А кое в чем права защита. Нет, одно из двух: или подсудимый - человек без совести и чести, он цинично преследовал потерпевшую, а теперь так же цинично клевещет на нее, или потерпевшая, которая отнюдь не потерпевшая, цинично обманывала честного и прямодушного человека, а когда обман должен был раскрыться, она, чтобы помешать этому, возводит ложное обвинение. Или - или! Третьего не дано».

В том случае, когда у защиты нет достаточных контраргументов, чтобы опровергнуть обвинение, защитник может избрать прием эмоционального воздействия на участников судебного разбирательства.

В качестве примера следует взять широко известную речь Ф. Н. Плевако о чайнике. В. В. Вересаев писал в воспоминаниях, что Плевако взялся защищать старуху-нищенку, укравшую чайник. Прокурор, боясь красноречия Плевако, решил выбить у него из рук главные козыри. Он сам сказал, опередив Плевако, что подсудимая больна, бедна и стара. Но, утверждал прокурор, собственность священна, на ней держится государство, а потому старуху нужно осудить

Лекция 8 Принципы организации и проведения деловой беседы.

1.         Правила подготовки и проведения деловой беседы.

2.         Виды деловой беседы, их стратегия и тактика.

3.         Типы собеседников, соотношение их речевых и социальных

4.         Речевой этикет в деловом общении.

Практически все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи речевых взаимодействий между людьми. В данной лекции мы рассмотрим деловые беседы и совещания, а также телефонную коммуникацию как особый вид речевого общения.

В жизни любой организации или предприятия эти виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого — вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Между собой их сближают такие моменты, как ориентация на интересы работы, спланированность, некоторый формализм языка, т.е. все то, что придает деловой характер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

Прежде чем перейти к более подробной характеристике деловых бесед и совещаний, выделим некоторые организационные и психологические особенности делового общения, которые во многом определяют речевое поведение деловых партнеров и отличают его от общения вне деловой среды.

Для каждого из нас очевидно, что разговор между сотрудниками одной и той же организации, обсуждающими, деловой вопрос, или разговор между руководителем и подчиненным принципиально отличаются от разговоров между этими же людьми вне служебных рамок.

Деловое общение— это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личности? ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками). Принципы деятельности любой социальной организации .(фирмы, учреждения) накладывают определенные ограничения на поведение людей. Отметим среди них следующие:

1.Достаточно жесткая регламентация целей и мотивов общения, способов осуществления контактов между сотрудниками, которая объясняется тем, что за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому он должен следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, «холодным».

Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер, но подчинен прежде всего совместному решению служебной задачи.

2. Иерархичность построения организации:

между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Одним из следствий действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается проблема условий передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.

Так, эффективность распространения деловой информации «по горизонтали» (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга «с полуслова», им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи.

Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым данным, лишь 20—25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. Отчасти это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника (говорящего) к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой (как вниз, так и вверх) могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект «испорченного телефона»).

Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, распространенным среди некоторых руководителей, что подчиненным вовсе не обязательно

знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Однако, как установлено психологией восприятия, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им конкретную операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана. Если конкретные исполнители лишены сведений такого рода, они начинают искать ответы самостоятельно, при этом искажая и домысливая имеющуюся информацию.

Стремление учесть эти особенности служебно-деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой — в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.

3. Мотивация т руда как условие эффективной деятельности организации или предприятия. Необходимость в особых усилиях по стимулированию труда может быть отчасти объяснена объективной противоречивостью поведения и самоощущения человека в организации: в деловом общении он выступает одновременно как конкретная целостная личность и как представитель организации, т.е. носитель определенных профессионально-ролевых функций. В случае, если его потребности как личности не удовлетворяются в процессе его деятельности в организации или его собственные идеи и стиль поведения не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть внутриличностный конфликт, снизиться интерес к выполняемой работе. Конфликты такого рода часто оказываются темой обсуждения между сотрудниками, а иногда причиной проблемных бесед между руководителем и подчиненным.

Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными: критические оценки, форма постановки задач, ответы руководителя на вопросы; они могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Требования к речевой коммуникации в деловой среде могут быть сформулированы следующим образом:

• Четко определяйте цели своего сообщения.

• Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

• Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

• В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

Таким образом, приведенные правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом общении. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности.

Деловая беседа — это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный арактер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

Цели и задачи деловой беседы

 К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

• Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

• Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

• Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным в первой главе правилам эффективной речевой коммуникации. В. то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

• Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

• Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

• Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является в деловой беседе либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс передачи информации в русло, соответствующее его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя тем самым от монолога к диалогу; дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации. Учитывая это, остановимся подробнее на видах и функциях вопросов.

Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. В управленческой деятельности полезно проводить различия между следующими категориями вопросов: по характеру ожидаемых ответов;

по заключенному в них содержанию; по функциям, которые они выполняют.

Уже известные нам из главы IV закрытые и открытые вопросы разделяются по характеру ожидаемых ответов.

Закрытые вопросы. Это вопросы с жесткой структурой, на них можно ответить просто да или нет или несколькими словами. Например, «Сколько вам лет?», «Где вы живете?», «Какую школу вы закончили?», «Вам нравится эта работа?» и т.п. Необходимо учитывать, что формулировки с использованием частицы ли (типа «Нравится ли Вам?», «Хотели бы Вы?», «Согласны ли вы?», «Любите ли вы?») представляют собой вариант закрытых вопросов и могут вызвать смещение ответов в положительном направлении, так же как и вопросы типа «Разве вы не хотите?» Конструкция вопросов типа «Вы ведь не думаете?», «Не правда ли?» склоняет опрашиваемого к отрицательному ответу. Если в беседе желательно избежать такого рода наведения на ответ, то лучше использовать альтернативные вопросы как вариант закрытых вопросов. Например, «Как вы считаете, соответствует или не соответствует подготовка выпускников школ требованиям, предъявляемым вузами?» или «Вы хотели бы продолжить образование или нет?».

Закрытые вопросы позволяют получать точную информацию, но . с их помощью сложно вызвать более глубокое и развернутое сообщение, если собеседник не пожелает раскрыться сам.

Открытые вопросы— вопросы менее структурированные, они предполагают большую свободу в выборе ответа и начинаются со слов что, как, зачем, почему и т.п.: «Что вы чувствуете при виде этого человека?», «Расскажите о себе», «Что вы думаете об этой специальности?», «Каковы ваши профессиональные цели ?», «По каким причинам вы хотите уйти из нашей организации?» и т.п. На эти вопросы человек отвечает

в соответствии с тем, как он видит и чувствует проблему. Именно поэтому открытые вопросы используются для прояснения сложной, запутанной ситуации либо для того, чтобы точнее понять отношение человека к предмету беседы.

По заключенному в вопросах содержанию их можно подразделить на две большие группы: на вопросы о фактах (информационные) и вопросы о мнениях, желаниях, установках.

Вопросы о фактах (информационные) связаны с тем, что реально осуществилось во времени и пространстве: «Вы были вчера на собрании ?», «В каком году вы закончили школу ?», «Это фотография вашего сына?» Ответы на них не представляют труда, поэтому ими часто начинают разговор, давая возможность человеку втянуться в беседу. Часто эти вопросы носят закрытый характер, однако они могут быть и открытыми: «Что является предметом вашего исследования?», «Как, возникла идея организации этого праздника?» и т.п.

Вопросы о мнениях, желаниях, установках. Получение ответов на эти вопросы связано с более значительными трудностями, чем на вопросы о фактах и знаниях. Отношение, оценки, желания человека могут быть ясными и четко оформленными, а могут быть смутными и расплывчатыми, могут им осознаваться или не осознаваться. Мнение человека по любому вопросу может быть неоднозначным. Так, работа может нравиться с точки зрения престижа и не удовлетворять в отношении заработка. Поэтому при ответе на вопросы такого рода люди более чувствительны к формулировкам и последовательности вопросов, чем в ответах на вопросы о фактах. Спрашивающему важно сохранить нейтральность в отношении предмета беседы, стараться избегать слов (высказываний), несущих явную оценку. Например, недопустимы фразы типа «Неужели вам это нравится?» или «-В вашем возрасте думать об этом?» Чтобы дать возможность собеседнику высказать свое отношение, уместны вопросы" типа «Мне интересно услышать ваше мнение», «Как бы вы хотели, чтобы данная проблема разрешилась?», «Что вы думаете по этому поводу?» Игл.

Наконец, можно выделить две большие группы вопросов по функциям, которые они выполняют в ходе беседы: вопросы, направленные на проверку, уточнение, дополнение полученной информации, и так называемые функционально-психологические вопросы, используемые для снятия напряжения, для контроля за направлением беседы, для перехода от одной темы к другой.

К группе, вопросов по функциям можно отнести так называемые контрольные, уточняющие и зондирующие вопросы.

Контрольные вопросы служат проверке достоверности ответов. Если сначала вы спрашиваете, насколько ваш собеседник доволен работой, то через несколько вопросов может быть задан первый контрольный вопрос: «Хотели бы. вы перейти на другую работу ?», затем второй: «Предположим, что вы по каким-то причинам временно не работаете. Вернулись бы вы на прежнее место работы,'?» Сопоставление ответов на три вопроса дает информацию об искренности собеседника.

Уточняющие вопросы следуют за поставленным вопросом, уточняя или перепроверяя сказанное. Собеседника просят объяснить высказанные мысли или чувства. Эти вопросы часто используют, когда ответы неясны или неполны. Например, «Продолжайте, что вы хотели сказать?», «Объясните, что это значит?», «Приведите, пожалуйста, пример. Что вы имели в виду, когда сказали это?» Уточняющие вопросы являются эффективным способом получения полных ответов и контролируют направленность беседы.

Зондирующие вопросы имеют цель получить как можно больше необходимой информации о собеседнике, чтобы решить, в каком направлении действовать. Отличие зондирующих вопросов от уточняющих состоит в том, что к зондирующим прибегают в ситуации, когда собеседнику причины его собственного поведения или эмоционального состояния либо не ясны, либо он не хотел бы о них 'говорить; в таких случаях невозможно получить информацию, прибегая к прямым уточнениям. Искусство беседы в подобных ситуациях предполагает деликатность, проявление эмоционального сопереживания. В то же время техника проведения разговора направлена на то, чтобы приблизиться к сути дела, выясняя с разных сторон, в чем заключается проблема. Примерами могут служить любые вопросы, направленные на прояснение переживаний собеседника:

«И часто это происходит?», «А как это связано с тобой?», «Кто там был?», «Что произошло?» и т.п.

Желая прояснить возможное поведение собеседника в конкретной ситуации, спрашивающий также может обратиться к зондирующим вопросам. При этом вместо прямого вопроса, типа «Что бы вы делали, если... ?», психологически тоньше действуют вопросы, сформулированные следующим образом: «Вам когда-нибудь приходилось сталкиваться с агрессивным поведением сотрудника на своей предыдущей работе ? Что в ы делали ? Почему вы поступили именно так ? Что произошло, если бы, вы поступили иначе?»

В группе функционально-психологических вопросов можно выделить зеркальные, косвенные (проективные), эстафетные, вопросы-мосты, заключающие.

Зеркальные вопросы, построенные на полном повторении ответа собеседника или на повторении ключевых слов в его

ответе, направлены на то, чтобы достичь действительного понимания его чувств, переживаний, состояния. Примерами зеркальных вопросов могут служить следующие: «Я правильно понял, что вы считаете... (следует повторение того, что сказал собеседник)» или «Вы сказали, что... (следует повторение сказанного собеседником) «Почему вы так решили?» Высказывания, сконструированные подобным образом, выполняют несколько функций в беседе: повторение слушателем слов собеседника вызываете у последнего ощущение, что его слышат, а значит, и понимают; кроме того, слыша свое высказывание со стороны, человек может отнестись к нему критически, уточнить свои мысли и чувства.

Косвенные вопросы используются в тех случаях, когда есть опасение, что на прямой вопрос человек не будет отвечать искренне. Тогда может быть задан вопрос не о мнении собеседника, а, скажем, о мнении его коллег по работе или об общественном мнении. Например: «Как, по-вашему, общественное мнение оценит переход к платному высшему образованию ?» или « Как ваши коллеги оценивают трудовую дисциплину в организации ?» В конструкции вопросов такого типа заложены элементы проективной методики, согласно которой человек, формулируя мнение своих коллег или сограждан, фактически выражает свое отношение к проблеме. Косвенные вопросы применяются и в том случае, когда спрашивающий хочет скрыть свою заинтересованность в чем-то или не желает явно демонстрировать свое отношение к чему-либо. Например, желая знать, состоялся ли разговор между его собеседником и третьим лицом, и в то же время не желая раскрывать свой интерес, он может косвенным путем получить важную для него информацию. Для этого можно задать ряд вопросов, как бы случайно подводящих к нужному ответу, например:

«Вы заходили сегодня в такой-то отдел?», «Интересно, был, ли там такой-то ?», «Он обращался ко мне с просьбой, а вас он ни о чем не просил ?»

Эстафетный вопрос предназначен для поддержания и продолжения диалога, для того чтобы переход от одной темы к другой в процессе беседы выглядел логичным и психологически уместным. По своей структуре он подхватывает последние слова говорящего с тем, чтобы развить тему.

Приведем фрагмент интервью с художником М. Шемякиным упиал «Домовой». 1995. № I):

— У вас, говорят, в Америке поместье. Это шутливое название вашего дома с участком?

— Да нет, какие шутки. Это бывшая консерватория со зданиями, в которых было несколько концертных залов, теперь там мои мастерские. Земли шесть гектаров. Это все к северу от Нью-Йорка, в двух часах езды, в горах... Там, в поместье, живу, работаю.

— У вас поместье, а это прекрасная возможность жить в башне из слоновой кости и работать. Но вам дома не сидится. Вы этого не хотите? Вам нужны встряски, внешняя активность».

Вопросы-мосты также используют для перехода к другой теме в беседе: «А теперь несколько вопросов о...» или «А сейчас поговорим о другом».

Заключающие вопросы используют при завершении беседы, если важно подчеркнуть равноправие собеседников, уважительное отношение между ними либо еще раз уточнить содержание достигнутых договоренностей: «Смог ли я убедить вас в том, что...?», «Итак, вы сможете сдать этот отчет в среду ?»

Таким образом, каждый вопрос должен вносить свой вклад в обсуждение темы и содействовать решению поставленной в деловой беседе задаче.

По такому основанию, как цели и методы ведения разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер «приемного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:

— что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;

— почему он ищет работу;

— каковы его сильные и слабые стороны;

— каковы его взгляды на эффективное руководство, (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);

— что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

— на какую зарплату он рассчитывает.

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

1. В ходе беседы необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием или обидой, какими-либо иными

причинами. Необходимость проведения собеседования в этом случае обусловлена заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.

2. Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название прощального разговора. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения. Так, прощальный разговор никогда не назначается перед выходными днями или праздниками: его не следует проводить непосредственно на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель. Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков. В зарубежной практике рекомендуется заготовить гуманный для увольняемого ход; например предложить ему список свободных рабочих мест на другом предприятии или предложить нечто вроде «реабилитационной программы» для увольняемого, в которой предусмотрено сохранение его уверенности в собственных силах, поддержание его авторитета в глазах окружающих и домашних.

Проблемные и дисциплинарные бесед ы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.

В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести ее с конструктивными результатами. Для этого следует:

1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;

2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации; сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;

3) быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания» и т.п.);

4) критиковать выполнение задания, а не личность.

Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть , разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.

При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть работнику нужна большая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, по существу, программой по преодолению возникшей ситуации.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.

Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идет о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако выговора вам не избежать. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но как бы не были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».

Отметим еще раз, что критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.

Проведение беседы предполагает наличие обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы. Подготовительный эта п. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей:

с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой — своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором — малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

• Метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником.

• Метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа.

• Метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы.

• Метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения — краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

— бестактное обрывание на полуслове;

— неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;

— навязывание мнения ведущего беседу;

— игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

— грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек зрения;

— подтасовка фактов;

— необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

— давление на собеседника голосом, манерами.

В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения. Приведем примеры:

Заключительная часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу — значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником. Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги» или «Мы подошли к концу нашей беседы».

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.