Разработка справочников материалы и статьи расхода

3.6 Разработка справочников материалы и статьи расхода

Справочник материалов представляет собой древовидную структуру, состоящую из трех ступеней: счет/субсчет, группа материалов и их уточнения.

Счет/субсчет - это сугубо бухгалтерский трехзначный цифровой шифр. Группа материалов и уточнения - две части расшифровки какого-то материала. Следует заносить группу и уточнения в группе так, чтобы сочетания группа - уточнения были однородными по содержанию, например: бензин - группа; А-76, А-93 - уточнения. Структурная схема справочника материалов приведена на рисунке 8.

Рисунок 8. Структура справочника материалов.

Для активизации формы справочника материалов нужно выбрать команду «Материалы» в меню «Материалы/ Справочники»

Работа с формой «Справочник структуры материалов» (рисунок 9) аналогична работе с формой «Справочник структуры оборудования».

Рисунок 9. Справочник структуры материалов.

Статья расхода представляет собой бухгалтерский шифр, состоящий из семи цифр. Он характеризует область расхода того или иного материала. Для активизации формы справочника статей расхода нужно выбрать команду «Статьи расходов» в меню «Материалы/ Справочники» [2]. Форма «Справочник статей расходов» содержит список с перечнем статей расхода и кнопки для ввода новой «Новая», редактирования «Редакт.» и удаления «Удалить» записи. Для каждой статьи расхода помимо шифра должен быть введен комментарий [2].

Базы данных движения материалов содержит информацию о приходе и расходе материалов на ЭЧК - 45. Для активизации форм базы данных движения материалов нужно выбрать команду «Движение материалов» в меню «Материалы».

При выборе этой команды в левом верхнем углу экрана появляется форма «Меню» с кнопками:

·  «Приход» - активизация формы «Приход».

·  «Расход» - активизация формы «Расход».

·  «Выбор» - активизация формы «Выбор».

·  «Выход» - закрытие всех форм БД движения материалов.

Форма «Приход» содержит таблицу, в которую пользователь заносит данные о приходе материалов на ЭЧК – 45. Редактирование материала возможно при нулевом количестве. Для ввода новой и удаления записи служат кнопки «Новая» и «Удалить». Остаток материала с учетом расхода отображается в поле ниже таблицы [2].

В форме «Расход» аналогично форме «Приход» просматриваются и редактируются сведения о расходе. При выполнении работы планово-предупредительного ремонта или капитального ремонта, если на эту работу имеется шаблон расходуемых при этом материалов, они автоматически переносятся в расход в разрезе счет/субсчет и группы; пользователю в этом случае надо занести уточнение и номенклатурный номер. Форма «Выбор» предоставляет возможность выбора года и месяца, в течение которых были произведены проводки (приход и расход), а также возможность отфильтровать работы, касающиеся планово-предупредительного или капитального ремонта Материальный отчет содержит сведения об остатках материалов на начало и конец месяца. При этом показываются все проводки попадающие на данный месяц. Для создания материального отчета нужно выбрать команду «Материальный отчет» в меню «Материалы».

Отчет по требуемым материалам содержит сведения о требуемых материалах в выбранном месяце и на просроченные работы. В последней колонке показывается остаток. Для создания отчета по требуемым материалам нужно выбрать команду «Отчет по требуемым материалам» в меню «Материалы».

После заполнения справочника материалов необходимо заносить информацию в справочник неснижаемого запаса.

3.7 Разработка справочника неснижаемого запаса

Справочник материалов неснижаемого запаса (НЗ) содержит перечень материалов находящихся на ЭЧК - 45. Для активизации формы справочника материалов неснижаемого запаса нужно выбрать команду «Материалы для неснижаемого запаса» в меню «Материалы/ Справочники». Справочник норм неснижаемого запаса содержит перечень и количество материалов, которые постоянно должны находится в пределах ЭЧ и ЭЧК - 45 в резерве.

Для активизации формы справочника материалов неснижаемого запаса нужно выбрать команду «Нормы неснижаемого запаса» в меню «Материалы/ Справочники». Таблица формы содержит информацию о материалах для ЭЧ - 9:

Наименование материала и единица измерения, выбирается из списка:

·  Норма на ЭЧ

·  Норма на ЭЧК

Для ввода новой и удаления записи служат кнопки «Новая» и «Удалить».

 Для активизации форм баз данных движения материалов неснижаемого запаса нужно выбрать команду «Наличие и движение неснижаемого запаса» в меню «Материалы/Неснижаемый запас». При выборе этой команды в левом верхнем углу экрана появляется форма «Меню» с кнопками:

«Операции» - активизация формы «Поступление/Расход».

«ЭЧ» - активизация формы «По ЭЧ».

«ЭЧК» - активизация формы «По ЭЧК».

«Выход» - закрытие всех форм баз данных движения материалов неснижаемого запаса.

 Форма «Поступление/Расход» содержит таблицу, в которую заносим данные по приходу и расходу материалов на ЭЧ -9 или

ЭЧК -45:

·  ЭЧК, выбирается из списка (ЭЧК – 45). Если операция осуществляется в пределах ЭЧ, ЭЧК не выбирается.

·  Материал и единица измерения, выбирается из списка

·  Дата операции, по умолчанию - текущая

·  Вид операции: поступление или расход. Выбирается из списка

·  Количество

·  Пояснение (15 символов)

 Для ввода новой и удаления записи служат кнопки «Новая» и «Удалить». Форма «По ЭЧ» содержит таблицу с информацией о норме и наличии материалов неснижаемого запаса на ЭЧ - 9. Форма «По ЭЧК» содержит таблицу с информацией о норме и наличии материалов неснижаемого запаса на ЭЧК - 45. Если выбрано только ЭЧ, таблица содержит информацию по всем ЭЧК ЭЧ -9. Если выбрано ЭЧК, таблица содержит информацию только по выбранному ЭЧК. Записи в таблице могут быть отсортированы по ЭЧК или по материалу. Порядок сортировки определяется состоянием группы переключателей в левом нижнем углу формы. Отчет по материалам неснижаемого запаса содержит информацию наличии и движении материалов на определенную дату, которая задается при формировании отчета. Объем отчета зависит от того, какие параметры выбраны в форме «Выбор подразделения». Если выбрано Э, то отчет формируется в пределах всей Э; если выбрано ЭЧ - в пределах ЭЧ, если выбрано ЭЧК, то, соответственно, и отчет будет в пределах ЭЧК [2].

 Для создания отчета по материалам неснижаемого запаса нужно выбрать команду «Отчет» в меню «Материалы/Неснижаемый запас».

 Однако работа со справочниками не возможна пока не будет занесена информация в базы данных.

После занесения информации во все справочники необходимо приступить к составлению баз данных по устройствам для ЭЧК – 45 Внуковской дистанции электроснабжения.