Навигация
Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно)
23742
знака
0
таблиц
0
изображений
1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих руководителй встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.
Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь.
Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.
Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.
Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.
Похожие работы
... базе ОГУЗ «Детский санаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам. ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 3.1 Анализ деятельности секретаря Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря во ...
... и осмотрительность в конфиденциальных вопросах. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ Основными функциями секретаря-референта являются: - Ведение документации дирекции предприятия; - Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами; - Поиск необходимой руководителю информации; - Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; - ...
... в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. прилож. 1.2). 2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
0 комментариев