Характеристика форм документів, які застосовуються для оформлення операцій з прийому СПУ та підготовки її до передачі

1.2 Характеристика форм документів, які застосовуються для оформлення операцій з прийому СПУ та підготовки її до передачі

1.  Акт технічного стану (додаток 1) призначений для документального оформлення фактичного стану зразка озброєння при:

-  підготовці виробу до передачі;

-  переведенні виробу до нижчої категорії у разі необхідності проведення середнього (ІІІ категорія) або капітального (VІ категорія) ремонтів, а також – після закінчення гарантійного (ІІ категорія) або граничного (V категорія) терміну експлуатації;

-  переведення до вищої категорії (ІІ категорія) після проведення середнього або капітального ремонтів;

-  підтвердження категорії у разі необхідності.

При передачі озброєння акт технічного стану оформлюється особою, яка передає, і є основним супроводжувальним документом. Акт технічного стану складається у будь-якому випадку передачі, незалежно від того, переміщується зразок озброєння при передачі чи ні.

При передачі виробу з військової частини до іншої військової частини в межах Оперативного командування, акт складається здатчиком в трьох примірниках з розрахунку:

-  примірник №1 – отримувачу;

-  примірник №2 – в службу РАО ОК (орган, яким виданий наряд);

-  примірник №3 – залишається у відправника.

Передача здійснюється за нарядом служби РАО ОК.

При передачі виробу з військової частини до іншої військової частини, яка дислокується на території іншого Оперативного командування, акт складається здатчиком в п’яти примірниках з розрахунку:

-  примірник №1 – отримувачу;

-  примірник №2 – в ГРАУ (орган, яким виданий наряд);

-  примірник №3 – в службу РАО ОК (орган постачання військової частини-відправника);

-  примірник №4 – в службу РАО ОК (орган постачання військової частини-отримувача);

-  примірник №5 – залишається у відправника.

Передача здійснюється за нарядом ГРАУ.

При передачі виробу в межах військової частини з одного підрозділу до іншого акт складається в підрозділі, з якого передається, в одному примірнику, який після прийому передається в службу РАО військової частини.

Передача здійснюється за накладною служби РАО військової частини та наказом командира військової частини.

При передачі виробу від однієї відповідальної особи до іншої, яка приймає посаду, в межах підрозділу, акт складається в одному примірнику, який після прийому передається в службу РАО військової частини.

При необхідності кількість примірників може бути збільшена ксерокопіюванням.

За всіма перелікованими випадками акт технічного стану, який складений здатчиком, затверджується його командиром частини.

2. Картка некомплекту (додаток 2) призначена для обліку відсутніх в комплектах зразка озброєння:

-  експлуатаційних документів з комплекту ЕТД;

-  елементів з комплекту поставки зразка озброєння та з комплектів поставки його складових систем;

-  елементів з одиночного комплекту ЗІП зразка озброєння та з одиничних комплектів ЗІП його складових систем, або відсутніх елементів конструкції, (складових частин), які не входять до переліку комплектів поставки.

Основні експлуатаційно-технічні документи виробу обліковані в загальній відомості ЕТД або в окремому розділі формуляра виробу. ЕТД складових систем виробу обліковані в формулярах (паспортах) цих систем, а в загальній відомості ЕТД виробу, про це є відповідна примітка.

Загальний комплект поставки виробу облікований в основному формулярі у розділі “Комплект поставки”. Комплекти поставки окремих систем обліковані в формулярах (паспортах) цих систем у розділах “Комплект поставки”, а в переліку комплекту поставки основного формуляра, про це є відповідна примітка.

Картка некомплекту оформлюється окремо на кожен комплект поставки, у якому є відсутні елементи.

Одиночний комплект ЗІП виробу опублікований у загальній відомості ЗІП. Одиночні комплекти ЗІП складових систем можуть бути опубліковані:

-  в формулярах (паспортах) складових систем у розділі “ЗІП”;

-  в окремих відомостях ЗІП складових систем;

-  в пакувальних аркушах місця укладки ЗІП складового блоку, вузла, системи;

-  в описах місць укладки ЗІП складових систем, блоків, вузлів.

В загальній відомості ЗІП є примітка про документи, в яких обліковані одиночні комплекти ЗІП складових систем, блоків, вузлів.

Картка некомплекту оформлюється, як і у попередньому випадку. окремо на кожен комплект ЗІП, у якому є відсутні елементи.

Елементи конструкції виробу, які не вказані в розділах “Комплект поставки” формулярів і паспортів. переліковані в технічних описах та альбомах малюнків до них.

Відсутні елементи конструкції можуть бути включені до карток некомплекту, в яких обліковані відсутні елементи з комплектів поставки відповідної системи, блоку, вузла, при цьому робиться розділ з записом “Елементи конструкції”. Якщо елемент конструкції не може бути віднесений то того чи іншого “комплекту поставки”, на нього заводиться окрема картка некомплекту.

Робочі картки некомплекту повинні бути заведені і вестися при експлуатації зразка озброєння від моменту прибуття його у військову частину до моменту його передачі. Картки заводяться тільки на ті комплекти. у яких відсутні елементи.

Робочі картки некомплекту заводяться в разі некомплекту на комплект. елементи якого обліковані за окремим документом (розділ формуляра або паспорта. відомість, опис, пакувальний аркуш). заповнюються ручкою, підсумок не підводиться. Таким чином, кількість робочих карток некомплекту залежить від кількості окремих комплектів, у яких є відсутні елементи.

Початкові записи в робочих картках некомплекту здійснюються за результатами прийому виробу з іншої військової частини.

Якщо виріб не переміщувався. а тільки передавався в межах підрозділу від однієї відповідальної особи до іншої, нові робочі картки некомплекту можуть не заводитися, а вестися далі. При цьому доцільно підвести підсумки на момент прийому-передачі, але порядкову нумерацію елементів потрібно продовжувати.

При підготовці виробу до передачі інформація з робочих карток некомплекту переноситься до нових зведених карток. Кількість зведених карток некомплекту формується виходячи с того. що в одну зведену картку можна включити:

-  відсутні елементи з одиночного комплекту ЗІП спеціальної частини по складовим комплектам;

-  відсутні елементи з комплектів поставки систем. блоків, вузлів спеціальної частини, а також елементи конструкції, які не обліковані в переліках комплектів поставки;

-  відсутні елементи з одиночного комплекту ЗІП засобу рухомості, відсутні елементи з комплектів поставки та інші документи конструкції шасі.

При цьому зведені картки некомплекту. крім цього, необхідно формувати ще і по належності елементі ЗІП. комплектів поставки і ЕТД до відповідних служб постачання:

-  служба РАО;

-  автослужба (бронетанкова служба);

-  служба ЗЗМУ;

-  інженерна служба;

-  медична служба;

-  служба зв’язку;

-  речова служба.

Формування карток по службам постачання необхідно у зв’язку з тим, що поповнення, організація ремонту і технічного обслуговування, списання комплектуючих приладів. складових частин і іншого майна, які відносяться до номенклатури цих служб, покладено на начальників відповідних служб. Таким чином, такі картки повинні бути зареєстровані у діловодстві перелікованих служб. Формування карток некомплекту по службам є обов’язковою умовою.

Підставою для занесення відсутнього елементу до відповідної картки некомплекту є виправдальний документ, яким оформлюється зняття такого елементу з обліку відомості ЗІП або формуляру (паспорту).

Назва, номер і дата виправдального документа на кожен відсутній документ повинні бути занесені до картки некомплекту, для цього, при виготовленні картки, рекомендується передбачити додаткову графу “примітки”.

Виправдальними документами, які підтверджують законність некомплекту, є:

-  акт технічного стану з доданими картками некомплекту, яким була оформлена попередня передача виробу;

-  акт утилізації елементів V(п’ятої) категорії з такого або іншого комплекту;

-  акт списання втрачених матеріальних засобів, який складений на підставі наказу командира військової частини про покарання винних і документів, які підтверджують факт притягнення винних осіб до матеріальної відповідальності, або виданого відповідним начальником інспекторського свідоцтва.

Картки некомплекту, які виготовляються як додаток до акту технічного стану при передачі зразка озброєння, повинні бути засвідчені начальником служби РАО військової частини, а в разі передачі його до іншої частини, крім того, - начальником органу постачання, яким виданий наряд. Такі вимоги є логічним наслідком ст.40 „Руководства по учёту …”.

3. Акт зміни якісного стану (додаток 3) призначений для документального оформлення наступних операцій:

-  переведення елементів ЗІП або інших складових елементів, робота яких не обліковується в формулярах і які не обліковуються за заводськими номерами до V категорії при умові, що ці матеріальні засоби вислужили встановлений термін експлуатації і непридатні для подальшого використання за технічним станом;

-  утилізацію (розбирання) елементів V(п’ятої) категорії (при підготовці акту для оформлення утилізації в його назві проводяться уточнення шляхом закреслювання слів “зміни якісного стану” і написання слова “утилізації”. Акт утилізації, після його затвердження, є виправдальним документом і підставою для занесення матеріальних засобів, що утилізовані, до картки некомплекту).

За всіма випадками акт зміни якісного стану (утилізації) складається:

-  по службам постачання;

-  на елементи тільки з одного комплекту визначеного зразка озброєння.

У разі, якщо оформлюється операція зниження категорії елементів ЗІП визначеної системи, блоку або приладу, їх необхідно, також, розподіляти по окремим актам по групам:

-  запасні частини;

-  інструмент;

-  приладдя.

Це пов’язано з тим, що групи ЗІП використовуються з різною метою і висновки комісії в акті повинні бути зроблені з вказанням причин зниження категорії до п’ятої.

Особливості списання ЗІП: для запасних частин термін експлуатації не встановлений. Вони призначені для заміни тих, що вийшли з ладу, зносилися в складі вузлів. механізмів, блоків або систем зразка озброєння. Заміна несправних елементів справними проводиться при проведенні поточного ремонту. Списанню підлягають несправні елементи, які були зняті з виробу. Умовно вони повинні бути закладені на місця тих запасних елементів, які в результаті ремонтних робіт встановлені на виріб.

Для інструменту терміни експлуатації визначені нормативними документами і складає від 7 до 10 років. З урахуванням того, що види технічного обслуговування, які встановлені єдиною системою комплексного ТО, а також – поточний ремонт проводяться періодично, при цьому роботи проводяться штатним інструментом, для якого характерні зноси робочих поверхнів і пошкодження. Інструмент може бути або придатним – ІІ(другої) категорії, або непридатним – V(п’ятої) категорії. Якщо інструмент вислужив встановлений термін експлуатації і за фактичним технічним станом відповідає V(п’ятої) категорії, це повинно бути документально підтверджено актом зміни якісного стану.

Для приладдя терміни експлуатації визначені, як і для інструменту, але особливостями експлуатації є те, що елементи цієї групи зносовим впливам піддаються менше, ніж інструмент, так як вони застосовуються для виконання інших функцій і на них більш впливають такі фактори, як біологічні, температурно-вологісні, від яких вони з часом руйнуються і приходять до непридатного стану, який відповідає V(п’ятої) категорії. До приладдя належать брезентові, гумові і дерев’яні вироби, пензлики, вимірювальні прилади, переносні ліхтарі та інші. При досягненні граничного технічного стану і при умові закінчення встановленого терміну зберігання фактичну категорію приладдя необхідно оформити актом зміни якісного стану.

При складанні акту на переведення матеріальних засобів до V(п’ятої) категорії необхідно дотримуватись таких правил:

-  акт складається , по-перше, по службі, до номенклатури якої відноситься інструмент;

-  по-друге, акт складається по комплектах, які обліковані тільки за одним документом з зазначенням належності елементів до конкретного комплекту ЗІП конкретної складової частини конкретного зразка озброєння, наприклад: “Акт зміни якісного стану інструментів з одиночного комплекту ЗІП гідросистеми СПУ 9П129 зав.№П1119”.

-  в графі “Основа (мета) операції” вказується мета - “переведення до V(п’ятої) категорії”;

-  в розділі “списати” вказуються назви і позначення елементів, одиниці виміру (шт., к-т, од.) визначаються в залежності від складу елемента, категорія вказується та, яка підтверджена документально, тобто ІІ(друга). Первинна вартість, якщо цінники у відповідній службі відсутні, визначаються за ринковими, що діють на день складання акту (стаття 16 “Положення про матеріальну відповідальність ...”). Загальна вартість матеріальних засобів, які підлягають переведенню до V (п’ятої) категорії, не повинні перевищувати в одному акті двох посадових окладів командира військової частини, який затверджує акт.

-  в розділі “оприбуткувати” повторюються назви, позначення елементів та їх одиниці виміру. Категорія вказується та якій фактично відповідає елемент ЗІП, тобто V(п’ята).

Після затвердження акту на переведення матеріальних засобів до V(п’ятої) категорії, необхідно документально оформити наступну операцію – утилізацію або розбирання. В цьому випадку, при оформленні акту необхідно дотримуватися таких правил:

-  в назві акту закреслюються слова “зміни якісного стану” і дописується слово “утилізація” або “разбірки”, які відображують мету складання акту. Наприклад “Акт утилізації елементів з одиночного комплекту ЗІП гідросистеми СПУ 9П129” (додаток 4).

-  акт утилізації, як і акт зміни якісного стану, складається по службам постачання, а матеріальні засоби групуються з одного комплекту і тільки з одного зразка озброєння. В цьому випадку в один акт можуть бути включені і запасні частини V(п’ятої) категорії, і інструменти V(п’ятої) категорії, і приладдя V(п’ятої) категорії, але всі ці групи повинні бути з одного комплекту ЗІП. Це допускається в зв’язку з тим, що утилізація проводиться однаково для всіх груп ЗІП.

-  в розділі “Списати” записуються назви, позначення і одиниці виміру елементів, що підлягають утилізації. Категорія вказується та, що підтверджена документами, тобто – V(п’ята).

-  в графі “первинна вартість” слово “первинна” закреслюється, а слово “залишкова” дописується. Залишкова вартість визначається як 25% від первинної, але не менш ніж вартість металобрухту, який буде отримано в результаті утилізації елементу ЗІП (стаття 16 “Положення про матеріальну відповідальність...”). Загальна залишкова вартість матеріальних засобів, які підлягають утилізації, не повинна перевищувати двох посадових окладів командира військової частини, який затверджує акт.

За всіма випадками в акті підводиться підсумок за кількістю найменувань і загальної вартості майна.

Висновки комісії для переведення до V(п’ятої) категорії кожної групи ЗІП розробляються з урахуванням особливостей їх експлуатації. Пропоновані варіанти пропозицій комісії:

1)  Для акту зміни якісного стану при переведенні запасних частин до V(п’ятої) категорії: “Елементи, які переліковані, вийшли з ладу в процесі нормальної експлуатації і зняті з виробу при проведенні поточних ремонтів, а замість них встановлені аналогічні справні з одиночного комплекту ЗІП. Відновлення технічно не можливе. Фактичний технічний стан відповідає V(п’ятої) категорії. Підлягають переведенню до фактичної категорії з подальшою утилізацією”.

Під “нормальною роботою” слід розуміти експлуатацію у відповідності з вимогами експлуатаційно-технічних документів.

2)  Для акту зміни якісного стану при переведенні інструменту до V(п’ятої) категорії: “Граничний термін експлуатації інструментів, що встановлений нормативними документами, вичерпаний. Робочі поверхні зношені, або пошкоджені в процесі нормальної експлуатації. Для використання інструменти непридатні, фактичний технічний стан відповідає V(п’ятої) категорії. Підлягають переведення до фактичної категорії з подальшою утилізацією.”

3)  Для акту зміни якісного стану при переведенні приладдя до V (п’ятої) категорії: “Граничний термін експлуатації приладдя, що встановлений нормативними документами, вичерпаний. Елементи зношені або пошкоджені в процесі нормальної експлуатації і не можуть виконувати свої функції. Фактичний технічний стан їх відповідає V(п’ятої) категорії. Підлягають переведення до фактичної категорії з подальшою утилізацією.”

Висновки комісії для утилізації всіх груп ЗІП: “Елементи ЗІП V(п’ятої) категорії підлягають утилізації та зняттю з обліку встановленим порядком. Складові елементи, які після розбирання інструменту і приладдя можуть бути віднесені до ремонтного фонду, відсутні. Ті, що містять метали, оприбуткувати як металобрухт, а інші – віднести до утілю”.

Зняття елементів ЗІП з обліку здійснюється шляхом занесення елементів, що утилізовані, до відповідної картки некомплекту з позначкою про назву, номер і дату документу, яким оформлена утилізація. Як вже було визначено вище, картки некомплекту призначені для обліку відсутніх елементів ЗІП в відповідному комплекті, елементи якого обліковані за окремим обліковим документом (опис ЗІП, відомість ЗІП і т.і.). тобто на кожен обліковий документ повинна бути заведена окрема картка некомплекту, якщо в цьому комплекті є відсутні елементи.

4.  Акт списання (додаток 5) призначений для списання з обліку:

-  Витратних матеріалів, які входять до складу ЗІП нового зразка озброєння, що прибув з підприємства-виробника; а також - витратних матеріалів, які одержуються зі складу для поповнення витрачених з переліку комплектів ЗІП на протязі експлуатації. Витратними можуть бути тільки ті матеріали, до яких не можуть бути застосовані поняття “технічний стан” і “категорія”. До таких матеріалів відносяться:

-  лакофарбові матеріали;

-  спеціальні рідини;

-  мастила;

-  пломби, контровочна проволока, нитки, салфетки.

-  Категорійних матеріальних засобів, витрачених в результаті:

-  стихійного лиха;

-  бойових дій;

-  знищення;

-  розкрадання.

При цьому акт списання складається на підставі наказу командира військової частини про витрату(нестачу) майна з рішенням про віднесення, в залежності від обставин, суми нанесеного збитку за рахунок винної особи або за рахунок держави. Порядок списання втрачених матеріальних засобів визначений в розділі 3 “Керівництва з списання з обліку матеріальних і грошових засобів у ЗС України” (Введено в дію наказом МО України від 21.06.1994р. № 165).