Типичные и возможные нарушения, выявленные в процессе контроля

4. Типичные и возможные нарушения, выявленные в процессе контроля

Для аудитора очень важно знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся при контроле расчетов по оплате труда. Наиболее характерные ошибки:

-не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда – затруднена проверка данных;

-не ведутся табеля учета рабочего времени (Т-2) – нельзя проверить правильность начисления повременных и других видов оплат;

-включение в сбытовые расходы для целей налогообложения оплаты труда торгового персонала – завышение валового дохода;

- не включались в совокупный доход работающих суммы премий и выданных подарков – занижение базы налогообложения по налогу с физических лиц и другим видам удержаний;

-неверно производилось начисление налога на доходы с физических лиц занижение налога на доходы физических лиц;

-неверно рассчитывались суммы по прочим видам оплат – занижение базы налогообложения.

Наряду с проверкой аналитических и синтетических данных расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Для этой цели возможно автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы документов, уточнить правильность выполнения расчетов, применять наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по работающим и др.

В ходе контроля необходимо описать результаты проверки, выявить все возможные недостатки и нарушения по расчетам с работниками по заработной плате.

Приведем перечень возможных нарушений, выявленных в процессе контроля за использованием трудовых ресурсов и расчетов по заработной плате.

Таблица 4.1

Нарушения ведения операций по учету расчетов по оплате труда

№	Возможные нарушения	Характеристика нарушений
Расчеты с персоналом по оплате труда
1	На предприятии отсутствует коллективный договор	Социально-трудовые отношения между работодателями и работниками не отрегулированы
2	Условия коллективного договора ухудшают в сравнении с законодательством положение работника	Данный коллективный договор не действителен
3	Сумма начисленной заработной платы по данным первичных документов (личные листки работников, расчетно-платежные, расчетные ведомости) не отвечают данным учетных регистров (журналам, Главной книге)	Искажение оборотов и остатков по счету 66 «Расчеты по оплате труда», недостоверность данных по строке «Текущие обязательства по оплате труда» баланса предприятия
Расчеты по страхованию
4	Несоответствие суммы начисленных взносов во внебюджетные фонды по данным контроля данным учетных регистров (журналов, Главной книги)	Несоответствие данных аналитического и синтетического учета
5	Сальдо по счету 65 «Расчеты по страхованию» по данным Главной книги не отвечает данным баланса	Недостоверность данных по строке «Текущие обязательства по расчетам по страхованию» баланса предприятия
6	Завышение (занижение) суммы начисленных страховых взносов в результате неправильного расчета базы налогообложения или неправильного применения ставок	Недостоверность данных по строке «Текущие обязательства по расчетам по страхованию» баланса предприятия
7	Расходование средств Фонда социального страхования в бухгалтерском учете предприятия не подтверждается документами, необходимыми для выплаты помощи, в соответствии с действующим законодательством	Невозможность подтверждения правомерности расходования средств Фонда социального страхования, невозможность подтверждения сальдо по строке «Текущие обязательства по расчетам по страхованию» баланса предприятия
8	Завышение (занижение) размера начисленной помощи по временной неработоспособности в результате неправильного расчета базы для ее начисления	Неправомерное расходование средств Фонда социального страхования, искажение расчетов с работниками, искажение начисления налога с доходов физических лиц (работников предприятия)

5.Обобщение результатов контроля и их использование в системе управления предприятием

Несмотря на то, что бухгалтерский учет ЧП «Канцмаркет» ведется автоматизированным способом, некоторые операции, расчеты, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы оформляется вручную. Это увеличивает объем документов, усложняет, процесс расчетов заработной платы, отпускных или выплат по больничному листу. Введение большего количества числа расчетов, таких как расчет использования рабочего времени, расчет отпуска, пособий, на ЭВМ позволит усовершенствовать начисление заработной платы.

Улучшить условия труда в магазине возможно путем внедрения тепловой завесы в двери, обеспечения работников тепло-отопительными приборами, профилактики заболеваний, что уменьшит количество простудных заболеваний работников, в результате которых произошла большая часть потерь рабочего времени.

Повысить квалификацию работников предприятия, что приведет к повышению интенсивности труда, а следовательно, к увеличению среднечасовой выручки и производительности труда.

В целях совершенствования действующей практики учета и контроля особое внимание должно уделяется развитию системы внутреннего контроля. Поэтому в ЧП «Канцмаркет» необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля по учету труда и его оплате. Особенностью этой системы должна быть простота, наглядность, и мобильность: основу системы должны составлять вопросники, табличные данные, которые при изменениях в действующем законодательстве могут быть быстро откорректированы. Этим обеспечивается постоянная достоверность и оперативность данных.

Целями системы внутреннего контроля на анализируемом предприятии должны быть следующие:

- упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия;

- выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства;

- сохранение активов предприятия и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

Система внутреннего контроля в ЧП «Канцмаркет» должна предусматривать наличие:

- компетентного персонала с четко определенными правами и обязанностями;

- разделения соответствующих обязанностей (по хранению активов и их учету, по совершению сделок, по учету);

- соблюдения необходимых процедур при совершении операции;

- контроля за сохранностью документации (нумерация, составления во время совершения операции или сразу же после этого, простота и ясность);

- фактического контроля над активами и документацией (фактическая проверка материально-ответственным лицом);

-независимой проверки выполнения обязанностей (внутренний аудит).

Эффективная система внутреннего контроля должна своевременно предупреждать о возникновении недостоверной информации, а также выявлять недостоверную информацию.

Автоматизация таких расчетов как использования рабочего времени, расчет отпуска, определение совокупного дохода и подоходного налога, пособий, позволит усовершенствовать начисление заработной платы.

По нашему мнению, внутренний аудит является частью внутреннего контроля, целью которого является обеспечение достаточной уверенности относительно достижения следующих базовых целей:

-достоверность и правдивость информации;

-выполнение правил, планов, процедур, законов, положений и контрактов;

- обеспечение защиты активов;

- экономное и эффективное использование ресурсов;

- достижение поставленных целей деятельности и отдельных программ.

Субъекты внутреннего контроля - это работники предприятия, которые осуществляют контрольные действия при выполнении возложенных на него обязанностей или только на основе соответствующих прав (например, работники отдела внутреннего контроля). Субъектами внутреннего контроля выступают специалисты, которые принимают решение об активах предприятия (превентивный контроль), специалисты бухгалтерского подраздела на этапе оформления и осуществления операции (превентивный и текущий контроль) и специалисты, которые будут осуществлять ретроспективный контроль операций и системы бухгалтерского учета в разрезе аналитических показателей.

Эффективная учетная система дает возможность руководству должным образом исполнять свои обязанности из контроля, обеспечения сохранности активов, представления отчетности и удовлетворение потребностей действующего законодательства. Бухгалтерский контроль осуществляет отдел внутреннего контроля, охватывая работу с целью проверки, - относительно легальности, старательности и достоверности хозяйственных операций к их осуществлению или перед их завершением на основании бухгалтерских документов, а также с целью проверки правильности ведения бухгалтерского учета. По нашему мнению, решение проблемы контроля учетных записей является возможным благодаря созданию параллельных информационных потоков, которые контролируют друг друга и обеспечивают достоверность учетных данных.

Практическое значение полученных результатов заключается в том, что основные положения относительно построения рационально сконструированной надлежащей СВК с тщательным образом определенными объектами контроля, субъектами, взаимосвязями, направленная на предотвращение негативных событий и способствует эффективности функционирования и устойчивого развития отдельного предприятия, а из-за этого - и всей отрасли промышленности.

Учет при внедрении в практику деятельности отечественных промышленных предприятий выраженных предложений и рекомендаций даст возможность намного оперативно и с меньшими расходами осуществить реальные процессы построения и развития надлежащей системы внутреннего контроля, что, бесспорно, повлияет на повышение эффективности ведения хозяйства. Последующее исследование должно быть сосредоточенное на проблеме формирование концептуальных основ стратегического планирования внутреннего контроля.

Выводы и предложения

Контроль использования трудовых ресурсов - периодически проводимая система мероприятий по сбору информации, анализу и оценке эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений. Объектом контроля в трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность. В целях контроля проводится анализ показателей деятельности предприятия, характеризующих результативность функционирования трудового потенциала, эффективность организации социально-трудовых отношений, эффективность систем мотивации и оплаты труда, рациональность методов оценки труда, эффективность организации труда, распределения работ, эффективность использования рабочего времени и т.д.

Контроля в трудовой сфере позволяет повысить прибыльность предприятия за счет выявления резервов организации внутрифирменных социально-трудовых отношений.

Основными задачами контроля расчетов по оплате труда являются:

-подтверждение достоверности начислений и выплат рабочим и служащим, отображение данных процессов в учете;

-выяснение законности и полноты удержаний из заработной платы и других выплат работникам в интересах предприятия, других субъектов;

-проверка организации аналитического учета расчетов по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

-оценка мероприятий, которые проводит администрация с целью своевременного погашения задолженности перед работниками.

Эффективность использования персонала организации во многом зависит от полноты использования фонда рабочего времени. Анализ использования фонда рабочего времени проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

Бухгалтер по учету расчетных и банковских операций - осуществляет учет денежных средств и расчетов с бюджетом, поставщиками и покупателями; Заработной платы, расчетов с работниками - (осуществляет учет расчетов с рабочими, учет рабочего времени и труда, проведения кассовых операций).

На анализируемом предприятии ЧП «Канцмаркет» бухгалтерский учет велся в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.2000 года № 996-XIV,та Плану счетов бухгалтерского учета от 30.11.2000 года № 291. Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с принципами и методами, предусмотренными Национальными положениями (Стандартами) бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств и материальных ценностей осуществляется состоянием на первое число каждого квартала. Налоговый учет ведется в соответствии с требованиями налогового законодательства.

Оплата труда работников предприятия осуществляется в соответствии с действующим законодательством и заключенными трудовыми договорами.

Утверждение систем оплаты труда осуществляется согласно штатному расписанию.

Во время контроля использования трудовых ресурсов и расчетов по оплате труда используются разные методы и методические приемы: пересчет, пересмотр, оценка фактического наличия, сопоставления, оценка. Для проверки расчетов по оплаты труда применяют методы сопоставления данных бухгалтерского учета с первичными документами (оклады, утвержденные в штатном расписании, и фактические начисления, табель учета рабочего времени и расчет зарплаты), пересчет (аудитор перечисляет суммы, которые были удержаны, и сравнивает с нормами действующего законодательства) и тому подобное. Также существуют определенные способы проверки документов.

Наиболее характерные ошибки:

-не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда – затруднена проверка данных;

-не ведутся табеля учета рабочего времени (Т-2) – нельзя проверить правильность начисления повременных и других видов оплат;

-включение в сбытовые расходы для целей налогообложения оплаты труда торгового персонала – завышение валового дохода;

- не включались в совокупный доход работающих суммы премий и выданных подарков – занижение базы налогообложения по налогу с физических лиц и другим видам удержаний;

-неверно производилось начисление налога на доходы с физических лиц занижение налога на доходы физических лиц;

-неверно рассчитывались суммы по прочим видам оплат – занижение базы налогообложения.

Несмотря на то, что бухгалтерский учет ЧП «Канцмаркет» ведется автоматизированным способом, некоторые операции, расчеты, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы оформляется вручную. Это увеличивает объем документов, усложняет, процесс расчетов заработной платы, отпускных или выплат по больничному листу. Введение большего количества числа расчетов, таких как расчет использования рабочего времени, расчет отпуска, пособий, на ЭВМ позволит усовершенствовать начисление заработной платы.

В целях совершенствования действующей практики учета и контроля особое внимание должно уделяется развитию системы внутреннего контроля. Поэтому в ЧП «Канцмаркет» необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля по учету труда и его оплате. Особенностью этой системы должна быть простота, наглядность, и мобильность: основу системы должны составлять вопросники, табличные данные, которые при изменениях в действующем законодательстве могут быть быстро откорректированы. Этим обеспечивается постоянная достоверность и оперативность данных.

Список использованных источников

1.Закон України "Про аудиторську діяльність" від 22 квітня 1993 р. // Голос України. - 1993. - 29 травня.

2.Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.2000 p., №996-XIV. З наступними змінами і доповненнями.

3.Закон України «Про відпустки №504/96-ВР від 15.11.96.

4.Закон України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні” від 26.01.1993р. (з наступними змінами і доповненнями).