Сущность, понятие, классификация затрат
Теоретические основы управленческого учета
Архитектура системы бюджетирования
Ведрение управленческого учета в ОАО "ТНК-Нягань"
Закрытие налогов на добычу полезных ископаемых
Постановка системы бюджетирования в ОАО "ТНК-Нягань"
Анализ систем управления и отчетность
Пути снижения себестоимости
Предложение по расчету стоимости скважин
Повышение эффективности документооборота
Навигация
Повышение эффективности документооборота
Управление затратами на предприятии ОАО "ТНК-Нягань"
192910
знаков
14
таблиц
2
изображения
3.3 Повышение эффективности документооборота
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
На исследуемом предприятии существует проблема в эффективном документооборота. С внедрением управленческого учета и бюджетирования появилась большая потребность в информационном обеспечении структурных подразделений. Вследствие постоянных организационных изменений, происходит периодическое изменение справочников центров ответственности и мест возникновение затрат. Движение структурных изменений и объектов приводит к обновлению справочников. Вовремя не полученная информация об изменениях приводит к неправильному кодированию первичных затратных документов.
Большая часть ответственных исполнителей за кодирование находится в дали от города на месторождении и поэтому для эффективного поддержания систем управления необходима эффективная система документооборота. Случалось и такое ,что служебные записки и приказы не доходили до адресатов вообще.
Движение основных средств вообще ни как не регламентировано с справочниками кодирования, амортизация может начисляется на старые шифры и формировать прямые затраты не по эксплуатантам. Только полное и своевременное информирование может избавить от неправильного отнесения затрат.
Полное информирование и уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и непрерывный производственный процесс. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.
Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.
В полной мере всем этим требованиям отвечает система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, программный продукт, разработанный компанией АйТи на базе Lotus Notes. Технологии Lotus широко используются для организации совместной работы и автоматизации документооборота. При разработке системы БОСС-Референт были учтены требования Государственной системы документационного обеспечения управления, а также специфика исторически сложившейся системы делопроизводства в России. Поэтому применение системы не ограничено специализацией или размером организации.
Система может использоваться в любой организации, где требуются получение целостной картины о ходе подготовки и обработки документов, контроль исполнения поручений, регистрация входящей, исходящей или внутренней корреспонденции с последующей обработкой, ведение истории контактов, переписки с клиентами и поставщиками. учет работы с договорами.
Гибкость системы. Гибкость, надежность, маcштабируемость, безопасность, интегрированность — эти характеристики используют практически все поставщики корпоративных информационных систем. Однако в каждом отдельном случае в зависимости от возможностей системы данные характеристики наделяются разным содержанием. Определенную сложность в их понимании вызывает тот факт, что между ними имеются связи, содержание которых также варьируется от системы к системе. Начнем рассмотрение названных терминов с понятия "гибкость".
Гибкость применительно к системам автоматизации традиционно понимается как возможность адаптации системы с учетом потребностей предприятия-заказчика. Адаптация может осуществляться разными средствами.
Параметрическая настройка. В "гибкой" программе имеются формы настройки, в которых пользователь при помощи простого переключателя устанавливает или отменяет те или иные возможности программы (параметры).
Модификация и развитие системы с учетом потребностей заказчика. Для этих целей служат встроенные средства, ядро которых составляет язык разработки приложений. Система может дорабатываться на стадии внедрения или в ходе ее эксплуатации, в том числе и специалистами самого предприятия. В последнем случае заказчику передается программный код системы, что имеет смысл только в том случае, если самой структурой системы гарантируется возможность ее безопасного развития. Чем выше уровень языка доработки и модификации программы, тем эти доработки выполняются быстрее, а значит, и обходятся дешевле.
Визуальная настройка экранных форм на уровне пользователей. "Гибкая" система предоставляет возможность пользователю самому настроить систему таким образом, что рядовой бухгалтер в карточке клиента, например, будет видеть ограниченное число полей и его действия будут регламентированы редактированием банковских реквизитов клиента. В то же время главный бухгалтер будет видеть намного больше полей и сможет редактировать и кредитный лимит, и группу иен, установленных для данного клиента, и т. п. Достигается это перемещением полей экранных форм, изменением атрибутов, удалением одних и выводом на экран других полей текущей таблицы, но все — в рамках выданных прав пользователю.
Связь с другими программами. Для этого специалистам предприятия необходимо знать структуру данных системы. При наличии у пользователей программного кода очень просто осуществить связь системы с уже имеющимися на предприятии программами других разработчиков, автоматизированными рабочими местами и пр. "Гибкая" система поддерживает также стандартные программные библиотеки, предназначенные для обмена данными между программами разных разработчиков. Качество средств экспорта-импорта определяет удобство и скорость передачи и получения данных из других систем.
Разнообразные генератора отчетов, ориентированные на разные категории пользователей. Наряду со сложными генераторами, предназначенными для создания опытными программистами сложных отчетов, в системе необходимы такие генераторы, при помощи которых любой пользователь может, не прибегая ни к чьей помощи, сделать необходимый ему отчет для анализа деятельности своего подразделения.
Эту же систему я бы посоветовал использовать предприятию ОАО "ТНК-Нягань".
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В рамках проведенной реорганизации из организационной структуры в ОАО "ТНК-Нягань", привело к необходимости уделять большее внимание состоянию себестоимости продукции и внутренних услуг, т.е. осуществлять эффективное управление базой себестоимости – затратами. В связи с этим основной задачей данной практической работы является описать какие системы управления затратами существуют на предприятии ОАО "ТНК-Нягань", путем изучения практической области в управление издержками и проведения анализа процесса управления затратами на конкретном предприятии. Задачи, поставленные в начале работы, выполнены. Проведено исследование в области управления затратами. В ходе проведенного анализа, существующей в рамках ОАО "ТНК-Нягань" системы управляемой затратами, выявлена большая разобщенность между элементами системы, их независимость друг от друга, что сильно отражается на качестве управления. Главной причиной неэффективного управления, я вижу в неумении руководства управлять чем-то, кроме производственного процесса. При проведении поэлементного анализа процесса управления затратами выявлены следующие недостатки:
- недостатками при проведении учета затрат является, во-первых, предоставление информации по истечении месяца следующего за отчетным, что не позволяет вести оперативное управление затратами; во–вторых, не соблюдается точность при отнесении затрат согласно мест их возникновения; в третьих не желание руководителей воздействовать на бизнес-процессы. Не придается большой важности тому, что полученная в ходе пообъектного учета и соответственно анализа информация не учитывается при принятии управленческого решения.
Положительные стороны эксплуатируемых систем управления затрат.
Процесс управления затратами с делением центров ответственности и мест возникновения затрат заключается в следующем:
- до каждого центра затрат плановой службой, доводятся плановые показатели по объему работ, предстоящим расходам;
- за каждый месяц плановой службой формируется информация по затратам структурных подразделений, в разрезе статей затрат;
- плановой службой каждый месяц формируется отчеты об отклонениях по каждому ЦО;
- центры ответственности, анализируя состав себестоимости, сложившейся за отчетный период, выявляют виновников происшедших отклонений и объясняют причины случившегося;
- по перерасходу смет в части затрат, за уровнем которых определена ответственность конкретных лиц, службой ОтиЗ, согласно разработанной методики устанавливается размер взыскания за отрицательные результаты работы. В случае положительного эффекта рассматривается вопрос о поощрении центров ответственности;
- центрами ответственности совместно с экономической службой проводится изыскание резервов снижения себестоимости, а также разрабатываются мероприятия по недопущению перерасхода смет в будущем периоде;
- контроль за выполнением принятых мероприятий возлагается на контролирующие органы, согласно специфике выполняемых функций;
- каждым центром ответственности составляются прогнозы на будущее, с учетом введенных в действие и планируемых мероприятий по снижению себестоимости, которые впоследствии учитываются при разработке плана путем проведения корректировки.
Главное приобретение предприятия, в связи с изменением системы управления затратами в следующем:
- оперативный, качественный учет затрат, позволяющий своевременно реагировать на изменения в окружающей среде предприятия.
Возможности управленческого учета бесконечны, а пути его совершенства безграничны.
Похожие работы
... предприятия; - благоприятные взаимоотношения с государственными природоохранными органами, общественностью и «зелеными» движениями.[4] 1.2 Задачи и функции экологического менеджмента нефтегазодобывающих предприятий Основными целями экологического менеджмента нефтегазодобывающего предприятия являются: Ø Снижение общей площади нарушенных и загрязненных нефтепродуктами земель; &# ...
... активности предприятия (коэффициент оборачиваемости) в финансовом аспекте; рентабельности капитала в поисках резервов». 2.2 Разработка маркетинговой стратегии и системы контроллинга в антикризисном управлении предприятием Уже не раз отмечалось, что в условиях трансформации российской экономики в деятельности хозяйствующих субъектов существенно повысился фактор неопределенности, увеличился ...
... о положительных, так и отрицательных результатах своей деятельности в области ОТ, ПБ и ООС Поощрять вклад работников в улучшение работы по ОТ, ПБ и ООС. Глава III. Технологии рекультивации загрязненных земель нефтяного комплекса Октябрьского района Север не только нефть, газ, и другие природные ресурсы, прежде всего это уникальная природа, включающая обширные водные и болотные системы. По ...
... движение большинства стран в мире в сторону экономических реформ и развития рыночных отношений. Появившиеся в результате эволюции Концессионном соглашении соглашения о разделе продукции характеризовались одной из основных черт, характерных для гражданско-правовых соглашений - равенство сторон в правоотношении. В практике заключения Концессионном соглашении имеются примеры соглашений, в которых ...
0 комментариев