Навигация
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
32152
знака
0
таблиц
0
изображений
1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1.2.1 Приказ, постановление
Приказ, постановление – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.
Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.
В распорядительной части излагается решение руководителя.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.
В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.
До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.
В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению - заместители.
1.2.2 Распоряжение
Распоряжение – документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.
Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению - заместители.
Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.
Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года.
1.2.3 Инструкция
Инструкция – документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.
В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – на подпункты.
Инструкции визируются руководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.
1.2.4 Подготовка документов к заседаниям коллегии
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием их должности и организации.
Указанные документы не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за три дня до заседания.
Решение – документ, принимаемый коллегией в целях решения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.
Слово «РЕШИЛА» печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или должностные лица.
Заседания коллегии оформляются протоколом.
Проекты решения коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный или установленной коллегий срок.
1.2.5 Акт
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной част акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например:
Составлен в трех экземплярах:
· 1-й экземпляр-
· 2-й экземпляр-
· 3-й экземпляр-
Количество экземпляров акта определяются числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
Похожие работы
... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют ...
... ; – не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано. 2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов 2.1 Общие положения Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает ...
... // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24. 49. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996. Приложение 1 ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству ___________№_______ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ...
... вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм ...
0 комментариев