Правила составления и оформления документов по личному составу

Министерство Образования и Высшей школы

Республики Коми

Профессиональное училище № 25

ПИСЬМЕННАЯ

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: Правила составления и оформления документов по личному составу.

Учащаяся: Мартьянова Татьяна Александровна

Группа: № 109

Профессия: Секретарь-машинистка

Преподаватель: Шумихина Наталия Евгеньевна.

Инта

2001г.

Содержание.

Раздел I.

Общая часть.

Структура административного аппарата и должностные обязанности директора предприятия, главного бухгалтера и секретаря с 3 по 5 стр.

Организация рабочего места секретаря с 5 по 6 стр.

Раздел II.

Основная часть.

Приказы по личному составу с 6 по 8 стр.

Личная карточка с 9 по 9 стр.

Личное дело с 9 по 12 стр.

Приём на работу с 12 по 14 стр.

Перемещение с 14 по 14 стр.

Увольнение с 14 по 15 стр.

Трудовая книжка с 15 по 17 стр.

Раздел I.

Общая часть.

1.1. Структура предприятия и должностные обязанности административно-управленческого аппарата необходимо раскрыть кратко. Подробно описать должностные обязанности секретаря данного предприятия.

Структура административного аппарата ООО «Атлант».

Свою производственную практику я проходила в фирме «Атлант». Это открытое общество, занимающееся строительной деятельностью.

Структуру административного аппарата можно изобразить по следующей схеме:

ДИРЕКТОР

ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР СЕКРЕТАРЬ

Директор

Директор руководит предприятием в целом, а также отделами и другими структурными предприятиями.

Создает условия для высокопроизводительной работы предприятия и повышения эффективности труда на всех участках предприятия.

Осуществляет контроль за качеством работы служащих. Обеспечивает расширение и развитие материально-технической базы предприятия.

Создает безопасные условия труда работникам предприятия.

Координирует работу своих заместителей.

Обеспечивает строгое соблюдение финансовой и штатной дисциплины.

Решает все вопросы деятельности предприятия в пределах предоставленных ему прав.

Руководит подбором и расстановкой служащих (рабочих), принимает меры к наилучшему использованию их знаний и опыта.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер обеспечивает правовую постановку и достоверность учета, контроль за сохранностью государственной собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Обеспечивает правильное и своевременное начисление и перечисление государственных налогов, отчислений от прибылей и других платежей в бюджет РФ.

Следит за сохранностью бухгалтерских документов.

Контролирует правильный и своевременный прием материальных ценностей, своевременное проведение инвентаризации денежных средств, правильное расходование заработной платы, приемы других вознаграждений.

На него возлагается обязанности связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.

Секретарь

Секретарь выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений.

Получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям.

Организует телефонные переговоры.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы.

Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемо-переговорным устройствам.

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников.

Организация рабочего места секретаря.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а так же с учетом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильной организации.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; в помещение приемной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для её размещения.

Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский. Вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьером приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение.

Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место.

Раздел II.

Основная часть:

Правила составления и оформления документов по личному составу.

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

В состав документов по личному составу входят: