Краткая характеристика предприятия (фирмы) и организация работы с документами

4. Краткая характеристика предприятия (фирмы) и организация работы с документами

Данный вопрос рассмотрим на примере коммерческого Банка.

Банковское дело и банковские операции являются высокоспецифичными. Специфичен и учет этих операций и документооборот банка.

Банк работает со своими собственными средствами, средствами клиентов, заемными средствами размещая их от своего имени в активы.

Банк, являясь финансовым посредником, в соответствии с Законом «О банках и банковской деятельности», осуществляют следующие основные виды операций:

- привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

- размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

- открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

- осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков - корреспондентов, по их банковским счетам;

- инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- купля - продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах (по отдельной лицензии);

- привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (по отдельной лицензии);

- выдача банковских гарантий;

- выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

- приобретение права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

- доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

- осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей;

- лизинговые операции;

- оказание консультационных и информационных услуг.

Банк вправе осуществлять и другие операции в соответствии с действующим законодательством. Перечень разрешенных операций определяется лицензией, выдаваемой кредитной организации Банком России [10].

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик» [7].

Оформить информационно-справочный документ в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003

Приведем пример оформления бланка письма.

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ГОРНОГО ДЕЛА ул. Тургенева, 51, г.Хабаровск, 680000 тел.(4212)77-11-01, телетайп 0200002 ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000 ИНН КПП 0000000000 000000000		Директору научно-исследовательского института радиационной техники А.С.Штаню
09.10.2008 № 13-3/54 На № 15-4/79 от 27.08.2003

О возвращении технического проекта на АСУ «Кадры»

Возвращаем технический проект на АСУ «Кадры» в связи с тем, что он имеет существенные недостатки, требующие переработки.

Предлагаем направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов.

Просим сообщить заранее о времени его командирования.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Заместитель директора

личная подпись

И.И. Иванов

Сёмина Юлия Петровна

Тел. 50 37 13

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.  Банк, В.Р. Организация и бухгалтерский учет банковских операций – М.: Финансы и статистика, 2004.

2.  Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов –на-Дону, «Феникс», 2007.

3.  Ботавина Т.А. Этика делового общения. – М.: Инфра-М, 2004.

4.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

5.  Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2005.

6.  Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

7.  Козлова, Е.П., Е.Н. Галанина Бухгалтерский учет в коммерческий банках– М.: Финансы и статистика, 2006.

8.  Левин А. Самоучитель полезных программ. – М.: «Нолидж», 2009.

9.  Макарова Н. Компьютерное делопроизводство. Учебное пособие. – М.,2008.

10.  Смирнова, Л.Р. Банковский учет– М.: Финансы и статистика, 2006.

11.  Холопова Т.И., Лебедева М. М. Протокол и этикет для деловых людей. – М.: ИНФРА-М, 2004

12.  Электронный ресурс: http://mgup-vm.ru/russian/08.html

ТЕСТ № 10

1. Каким бывает вербальное общение ?

а) устное;

б) письменное;

в) мимика.

2. Какие группы документов обращаются в организациях ?

а) организационные документы;

б) распорядительные документы;

в) информационно-справочные документы;

г) финансово-бухгалтерские документы.

3. Является ли общение частью ведения дел организации ?

а) да;

б) нет;

в) иногда.

4. Условия применения позиционного подхода к ведению переговоров:

а) немедленный выигрыш важнее будущих отношений;

б) интересы сторон взаимозависимы;

в) компромисс принципов неприемлем для сторон;

г) стремление к сотрудничеству, а не соперничеству.

5. К формальным методам понимания можно отнести:

а) слушание;

б) наблюдение;

в) участие;

г) зондирование.

6. Каким может быть общение по содержанию ?

а) когнитивным;

б) деятельностным;

в) материальным;

г) мотивационным;

д) кондиционным.

7. Какие барьеры могут возникать в процессе общения ?

а) сенсорные;

б) информационные;

в) технологические;

г) социальные;

д) индивидуальные.

8. К общим функциям документа можно отнести:

а) культурную;

б) коммуникативную;

в) информационную;

г) доказательную;

д) социальную.

9. Какие требования могут предъявляться к информации ?

а) достоверность;

б) полнота;

в) экономичность;

г) оперативность;

д) краткость.

10. Какие документы необходимо утверждать ?

а) тарифные ставки;

б) договоры;

в) гарантийные письма;

г) докладные записки.