Оформление служебных документов

Введение

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определенные. Деловой язык – это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы («коим образам», «прошу не отказать», «при этом направляем», «дана настоящая» и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем… языка, – говорит известный филолог А.Н. Ефимов, – принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное». [2]

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический – стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

«Стиль законодательно-распорядительных документов, – отмечал академик Л.В. Щерба, – «язык законов» – требует, прежде всего, точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза». [5]

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов («Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписью и приложением печати удостоверяется»). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не «я прошу») а «институт просит», «Министерство не возражает»). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

На сегодняшний день тема моего исследования актуальна, т. к. стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8–10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. «приветствие в адрес», «упреки в адрес» ', «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т.д.).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: «начать борьбу за…», «увязать вопрос», «заострить внимание», «нацелить внимание», «поставить во главу угла», «в центре внимания», «мы имеем на сегодняшний день», «трудно переоценить значение» и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика – обязательно резкая, поддержка – всегда горячая и т.п.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

1. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. Правила оформления телефонограмм

 

Телефонограмма (ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как писать служебные письма

·  Определитесь с целью письма.

·  Укажите характер вашего письма.

·  Краткость – залог получения ответа.

·  Какого именно действия вы добиваетесь?

·  Старайтесь выразить суть письма в тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.