Функции риэлтерской фирмы

1.2 Функции риэлтерской фирмы

К основным функциям риэлтерской фирмы относят:

1) осуществление любых операций на рынке недвижимости в соответствии с законодательством с участием государственных органов, юридических и физических лиц с получением прибыли;

2) получение информации о продаваемом или сдаваемом в аренду имуществе и о требованиях потенциальных покупателей или арендаторов;

3) изучение спроса и предложения на рынке недвижимости;

4) регистрация поступающих предложений по продаже или передаче в аренду объектов недвижимости, проведение ознакомительного осмотра. В отдельных случаях заключение эксклюзивных договоров между собственниками и агентством;

5) осуществление поиска потенциальных покупателей и арендаторов, установление с ними деловых контактов;

6) организация ознакомления покупателей или арендаторов с продаваемым или сдаваемым объектом недвижимости;

7) оформление заявки покупателей, подбор вариантов продаж или сдачи внаем;

8) согласование договорных условий, оформление операции с недвижимостью;

9) в ходе подготовки и совершения сделки представление права и законные интересы всех сторон по договору;

10) обеспечение своевременного получения платежных документов по окончании сделок;

11) информирование клиентов о поступивших подходящих предложениях, консультировать по вопросам, касающимся характеристики рассматриваемых объектов недвижимости и степени соответствия их определенным требованиям;

12) организация подписания договоров о купле-продаже или передаче в аренду объектов недвижимости;

13) содействие своевременному оформлению необходимых клиентам для заключения сделки документов, обеспечивать их сохранность;

14) представление интересов клиентов при осуществлении взаимодействия с другими специалистами агентства и иных учреждений, участвующих в оформлении сделок;

15) составление установленной отчетности о выполняемой работе.

16) реклама своей деятельности;

17) получение от органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, и иных органов необходимую информацию об объектах недвижимости и правах на нее, а также о юридических и физических лицах - сторонах в сделке;

18) получение в разумно необходимый срок в государственных органах и иных организациях (в органах опеки и попечительства, в учреждениях юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество, в жилищно-эксплуатационных организациях, в органах внутренних дел, в налоговых органах, в психоневрологических диспансерах и др.) информационные справки и документы, необходимые для осуществления операций с недвижимым имуществом, при наличии соответствующего договора с собственником (владельцем) или на основании надлежащей доверенности.

Закон о риэлтерской деятельности до сих пор не принят, следовательно, законодательно перечень услуг, оказываемых риэлтерской фирмой, не закреплен. Таким образом, агентство самостоятельно определяет, какие услуги оно будет предлагать своим клиентам.

Как было указано выше, к риэлтерским услугам можно отнести:

1) деятельность риэлтора в качестве агента или поверенного;

2) деятельность риэлтора в качестве брокера;

3) деятельность риэлтора в качестве дилера;

4) деятельность риэлтора в качестве посредника при заключении сделок с недвижимым имуществом или правами на него между третьими лицами;

5) деятельность риэлтора по организации торговли недвижимым имуществом;

6) деятельность риэлтора по созданию отдельных объектов недвижимого имущества с целью последующей их продажи, передачи в возмездное пользование;

7) деятельность риэлтора по доверительному управлению недвижимым имуществом;

8) деятельность риэлтора по предоставлению консультационных услуг, услуг по изучению конъюнктуры рынка, иных возмездных услуг, сопутствующих гражданскому обороту недвижимого имущества.

Качество предоставленных потребителю риэлтерских услуг определяется выполнением риэлтором всех предусмотренных в заключенном им с потребителем договоре условий. В случае, если предоставление потребителю услуги в соответствии с договором должно было быть осуществлено в том числе путем заключения и исполнения риэлтором сделки с третьим лицом (лицами), качество услуги определяется также надлежащим выполнением риэлтором принятых им на себя обязательств перед указанным третьим лицом.[8]

Качество предоставленной потребителю риэлтерской услуги, связанной с приобретением в собственность или в пользование потребителя, либо продажей (передачей в пользование другому лицу), принадлежащего потребителю недвижимого имущества, определяется также с учетом выполнения риэлтором определенных потребителем условий о цене приобретения (продажи) имущества, размере платы за его использование, о качестве и эксплуатационных характеристиках имущества.

Риэлтор, оказывающий потребителю услугу, связанную с приобретением в собственность последнего недвижимого имущества, обязан обеспечить потребителю юридическую возможность его дальнейшего использования в его собственных интересах, в частности:

1) приобрести недвижимое имущество в собственность потребителя свободным от прав и иных законных притязаний на него со стороны третьих лиц;

2) приобрести недвижимое имущество того целевого назначения, которое было определено потребителем;

3) приобрести недвижимое имущество, в отношении которого отсутствуют предписания о его аварийном состоянии, недопустимости к использованию в связи с несоответствием санитарно-гигиеническим, противопожарным и экологическим нормативам, в случае, если это не предусмотрено договором;

4) передать потребителю правоустанавливающий документ на недвижимое имущество, а также любые иные относящиеся к оказанной услуге документы, требовать передачи которых потребитель вправе;

5) при исполнении договора с потребителем и в последующем не разглашать информацию о заключенной им в интересах потребителя сделке;

6) проводить самостоятельно экспертизу документов, относящихся к приобретаемому в собственность потребителя недвижимому имуществу на предмет их достоверности.

Выполнение риэлтором этих обязанностей осуществляется вне зависимости от наличия специальных указаний об этом в договоре, заключаемом им с потребителем.

Приобретение риэлтором в собственность потребителя спорного недвижимого имущества либо имущества, юридическая возможность использования которого потребителем впоследствии будет затруднена по иным обстоятельствам, допускается лишь при наличии прямого указания на это в договоре либо при наличии иного прямого письменного согласия потребителя.

Своевременность предоставления риэлтором потребителю услуги определяется в соответствии со сроком (сроками) исполнения риэлтором принятых им на себя обязанностей, определенным в заключенном между указанными лицами договоре. В случае, если в договоре отсутствует указание на такой срок, в том числе при невозможности точного его определения, своевременность предоставления риэлтором услуги потребителю определяется в соответствии с обычно предъявляемыми для этого требованиями, исходя из сложившейся в данной местности деловой практики.

Каждый вид деятельности осуществляется на основании договора, заключаемого между фирмой и клиентом.

Предоставление риэлтором услуг юридическим и физическим лицам осуществляется на основании заключаемых между ними письменных договоров. В соответствии со ст. 420 ГК РФ договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Риэлтерские агентства, осуществляя свою деятельность, заключают различные договоры об оказании услуг. Это могут быть договоры возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ), договор агентирования (гл. 52 ГК РФ). Соответственно, существенные условия заключаемого договора будут зависеть от содержания существенных условий указанных выше договоров. Законодательство РФ не содержит требований относительно формы договора по оказанию риэлтерских услуг, поэтому в данном случае следует применять общие положения гражданского законодательства относительно формы сделок. Согласно § 1 "Понятие, виды и форма сделок" гл. 9 ГК РФ договоры об оказании риэлтерских услуг должны совершаться в письменной форме.[1]

Гражданское законодательство также не содержит требований относительно обязательных условий договора по оказанию риэлтерских услуг, поэтому риэлтор вправе самостоятельно разрабатывать условия договоров на выполнение отдельных видов риэлтерских услуг (осуществление отдельных видов риэлтерской деятельности) и предлагать их к принятию потребителям путем присоединения к предложенным договорам в целом.

В зависимости от особенностей оказываемых услуг каждый договор имеет свои отличительные черты.

1.3 Рациональная организация риэлтерских предприятий

Рассмотрим необходимые условия для организации риэлтерской бизнеса.

Для осуществления риэлтерского деятельности необходимо:

1.  зарегистрировать юридическое лицо, одним из видов деятельности которого является риэлтерская деятельность или получить регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя без организации юридического лица;

2.  обучить специалистов в специализированном учебном центре на курсах риэлторов;

3.  организовать поиск клиентов, нуждающихся в риэлтерских услугах и начать осуществлять риэлтерскую деятельность.

Как правило, бизнес начинают минимальным составом - от двух до четырех человек. Если деятельность развивается успешно, то состав предприятия может увеличиваться. Введение новых сотрудников приводит к повышению эффективности предприятия. Сохраняется желание к дальнейшему увеличению предприятия. С определенного момента возникают сложности в управлении - директор не успевает следить за деятельностью подчиненных, что приводит к ошибкам и проведению «левых» сделок (выполняются под маркой фирмы, но финансовые результаты полностью присваивают лица, проводившие сделку). Это наносит финансовый ущерб и негативно сказывается на имидже предприятия. Встает вопрос о рациональной структуре предприятия и организации.

Проведенный анализ опыт большого числа предприятий, осуществляющих риэлтерские услуги с различной эффективностью, позволил выявить основные причины, влияющие на эффективность предприятия:

•  организационная структура предприятия;

•  лидерские качества руководителя;

•  квалификация сотрудников и соответствие занимаемой должности;

•  численность предприятия.

Для определения четких критериев риэлтерского предприятия примем следующие признаки рационально организованного предприятия:

•  фирма строится по иерархическому принципу;

•  чем больше эффективно работающих специалистов в фирме, тем лучше ее состояние ее бизнеса;

•  руководитель любого звена может эффективно управлять не более 7 специалистами (выводы психологов);

•  штат фирмы должен квалифицированно решать все задачи, стоящие перед фирмой и успешно преодолевать трудности конкурентной борьбы. [11]

На основании этих признаков можно вывести формулу, определяющую предельную численность рационально организованного предприятия:

где

К— число сотрудников рационально организованного предприятия;

 п — число уровней организации предприятия (натуральное число);

N - максимально число уровней организации предприятия.

Любая фирма должна иметь первого руководителя. Первый руководитель нанимает работников, организует и руководит их деятельностью, ведет административно хозяйственную деятельность. Возможные варианты.

1) При N = 0 число сотрудников равно единицы. Данная ситуация соответствует случаю - индивидуальный предприниматель. Индивидуальные предприниматели - риэлторы на рынке недвижимости практически не работают, так как клиенты предпочитают иметь дело с фирмами, считая их более надежным вариантом;

2) При N = 1 число сотрудников К может варьироваться от 2 до 8. Минимальный состав одноуровневой фирмы 2 человека. На практике

такой состав встречается на начальном этапе существования фирмы. Чаще всего это семейная пара, организовавшая юридическое лицо и делящая мужду собой все обязанности – директора, бухгалтера, секретаря, водителя и риэлтора. Работа в такой фирме достаточно сложна, утомительна. Большое количество дополнительных обязанностей отвлекает от основного дела – риэлтерской деятельности. Прием новых сотрудников позволяет произвести специализацию, повысить эффективность каждого специалиста.

Предельный состав рационально организованной одноуровневой фирмы (1 руководитель и 7 подчиненных).(см. прил.№1) Дальнейшее развитие фирмы должно происходить путем введения двухуровневой системы организации предприятия.

3) При N=2 число сотрудников К должно не превышать 57.

Фирму с двухуровневой организацией назовем – средней фирмой. Такая фирма состоит из группы подразделений. Организацией и руководством подразделений занимаются руководители среднего звена. Первый руководитель взаимодействует с руководителями среднего звена (начальники отделов). В таком предприятии создается несколько риэлтерских подразделений (отделы по районам города, отдел по земле и загородным объектам, отдел по междугородним сделкам). Наряду, со специалистами, работающими с клиентами (риэлторы, юристы, оценщики, строители) (см. прил.№2) и непосредственно участвующих в формировании прибыли фирмы, присутствуют «непроизводственные» специалисты (работники бухгалтерии, отдела маркетинга, охранники и секретари. Общее количество «непроизводственных» специалистов должно не превышать 20-25% от общей численности предприятия.

Обязанности по кадровому учету специалистов предприятия целесообразно вменит секретарю директора.

Специалисты отдела маркетинга осуществляют рекламную деятельность, изучают тенденции развития рынка недвижимости, отслеживают деятельность конкурентов, следят за поддержанием высокого имиджа предприятия. Число специалистов отдела маркетинга должно быть не более четырех. Вопросы обучения и переподготовки специалистов предприятия вменить в обязанности одному из специалистов отдела маркетинга.

Охранники включаются с состав отделов и могут параллельно исполнять функции секретаря отдела.

4) При N = 3 число сотрудников К не должно превышать 400.

Такое предприятие назовем крупной фирмой. Первый руководитель (генеральный директор) руководит работой совета директоров [см. прил. № 3] и взаимодействием дирекций между собой. Директоры по направлениям деятельности возглавляют соответствующие дирекции. Секретарь - референт осуществляет техническую подготовку и фиксацию работы Советов директоров, регулирует поток внешних обращений по каналам связи (телефон, факс, почта, электронная почта), общается с посетителями и определяет, кто может решить их вопрос и обеспечивает взаимодействие посетителя и специалиста фирмы.

В рационально организованной фирме существует четкое разграничение полномочий членов Совета директоров и порядок взаимодействие дирекций по производственным вопросам. Действует регламент работы Совета директоров и принятия решений. График проведения Советов директоров составляется как минимум на два месяца, а план работы на год. Разработана классификация вопросов и определен уровень, на котором они могут быть решены.

Существуют заместители генерального директора из числа директоров, которые исполняют обязанности генерального директора в его отсутствие. Обычно заместителем генерального директора назначают финансового директора или директора по перспективному развитию, хотя могут быть и другие варианты.

Предложен один из вариантов организации дирекции вторичного рынка. [см. прил.№4] В дирекции работают риэлторы, оценщики, юристы и охранники. В крупных фирмах риэлторы могут подразделяться на категории, в зависимости от их квалификации (стажер, риэлтор, риэлтор высшей категории, риэлтор-наставник).

Отделы 1- 4 располагаются в различных районах города в филиалах предприятия. Они специализируются на привлечении и обслуживании жителей соответствующего района. Это позволяет предоставлять быстро и квалифицированно риэлтерские услуги внутри района, четкое взаимодействие между отделами, совершающие сделки, в которых участвуют клиенты из разных районов.

Отдел дач, особняков и земли специализируется на предоставлении риэлтерских услуг, как правило, в пригородной зоне. Специалисты этого отдела должны хорошо владеть особенностями заключения сделок с дачами, особняками и землей. Как правило, по каждому объекту проводится оценка стоимости и создается видеоролик или фотопрезентация. Это позволяет предметно разговаривать с клиентами в офисе. Показ на месте организуется для тех клиентов, которые заинтересуются предложенными материалами. Специалисты этого отдела, должны хорошо знать пригород иметь необходимые транспортные средства и мобильную связь.

Отдел междугородных обменов занимаются решением проблем клиентов, которые хотят сменить город проживания, купить или продать объект недвижимого имущества в другом городе. Эти услуги самые затратные по времени и по финансовым средствам и сопряжены с командировками и взаимодействием с риэлтерскими предприятиями других городов (если нет собственных филиалов). Однако эти сделки приносят и больший доход предприятию, из-за большой разницы цен на недвижимость в разных городах.

В городах, где наблюдается экономический рост, существенно увеличивается население за счет миграции из неблагополучных районов. Возникает потребность во временном жилье. Рынок аренды жилья активизируется. Отдел аренды жилья предлагает собственникам жилья квалифицированную помощь по юридическому оформлению договора аренды и писка клиентов, а арендаторам поиск необходимого жилья. Эти операции приносят наименьшую прибыль. На их обслуживание обычно используют риэлторов-стажеров или временных работников, обычно студентов.

Дирекция первичного рынка занимается реализацией объектов недвижимости в новостройках в качестве посредников фирм представляющих интересы собственников этих объектов. В данном подразделении могут создаваться отделы, которые привлекают клиентов для долевого строительства домов или продажи объектов недвижимого имущества в рассрочку.

Дирекция по девелопменту реализует программы реконструкции и создания нового жилья, используя собственные и заемные средства. Девелопмент из дополнительной услуги покупателям и продавцам в виде ремонтных и реконструкционных работ в квартирах и домах перерос в самостоятельный полноценный бизнес. Сегодня девелоперские структуры занимаются реконструкцией расселенных коммунальных квартир и особняков под офисы и жилье, созданием мансардных этажей на существующих зданиях, реконструкцию квартир на первых этажах под магазины с отдельным входом, возведением павильонов и ангаров, строительством многоэтажных домов. Эти операции требуют привлечения больших средств на длительный период, поэтому девелоперские проекты должны быть тщательно проработаны и получить оценку различных специалистов.

Дирекция по общим вопросам состоит из технического отдела (3 - 4 чел.), отдела кадров (2-3 чел.), службы безопасности (4-6 чел.), отдела дополнительных услуг (3 - 4 чел.). Технический отдел обеспечивает работников предприятия всем необходимым для успешной работы (офисная мебель, компьютерная техника, средства связи, средства передвижения и расходные материалы). Отдел кадров занимается осуществлением кадровой политики предприятия (подбор, ведение базы данных «Кадры», контроль за карьерным ростом специалистов) и решением социальных вопросов работников предприятия. Служба безопасности обеспечивает безопасность деятельности предприятия, следит за сохранением коммерческих тайн предприятия. Отдел дополнительных услуг занимается реализацией товаров и услуг, сопутствующих основным услугам. Это может быть магазин стройматериалов, художественный салон или кафе.

Финансовая дирекция состоит из планово - экономического отдела (3 -4 чел.) и бухгалтерии (3-5 чел.). Планово - экономический отдел занимается составлением бюджета предприятия, проводит экономический анализ инвестиционных предложений и планирование финансовых потоков. Бухгалтерия занимается бухгалтерской отчетностью, ведет учет затрат и себестоимость работ и услуг, проводит расчеты с клиентами и работниками предприятия.

Дирекция по маркетингу является одним из важнейших подразделений предприятия. В ней разрабатываются миссия предприятия, маркетинговая стратегия и тактика, фирменный стиль, рекламная компания.[28] Кроме того, дирекция по маркетингу осуществляет работы по созданию новых и внедрение существующих информационных технологий, необходимых для успешной работы и развития предприятия, занимается вопросами организации обучения и переподготовки кадров.(cм. Прил. №5)

Информационно - аналитический отдел занимается мониторингом рынка недвижимости и других градопределяющих рынков, прогнозирует тенденции развития рынка недвижимости, разрабатывает миссию предприятия. Специалисты отдела создают и пополняют банк данных по всем вопросам относящихся к компетенции отдела.

Отдел рекламы разрабатывает фирменный стиль (совокупность изобразительных, визуальных, информационных средств, с помощью которых фирма подчеркивает свою индивидуальность) и правила его использования, проводит рекламные компании, создает фирменную продукцию (вывески, указатели, визитки, бланки и т. п.). В состав отдела входят дизайнеры и специалисты PR.

Отдел информационных технологий занимается разработкой новых и внедрение существующих информационных технологий на рабочих местах специалистов предприятии:

• формирует локальную компьютерную сеть предприятия, организуют систему автоматизированного документооборота предприятия;

•  создают и поддерживают web - сайт предприятия;

•  обеспечивают подключение к глобальной компьютерной сети, обслуживающей риэлтерские и девелоперские предприятия города и страны.

Отдел обучения и презентаций занимается вопросами переподготовки и обучения специалистов, проведением мероприятий рекламирующие деятельность предприятия (выставки, презентации, рекламные акции) и мероприятия повышающие имидж предприятия (выставки детского творчества, конкурсы и спортивные соревнования, благотворительные акции). Специалисты отдела изучают образовательные программы, предлагаемые для обучения и повышения квалификации работников фирмы различными образовательными учреждениями, оценивают их эффективность и предлагают Совету директоров программу обучения и переподготовки специалистов. Первичный инструктаж вновь принятых на работу специалистов и отдельные вопросы ведения и организации бизнеса специалисты отдела ведут самостоятельно.

5) Для значений N > 3 не изучено, так как управление гигантских риэлтерских фирм многократно возрастает и под силу только управленцам высочайшего класса. При необходимости дальнейшего развития бизнеса, разумнее создавать группы предприятий объединенных одним фирменным стилем и высшим руководством.

Глава 2 Анализ регионального рынка риэлтерских услуг, анализ организации деятельности риэлтерской фирмы