Перспективы применения трудовых книжек

3. Перспективы применения трудовых книжек

 

Трудовая книжка до недавнего времени являлась основным документом о качестве трудовой деятельности и стаже работника. Сегодня необходимость этого документа, имеющего давнюю историю, ведущую свое начало от европейского трудового законодательства, многие российские законодатели ставят под сомнение.

Говоря о перспективах применения трудовых книжек, необходимо в первую очередь уделить внимание основным ошибкам, встречающимся при заполнении трудовых книжек и их исправлению.

На сегодняшний день действует несколько документов, затрагивающих ведение, заполнение и хранение трудовых книжек. Это Трудовой кодекс РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69. Несмотря на детальное регламентирование вопросов по заполнению трудовых книжек, на практике при внесении в них записей допускается множество нарушений.

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Обязанность ведения трудовой книжки возложена на работодателя (за исключением работодателей – физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и не имеют права оформлять трудовые книжки). Так, работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) должен заводить трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил). Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Однако в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Следует отметить, что решением Верховного Суда РФ от 19.05.2007 № ГКПИ07-564 подтверждено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, поскольку это не противоречит ТК РФ, в котором не содержится норм, возлагающих на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников.

Распространенной ошибкой при оформлении трудовых книжек является использование сокращений. Такая практика противоречит п. 11 Правил. Не допускается писать "ст." вместо "статья", "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен", "РФ" вместо "Российская Федерация". [21]

Иногда в трудовых книжках можно встретить разногласия в написании дат: некоторые при обозначении месяцев используют цифры, некоторые пропись. Поэтому в соответствии с пунктом 1.1 Инструкции даты во всех разделах трудовых книжек должны указываться арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 6 мая 2008 года, в трудовой книжке делается запись: "06.05.2008". При этом в Инструкции уточняется, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Наиболее часто сотрудники кадровых служб допускают ошибки при внесении в трудовые книжки данных об увольнении (неверно формулируют основание увольнения, ссылаются на другие статьи ТК РФ). [22]

Причины прекращения трудового договора должны указываться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи. На рисунке 5 представлен пример записи об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, п. 6 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.9.)

Рисунок 5 - Пример записи об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, а при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, – со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (соответственно п. 15, 16 и 17 Правил).

Различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки, часто используемые кадровыми службами, для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей не соответствуют Правилам ведения и хранения трудовых книжек: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в том числе и для внутреннего использования в организации.

При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка, без номера и даты пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом.

Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации – работодателя приводит к возникновению разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.

Записи о переименовании организации, структурного подразделения, представленная на рисунке 6, без указания порядкового номера и даты вносится в раздел "Сведения о работе". При этом в графе 4 приводится обоснование - приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

 Рисунок 6 – Пример записи о переименовании организации

В графе 3 указываются "Сведения о работе" в данной организации, они нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки. Запись о приеме на работу, представленная на рисунке 7, должна содержать следующее: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда". Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.

При внесении сведений о приеме на работу неверным является буквальное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Например, не следует дословно воспроизводить текст приказа, а также условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени – все это обязательно должно быть указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не в трудовой книжке. [22]

Рисунок 7 – Пример записи о приеме на работу

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений такая запись исправляется тем работодателем, которым она была внесена, либо работодателем по новому месту работы.

Рассмотрим порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

После указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, данное внесение исправлений представлено на рисунке 8 [23].

Рисунок 8 – Пример исправления неправильной записи в разделе трудовой книжки "Сведения о работе"

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).

В соответствии с указанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы, содержащей реквизиты организации) и подписью самого работника.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

Трудовые книжки в нашей стране появились в 20-х годах прошлого века во времена военного коммунизма. По ним работающие получали паек на себя и иждивенцев – детей и стариков. Кроме того, в трудовой книжке фиксировался стаж работы, от которого напрямую зависел размер пенсий. Сегодня в России уровень финансового обеспечения в старости определяется по начислениям в Пенсионный фонд. Отмена трудовых книжек поможет государству "убить" двух зайцев – работники в этом случае должны рьяно выполнять требования руководства, а начальники – материально поощрять активных и преданных подчиненных.

В России необходимо в ближайшее время отказаться от трудовых книжек. Нововведение целесообразно внедрить с 2009 года. Это можно сделать не травматично для тех, кто привык к трудовым книжкам и не хочет от них отказываться. Просто не заводить новых трудовых книжек, а старые продолжать заполнять по всем сегодняшним правилам.

Все защитные функции трудовой книжки исчерпаны и остались лишь фискально-контрольные функции. В частности, в ней может быть указана причина увольнения работника по инициативе работодателя. Учет трудового стажа можно вести с помощью сведений, поступающих в Пенсионный фонд России. Отмена трудовых книжек нивелирует разницу между работником по совместительству и человеком, работающим по основному месту работы. При этом закон о временной нетрудоспособности отменяет норму о непрерывном стаже, который сейчас фиксируется трудовой книжкой для получения больничного листа.

Предполагается использовать западный опыт работы с кадрами, когда от претендента будет требоваться удостоверение личности, диплом, подтверждающий квалификацию, резюме и рекомендация с прежнего места работы. При этом и в России при приеме на работу все чаще требуют рекомендательные письма.

При реализации идеи об отмене трудовых книжек нужно не допустить ошибок, которые вызвали недовольство людей при вступлении в силу закона о монетизации льгот. Однако существуют мнения, что сейчас отменять трудовые книжки нельзя. После вступления с 6 октября в силу нового Трудового кодекса ужесточаются требования к работодателям. Сейчас даже мелкий предприниматель, имеющий одного – двух работников, обязан заводить на всех трудовые книжки. Таким образом, государство пытается защитить население от недобросовестных работодателей. Ведь трудовая книжка это практически единственный документ, удостоверяющий и подтверждающий трудовой стаж гражданина.

Существуют также мнения о том, что отмена трудовых книжек – это еще один рычаг против работников. Это значительно облегчит задачи работодателей по ведению документации о приеме на работу, и тем самым даст им возможность всячески ущемлять права самих работников. Если трудовые книжки отменить, то работникам с большим стажем будет трудно восстановить данные о перечислениях в Пенсионный фонд.

Некоторые высказывают более резкое мнение относительно инициативы об отмене трудовых книжек, называя это предложение "полной глупостью". Начальник отдела кадров или генеральный директор по трудовой книжке человека могут увидеть всю его судьбу. А если человек приходит с дипломом, который сейчас можно свободно приобрести и вписать туда все что угодно, или с рекомендациями, которые ему написали по знакомству, что работодатель о нем узнает. При новых правилах приема на работу наниматель рискует брать себе "кота в мешке". С другой стороны, в случае перехода на систему рекомендаций велика вероятность того, что работник окажется в зависимости от начальника. Увольняясь вопреки желанию руководства – а профессионалов отпускают, как правило, с неохотой, такой сотрудник рискует получить "волчий билет", который фактически закроет ему дорогу на другое место работы.

Еще одна проблема состоит в том, что в трудовых книжках сейчас фиксируются сведения о повышении квалификации. Без нее, например, токарю 6-го разряда каждый раз придется заново доказывать свое умение. Возникнут трудности с оформлением загранпаспортов. Сейчас "органы" убеждаются, что человек с государственными тайнами не соприкасался, просто заглянув в трудовую книжку. В случае их отмены срок проверки граждан и выдача им загранпаспортов увеличится. Предлагается не спешить с полной отменой трудовых книжек. Поскольку необходимо около будет понаблюдать за экспериментальными регионами для того, чтобы стало понятно, насколько это предложение целесообразно. [22] Если проанализировать мнения сторонников отмены трудовых книжек, то их доводы тоже в основном убедительны. Действительно, в основу новой пенсионной реформы, стартовавшей в 2002 году, заложен принцип, когда размер пенсий определяется не стажем, как раньше, а реальным заработком работника. Это, по мнению идеологов новой пенсионной системы, должно стимулировать работников, а так же работодателей к отказу от "серых" зарплатных схем и вывести скрытые части зарплат из тени. Никто не спорит, что в стратегическом плане эти идеи верны, и в долгосрочной перспективе приведут трудовые отношения в России к цивилизованным нормам. Не случайно предложения отмены трудовых книжек, ссылаются на западный опыт. В большинстве зарубежных стран практика фиксации данных о карьере работников в документах государственного образца отсутствует. Так, например, в Германии аналоги трудовых книжек существовали во времена Гитлера. В наши дни в этой стране обходятся данными социального страхования, резюме и рекомендациями. Между тем, в переживаниях вокруг отмены трудовых книжек большую роль играют ментальные моменты. Не случайно именно некоторые страны бывшего СССР остаются последней надеждой трудовых книжек. Даже в прибалтийских республиках они были заменены налоговыми книжками и книжками социального страхования через десяток лет после распада Союза. Трудовые книжки есть в Грузии. Но известный грузинский министр Каха Бендукидзе предложил их отменить как "пережиток советского прошлого". Таким образом, еще недавно трудовая книжка была неизменным спутником едва ли не каждого работника, и в ней отражались все этапы его трудового пути. Сегодня многие не имеют трудовых книжек. Это в основном те, кто трудится у индивидуальных предпринимателей, в небольших компаниях. Предложения об отмене этого архаичного документа поступают регулярно. И то, что со временем трудовые книжки станут историей, сомнений не вызывает.

Заключение

 

В результате данного исследования были решены поставленные задачи, а именно:

¾  рассмотрен формулярный список как предшественник трудовой книжки;

¾  изучена история появления первых трудовых книжек;

¾  рассмотрена история развития трудовых книжек в советский период;

¾  раскрыта нормативная регламентация ведения трудовых книжек;

¾  обозначены требования к оформлению и ведению трудовых книжек;

¾  рассмотрены перспективы применения трудовых книжек.

Значение трудовой книжки по-прежнему сложно переоценить. В ней содержатся сведения о том, где работник успел потрудиться, о продолжительности его трудового подвига в той или иной организации, а также о полученных им поощрениях. Вся эта информация интересна будущему работодателю, а работнику послужит базой для исчисления общего, непрерывного и специального трудового стажа. Что же касается порядка ведения трудовых книжек, то долгое время он регламентировался актами Госкомтруда СССР и во многом не отвечал требованиям современности. На сегодняшний день все эти документы отменены и вместо них постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Вряд ли найдется еще один такой емкий документ, который просто и доходчиво сможет рассказать о туровых подвигах своего хозяина, как это может сделать трудовая книжка. Пожалуй, конкуренцию ей может попытаться составить резюме, но нужно учитывать при этом одну мелочь: трудовая книжка является официальным документом, который имеет весьма существенную репутацию, в то время резюме является лишь бумажкой, которая говорит потенциальному работодателю о Вас только самое полезное и выгодное.

Трудовая книжка - своего рода паспорт трудовых свершений.

Только из данного документа можно с достаточной степенью достоверности почерпнуть информацию о том, какие должности работник занимал, какой стаж имеет и как часто менял работу. Если взглянуть на трудовую книжку глазом опытного работодателя, то можно составить своего рода психологический портрет работника, пытающегося устроиться на предлагаемую должность.

Трудовая книжка - хранилище большого объема очень полезной информации.

На данный момент трудовая книжка все еще выполняет роль гаранта обеспеченной старости. Человек, не имеющий такового документа вряд ли может надеяться на поддержку государства, потому как оценивается как гражданин тунеядец, который формально не отдал своего гражданского долга государству и народу. Потому и отношение к таким гражданам соответствующее. Стоит задуматься об этом и бережно относится к такому важному документу, как трудовая книжка.

Разумеется, что есть масса способов обеспечить свою старость самостоятельно, но данные методы предусматривают определенного рода риски. Трудовая же книжка предоставляет уникальную возможность получить гарантию того, что пенсия будет обязательно начислена по истечении положенного срока.

Размеры пенсии в настоящее время мизерные и обсуждению не подлежат. Но нужно полагать, что это совсем не надолго, так как мир изменяется и в настоящее время и мы являемся своего рода перерождения мира в некоторую новую сущность, полную загадочности и тайных надежд.

Трудные времена не могут продолжаться вечно, потому что в этом нет логики, а мир устроен гораздо логичнее, чем кажется на первый взгляд.

Опуская философию в сторонке, нужно сказать, что трудовая книжка нужна и является вещественным доказательством трудового стажа гражданина, то есть - гарантом его будущего.

Список использованных источников

1.  Сенатский указ от 23 ноября 1764 года

2.  Правила о трудовых книжках, декабрь 1918 года

3.  Российская Федерация. Законы. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69

4.  О введении трудовых книжек в гг. Москве и Петрограде (декрет ВЦИК и СНК от 25 июня 1919 года)

5.  Российская Федерация. Законы. Трудовой Кодекс Российской Федерации

6.  Российская Федерация. Законы. Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003 г. N 225

7.  Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002

8.  Кадровик: сборник документов. – 2005. - 3-й выпуск.

9.  Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2005.

10.  Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО"Бизнес-школа, 2000-67 с.

11.  Надершина М.Д. Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности //Управление персоналом 2006,№4;С.39-43

12.  Негосударственное общеобразовательное учреждение повышения квалификации "Институт Проблем Предпринимательства" – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000192

13.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

14.  "Толковый словарь русского языка", С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992

15.  Экономический еженедельник "Коммерсантъ-Деньги" / Архив "Story" – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.kommersant.ru/k-money-old/story.asp?m_id=30345

16.  BBC World Service - Электрон. дан. – Режим доступа: http://news.bbc.co.uk/hi/russian/life/newsid_1721000/1721191.stm

17.  Проект "HR-Life.ru" - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.hr-life.ru/article/novyi-poryadok-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

18.  Интернет портал для бухгалтера, юриста, директора - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.pravcons.ru/publ05-02-06-2.php

19.  Негосударственное общеобразовательное учреждение повышения квалификации "Институт Проблем Предпринимательства" – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

20.  Негосударственное общеобразовательное учреждение повышения квалификации "Институт Проблем Предпринимательства" – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=001295

21.  TRUD74.ru - Публикации, Гарант - Ошибка кадровика - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.trud74.ru/publications/print:page,1,109-oshibka-kadrovika.html

22.  ПРАЙМ-ТАСС – Агентство экономической информации - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.prime-tass.ru/news/show.asp?id=1279&ct=articles

23.  САЙТ ДЛЯ КАДРОВИКОВ. Профессионально и доступно - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TrudKnijki/tk4.php

Приложение А

 

Трудовая книжка образца 1918 года

Рисунок А.1 – Трудовая книжка нетрудящихся граждан

Приложение Б

 

Образец трудового списка

Рисунок Б.1 - Трудовые списки, пришедшие на смену трудовым картам в 1926 году

Приложение В

 

Образец немецкой трудовой книжки

Рисунок В.1 - Трудовые книжки, введенные в фашистской Германии 26 февраля 1935 года