Опис проекту створення ресторану «Черкаси»

2. Опис проекту створення ресторану «Черкаси»

2.1 Управління змістом проекту, цілі та задачі

Проект, що розглядається в межах цього дослідження, спрямований на створення підприємства з надання послуг громадського харчування.

Задум проекту полягає у будівництві приміщення нового ресторану з яскраво вираженим національним колоритом, національною кухнею на високому рівні кулінарної майстерності, яка підкріплюється високим рівнем технологічності та організації ресторанного господарства.

У відповідності до класифікації проектів та згідно з ознаками, цей проект можна віднести до змішаного, короткострокового, складного мультипроекту.

До головний цілей проекту відносяться:

– реєстрація суб’єкта господарської діяльності – товариства з обмеженою відповідальністю «Черкаси»;

– розробка та затвердження технічної, організаційної, нормативно-правової та технологічної документації з будівництва ресторану, підбору персоналу, організації надання послуг громадського харчування;

– забезпечення високої якості послуг підприємства та його конкурентоспроможності;

– створення передумов для отримання власниками підприємства прибутку.

Дерево цілей проекту наведено на рис. 2.1.

Передбачається, що реалізація проекту, що пропонується, призведе до отримання наступних основних результатів:

– будівництво ресторану, його технічне й технологічне оснащення;

– підготовка та комплектація персоналу ресторану;

– отримання дозволів на надання послуг громадського харчування й експлуатацію будівлі й устаткування згідно з цілями проекту;

– введення ресторану у дію.

Основними інструментами управління виконанням проекту є:

– моніторинг усіх видів діяльності, передбачених проектом;

– документарне, нормативно-правове, кадрове, технологічне та фінансове забезпечення усіх етапів робіт та процесів за проектом;

– контроль за усіма видами діяльності, ходом робіт, діяльністю відповідальних осіб, виконавців, підрядників;

– встановлення послідовності виконання робіт за проектом та дотримання неї;

– контроль за дотриманням якості сировини й матеріалів, що використовуються під час проведення робіт за проектом;

– навчання персоналу та контроль за виконанням посадових обов’язків;

– розподіл завдань між виконавцями різного типу та контроль за своєчасністю їх виконання;

– використання фінансових та організаційних важелів впливу на виконавців окремих видів робіт за проектом, постачальників, інших пов’язаних сторін.

До складу основних задач регулювання ходу реалізації проекту входять: контроль за фактичним виконанням робіт, виявлення і аналіз виникаючих відхилень від планових завдань, коректування і здійснення організаційно-технологічних, економічних і технічних рішень, що забезпечують своєчасне і ефективне досягнення заданої мети проекту. Процес регулювання полягає в циклічному повторенні з прийнятою періодичністю наступних процедур:

·  збір і підготовка оперативної інформації про стан комплексу робіт і представлення її проектній команді;

·  оновлення моделей і підготовка даних для їх розрахунку;

·  розрахунок (перерахунок) мережних моделей і актуалізація календарних планів;

·  аналіз фактичного стану комплексу робіт і підготовка рішень по його подальшій реалізації;

·  розробка оперативно-календарних планів і доведення їх до відповідальних виконавців і керівників відповідних рівнів.

На хід реалізації проекту можуть впливати наступні фактори, обставини, дії, суб’єкти:

-  державні органи реєстрації суб’єктів господарювання;

-  державні органи санітарно-епідемічного, пожежного, технічного та іншого видів контролю;

-  державні органи сертифікації та ліцензування в галузі громадського харчування й торгівлі;

-  державні податкові органи;

-  постачальники сировини, матеріалів, обладнання, меблів;

-  виконавці робіт – сторонні організації (підрядники тощо);

-  законодавче поле та зміни у нормативно-правовому регулюванні в галузі громадського харчування та підприємницької діяльності;

-  зміни вимог щодо проведення будівельно-монтажних робіт;

-  зміни у податковому законодавстві, законодавстві з оплати праці, охорони праці, соціального страхування;

-  прояви негативних дій з боку потенційних конкурентів;

-  прояви негативних дій з боку мешканців території розміщення ресторану, інших осіб, кримінальних структур та окремих громадян;

-  прояви корупції з боку державних посадовців щодо узгодження окремих елементів проектної документації, надання дозволів тощо.

Ключовими фазами проекту є:

-  реєстрація підприємства (проведення зборів засновників, підготовка та реєстрація статуту, реєстрація в державних податкових органах, пенсійному фонді тощо, отримання дозволів на використання печаток підприємства, отримання статусу юридичної особи, формування статутного фонду);

-  створення ресторану (розробка технічної та фінансово-економічної документації за проектом; узгодження проекту з державними виконавчими органами, укладання та реалізація договору з будівельно-монтажною організацією, постачальниками сировини, матеріалів, обладнання, меблів; набір та підготовка персоналу; проведення випробовувальних робіт та приймання об’єкту);

-  підготовка до урочистого відкриття об’єкту (облаштування території, укладання та виконання договору із спеціалізованим підприємством з проведення урочистостей).

Визначення результатiв кожної з фаз проекту:

– результатом реєстрації підприємства є отримання законних можливостей, організаційних, правових та функціональних підстав для реалізації головної ідеї та задумів за проектом;

– результатом створення ресторану є отримання будівлі ресторану, повністю укомплектованого необхідним технологічним обладнанням, меблями, засобами оргтехніки, пожежогасіння, безпеки; отримання дозволів на надання послуг в галузі громадського харчування й торгівлі; забезпечення подальшої ефективної експлуатації об’єкту;

– результатом підготовки до урочистого відкриття є забезпечення введення об’єкту в експлуатацію з одночасним інформуванням потенційних споживачів про появу нового ресторану, його позиційонування та проведення відповідних заходів маркетингових комунікацій.

Зміст проекту полягає у плануванні взаємопов’язаних видів діяльності, які, за умов послідовності, повноти, якості виконання сприятимуть досягненню проміжних та кінцевих результатів, спрямованих на реалізацію головної мети проекту.

У відповідності до вимог проектного менеджменту у будівництві, на першому етапі проектування необхідно затвердити головну мету та ідею проекту. Механізм реалізації цього етапу наведено на рис. 2.2.

Внаслідок того, що реалізація проекту створення ресторану «Черкаси» передбачає проведення будівельно-монтажних робіт, під час проектування окремих видів діяльності та визначення завдань за проектом необхідно встановити послідовність найбільш важливих дій у галузі будівництва, реалізація яких відповідала б умовам реалізації проекту та сприяла досягненню проміжних й кінцевих його цілей та завдань.

У відповідності із логікою реалізації проекту створення ресторану «Черкаси» після будівництва приміщення ресторану планується здійснювати підготовчі та інші роботи, які забезпечать у підсумку можливості експлуатації об’єкту будівництва за призначенням в якості закладу громадського харчування.

Загальний план дій по запуску проекту виглядає наступним чином:

1.  реєстрація підприємства та формулювання загальної ідеї проекту

2.  розробка та узгодження проектної документації

3.  пошук та вибір партнерів за проектом: постачальників, підрядників, виконавців;

4.  визначення вимог до проведення робіт та дій окремих учасників

5.  узгодження фінансових та інших аспектів взаємодії між учасниками проекту та виконавцями

6.  визначення послідовності робіт та узгодження їх термінів

Ключовими проблемами запуску робіт за проектом є:

-  відсутність розробленої проектної документації, дозволів на будівельно-монтажні роботи, супротив органів державної влади, місцевих мешканців тощо;

-  відсутність або неповнота фінансування заходів за проектом

-  відсутність або потенційно неналежний рівень виконавців окремих робіт, постачальників, підрядників.

Головними шляхами вирішення вказаних проблем є:

– своєчасна підготовка проектної документації, її перевірка та подання на затвердження (погодження);

– розробка та впровадження заходів із забезпечення повного та своєчасного фінансування;

– ретельний підбір постачальників, партнерів, виконавців робіт, підрядників.

Основними компонентами проекту, що пропонується, є:

-  реєстрація підприємства;

-  створення ресторану;

-  будівництво приміщення для ресторану;

-  оснащення ресторану;

-  проведення ремонтних і оформлювальних робіт, закупівля і установка устаткування і оснащення;

-  облаштування робочих місць;

-  підбір персоналу;

-  отримання дозвільних документів на відкриття ресторану;

-  створення бренду;

-  розробка цінової політики послуг ресторану;

-  розробка рекламної кампанії;

-  запуск ресторану;

-  урочисте відкриття ресторану(фуршет).

Відповідно до поставлених завдань, дерева цілей проекту та його організаційної структури передбачається реалізувати конкретні задачі проекту, які відносяться до різних рівнів реалізацій згідно зі структурою проекту. На рис. 2.5 наведено WBS структуру проекту.

1. Реєстрація підприємства		2. Створення ресторану		3. Запуск ресторану
1.1. Організація і проведення збору засновників 1.2.Підготовка і підписання засновницького договору 1.3.Підготовка і підписання статуту 1.4. Проведення попередніх переговорів з власниками об'єкту нерухомості з приводу отримання юридичної адреси 1.5.Відкриття поточного рахунку в банку 1.6.Підготовка документів до реєстрації ТОВ в державній реєстраційній палаті 1.7. Сплата державних мит за реєстрацію 1.8. Формування і виплата статутного фонду підприємства 1.8.1. Визначення часток учасників у статутному фонді 18.2. Визначення способу внесення учасниками часток до статутного фонду 1.8.3. Визначення величини внеску учасниками часток у статутному фонді на момент реєстрації підприємства 1.8.4. Проведення експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду 1.8.5. Нотаріальне завірення актів експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду 1.8.6. Внесення частини часток учасників в статутній фундація в грошовій формі на розрахунковий рахунок 1.8.7. Отримання документів, підтверджуючих формування статутного фонду 1.9. Проведення процедури реєстрації підприємства в державній реєстраційній палаті 1.10. Реєстрація в податковій інспекції 1.11. Реєстрація у відділі статистики 1.12. Реєстрація в Пенсійному фонді 1.13. Отримання дозволу і виготовлення печатки 1.14. Реєстрація у фондах соціального захисту		2.1. Оренда приміщення для ресторану 2.1.1. Підбір приміщення 2.1.2. Укладення договору оренди 2.1.3. Нотаріальне завірення договору оренди 2.2.Підготовка і отримання документів дозвільного характеру 2.2.1. Дозвіл на проведення ремонту приміщення в райдержадміністрації і БТІ 2.2.2. Узгодження проекту використовування приміщення з санепідстанцією 2.2.3. Узгодження проекту ресторану з пожежною інспекцією 2.2.4. Узгодження проекту ресторану з відділом архітектури і будівництва 2.2.5. Складання і затвердження проектно-кошторисної документації 2.2.6. Підписання договору з постачальниками теплової, електричної енергії, підприємствами водоканалізаційної служби 2.3. Оснащення ресторану 2.3.1. Розробка дизайну ресторану 2.3.2. Формування загальної концепції ресторану, вимог до дизайну і оснащення 2.3.3. Укладення договору з агенством по дизайну 2.3.4. Ррозробка дизайну ресторану агентством по дизайну 2.3.5. Затвердження дизайну ресторану 2.3.6. Проведення ремонтних і оформлювальних робіт, закупівля і установка устаткування і оснащення 2.3.6.1. Закупівля витратних матеріалів 2.3.6.2. Ремонт приміщення 2.3.6.3. Дизайнерське оформлення 2.3.6.4. Закупівля меблів 2.3.6.5. Закупівля техніки 2.3.6.6. Закупівля інвентарю 2.3.6.7. Облаштування робочих місць 2.3.6.8. Закупівля засобів пожежогасінні і безпеки 2.4. Прийом приміщення до експлуатації 2.5. Підбір персоналу 2.5.1. Визначення чисельності, вимог до персоналу і штатного розкладу 2.5.2. Підбір персоналу власними силами 2.5.3. Оголошення в ЗМІ про пошук необхідного персоналу 2.5.4. Проведення співбесіди 2.5.5. Підбір персоналу за допомогою рекрутингового агентства 2.5.5.1. Визначення штатних одиниць, підбираних через рекрутингове агентство 2.5.5.2. Укладення договору з рекрутинговим агентство 2.5.5.3. Участь в підборі персоналу за допомогою рекрутингового агентства 2.5.6. Остаточний вибір персоналу 2.5.7. Укладання договорів із співробітниками 2.5.8. Реєстрація необхідного персоналу, проведення інструктажу по техніці безпеки 2.5.9. Формування і підписання колективного договору 2.6. Отримання дозвільних документів на відкриття ресторану 2.6.1. Отримання свідоцтва торгової точки 2.6.2. Отримання дозволу санепідстанції 2.6.3. Отримання дозволу пожежної інспекції 2.6.4. Сплата і отримання ліцензії на право торгівлі алкогольними напоями і тютюновими виробами 2.7. Укладання договорів на матеріально-технічне постачання сировини, матеріалів, продуктів та напоїв (договір про співпрацю з постачальниками; договір про поставки продуктів харчування; договір про поставки алкогольних і безалкогольних напоїв і тютюнових виробів) 2.8. Створення бренду 2.8.1. Створення робочої групи для розробки бренду 2.8.2. Розробка назви ресторану 2.8.3. Розробка макета логотипу 2.8.4. Упровадження логотипу на зразках візиток, фірмової канцелярії 2.9. Розробка цінової політики послуг ресторану 2.9.1. Складання пакетів послуг 2.9.2. Оцінка вартості пакету 2.9.3. Складання цін меню 2.10. Розробка рекламної кампанії 2.10.1. Складання плану рекламної кампанії 2.10.2. Розробка рекламних текстів і рекламних роликів 2.10.3. Проведення рекламної компанії		3.1. Підготовка до відкриття 3.2. Урочисте відкриття ресторану(фуршет)

Рис. 2.5.WBS структура проекту створення ресторану

Як свідчать дані рис. 2.5, перша стадія реалізації проекту має 3 рівні ієрархії завдань, друга – 4 рівні, третя стадія реалізації проекту має 1 рівень ієрархії.

 
2.2 Розробка організаційної структури та матриця побудови розподілу відповідальності

Реалізація проекту передбачає взаємодію між різними суб’єктами господарської діяльності різних галузей та сфер економіки. Окрім цього, завданнями проекту та об’єктивними потребами, що визначаються особливостями подальшої експлуатації ресторану, обумовлені потреби проекту в організаційній структурі, яка наведена нижче (рис. 2.6).

Для подальшого опису проекту створюємо словник відповідальних виконавців:

– проект-менеджер – ПМ

– головний бухгалтер – ГБ

– юрист – ЮР

– інженер-технолог – ІТ

– дизайнер – ДР

– начальник відділу кадрів – НК

– PR – менеджер – ПР

– засновники – ЗС

– будівельна організація – БО

– Рекламна компанія – РК

– відділ кадрів – ВК

– Архітекторська фірма – АФ;

– Дизайнерська фірма – ДФ;

– Рекрутингове агентство – РА;

– Агентство по організації суспільно-масових заходів – АЗ

		Проектний менеджер
Загально-організаційні, правові, кадрові та фінансові питання		Будівництво, ремонт, оздоблення		Устаткування та технології
Юрист		Архітектор-дизайнер		Інженер технолог
Бухгалтер		Архітектурна майстерня
Менеджер по кадрах		Будівельна організація
PR-менеджер		Дизайнерська майстерня
Рекламне агентство		Дизайнер
Рекрутингове агентство
Агентство по організації суспільно-масових заходів

Рис. 2.6. Організаційна структура проекту створення ресторану

У табл. 2.1 наведений перелік робіт зі вказанням відповідальних виконавців згідно з встановленим словником.

Таблиця 2.1. Закріплення відповідальних виконавців за реалізацію окремих задач та етапів проекту створення ресторану.

	Назва задачі, етапу	Виконавці (за словником)
	А	В
	Реєстрація підприємства
	Організація і проведення збору засновників	ЗС
	Підготовка і підписання засновницького договору	ЗС
	Підготовка і підписання статуту	ЗС
	Проведення попередніх переговорів з власниками об'єкту нерухомості з приводу отримання юридичної адреси	ЗС; ПМ; ЮР
	Відкриття поточного рахунку в банку	ЮР; ГБ
	Підготовка документів до реєстрації ТОВ в державній реєстраційній палаті	ЮР; ПМ
	Сплата державних мит за реєстрацію	ГБ
	Формування і виплата статутного фонду підприємства
	Визначення часток учасників у статутному фонді	ЗС
	Визначення способу внесення учасниками часток до статутного фонду	ЗС
	Визначення величини внеску учасниками часток у статутному фонді на момент реєстрації підприємства	ЗС
	Проведення експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду	ЮР; ГБ
	Нотаріальне завірення актів експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду	ЮР; ГБ
	Внесення частини часток учасників в статутній фундація в грошовій формі на розрахунковий рахунок	ЗС
	Отримання документів, підтверджуючих формування статутного фонду	ЮР; ГБ
	Проведення процедури реєстрації підприємства в державній реєстраційній палаті	ЗС; ЮР
	Реєстрація в податковій інспекції	ГБ
	Реєстрація у відділі статистики	ГБ
	Реєстрація в Пенсійному фонді	ГБ
	Отримання дозволу і виготовлення печатки	ЮР; ГБ
	Реєстрація у фондах соціального захисту	ГБ; ЮР
	Створення ресторану
	підбір приміщення	ПМ; АФ
	укладення договору оренди	ПМ; ЮР
	нотаріальне завірення договору оренди	ЮР
	дозвіл на проведення ремонту приміщення в райдержадміністрації і БТІ	ЮР; ПМ
	узгодження проекту використання приміщення з санепідстанцією	ПМ; ЮР
	узгодження проекту ресторану з пожежною інспекцією	ПМ; ЮР
	узгодження проекту ресторану з відділом архітектури і будівництва	ПМ; ЮР
	складання і затвердження проектно-кошторисної документації	ПМ; ЮР
	підписання договору з постачальниками теплової, електричної енергії, підприємствами водоканалізаційної служби	ЮР; ПМ
	формування загальної концепції ресторану, вимог до дизайну і оснащення	ЗС; АФ
	укладення договору з агентством по дизайну	ЮР; ДФ
	розробка дизайну ресторану агентством по дизайну	ДФ; ДР
	затвердження дизайну ресторану	ЗС; АФ
	закупівля витратних матеріалів	БО; ПМ
	ремонт приміщення	БО; ПМ
	Дизайнерське оформлення	ДФ; ДР
	закупівля меблів	ДР; ПМ
	Оренда приміщення для ресторану	ПМ; IT
	підбір приміщення	ДР; ПМ
	укладення договору оренди	ПМ; IT
	нотаріальне завірення договору оренди	ПМ; IT
	підготовка і отримання документів дозвільного характеру	ПМ; ЗС
	узгодження проекту використання приміщення з санепідстанцією	ПМ
	узгодження проекту ресторану з відділом архітектури і будівництва	ПМ; ЮР
	складання і затвердження проектно-кошторисної документації	ПМ; ЮР
	оснащення ресторану	ПМ; ЮР
	розробка дизайну ресторану	ЮР
	формування загальної концепції ресторану, вимог до дизайну і оснащення	ПМ; ЮР; РА
	укладення договору з агентством по дизайну	ПМ
А			В
розробка дизайну ресторану агентством по дизайну			НК
затвердження дизайну ресторану			НК
проведення ремонтних і оформлювальних робіт, закупівля і установка устаткування і оснащення			НК; ЮР; ЗС
Дизайнерське оформлення			ЮР; ПМ

2.3 Визначення переліку робіт та побудова сітьової моделі проекту

Згідно з проектним задумом та відповідно до особливостей управління проектами у ресторанній галузі, для створення ресторану передбачається реалізувати наступні роботи (табл..2.2)

Таблиця 2.2. Перелік робіт за проектом створення ресторану

Ід.номер		Назва робіт
А		Б
1		Управління проектом з відкриття та організації ресторану
2		Реєстрація підприємства
3		Організація і проведення збору засновників
4		Підготовка і підписання засновницького договору
5		Підготовка і підписання статуту
6		Проведення попередніх переговорів з власниками об'єкту нерухомості з приводу отримання юридичної адреси
7		Відкриття поточного рахунку в банку
8		Підготовка документів до реєстрації ТОВ в державній реєстраційній палаті
9		Сплата державних мит за реєстрацію
10		Формування і виплата статутного фонду підприємства
11		Визначення часток учасників у статутному фонді
12		Визначення способу внесення учасниками часток до статутного фонду
13		Визначення величини внеску учасниками часток у статутному фонді на момент реєстрації підприємства
14		Проведення експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду
15		Нотаріальне завірення актів експертної оцінки об'єктів майна, які передаються до статутного фонду
16		Внесення частини часток учасників в статутній фундація в грошовій формі на розрахунковий рахунок
17		Отримання документів, підтверджуючих формування статутного фонду
18		Проведення процедури реєстрації підприємства в державній реєстраційній палаті
19		Реєстрація в податковій інспекції
20		Реєстрація у відділі статистики
21		Реєстрація в Пенсійному фонді
22		Отримання дозволу і виготовлення печатки
23		Реєстрація у фондах соціального захисту
24		Підприємство готове до функціонування
25		Створення ресторану
26		Оренда приміщення для ресторану
27		підбір приміщення
28		укладення договору оренди
29	нотаріальне завірення договору оренди
30	підготовка і отримання документів дозвільного характеру
31	дозвіл на проведення ремонту приміщення в райдержадміністрації і БТІ
32	узгодження проекту використання приміщення з санепідстанцією
33	узгодження проекту ресторану з пожежною інспекцією
34	узгодження проекту ресторану з відділом архітектури і будівництва
35	складання і затвердження проектно-кошторисної документації
36	підписання договору з постачальниками теплової, електричної енергії, підприємствами водоканалізаційної служби
37	оснащення ресторану
38	розробка дизайну ресторану
39	формування загальної концепції ресторану, вимог до дизайну і оснащення
40	укладення договору з агентством по дизайну
41	розробка дизайну ресторану агентством по дизайну
42	затвердження дизайну ресторану
43	проведення ремонтних і оформлювальних робіт, закупівля і установка устаткування і оснащення
44	закупівля витратних матеріалів
45	ремонт приміщення
46	Дизайнерське оформлення
47	закупівля меблів
48	закупівля техніки
49	закупівля інвентаря
50	облаштування робочих місць
51	закупівля засобів пожежогасінні і безпеки
52	прийом приміщення до експлуатації
53	підбір персоналу
54	визначення чисельності, вимог до персоналу і штатного розкладу
55	підбір персоналу власними силами
56	оголошення в ЗМІ про пошук необхідного персоналу
57	проведення співбесіди
58	підбір персоналу за допомогою рекрутингового агентства
59	визначення штатних одиниць, підбираних через рекрутинговее агентство
60	укладення договору з рекрутинговим агентством
61	участь в підборі персоналу за допомогою рекрутингового агентства
62	остаточний вибір персоналу
63	укладання договорів із співробітниками
64	реєстрація необхідного персоналу, проведення інструктажу по техніці безпеки
65	формування і підписання колективного договору
66	сформований штат співробітників ресторану
67	Отримання дозвільних документів на відкриття ресторану
68	отримання свідоцтва торгової точки
69	отримання дозволу санепідстанції
70	отримання дозволу пожежної інспекції
71	проплата і отримання ліцензії на право торгівлі алкогольними напоями і тютюновими виробами
72	комплект документів для функціонування ресторану
73	Договір про співпрацю з постачальниками
74	договір про поставки продуктів харчування
75	договір про поставки алкогольних і безалкогольних напоїв і тютюнових виробів
76	Створення бренду
77	Створення робочої групи для розробки бренду
78	Розробка назви ресторану
79	Розробка макету логотипу
80			Впровадження логотипу на зразках візиток, фірмової канцелярії
81			Фірмовий стиль ресторану
82			Розробка цінової політики послуг ресторану
83			Складання пакетів послуг
84			Оцінка вартості пакету
85			Складання цін меню
86			Розробка рекламної кампанії
87			Складання плану рекламної кампанії
88			Розробка рекламних текстів і рекламних роликів
89			Проведення рекламної компанії
90			Запуск ресторану
91			підготовка до відкриття

 

Для побудови сітьового графіку проекту необхідно визначити терміни реалізації кожного завдання, що встановлені переліком у табл..2.3. Тривалістість реалізації завдання залежить від числених чинників об’єктивної та суб’єктивної природи, але може бути визначена конкретно, виходячи з досвіду реалізації аналогічних проектів або, виходячи з нормативу тривалості окремих видів робіт, передбачених проектом.

Виходячи з того, що датою початку проекту є 10 січня 2010 р., передбачається завершити проект 1 вересня 2010 р.

Для побудови сітьового графіку проекту необхідно встановити послідовність робіт та їх взаємозв’язок за лінією «попередник-послідовник».

У відповідності із витратами на окремі ресурси, що задіяні у вирішенні завдань за проектом, планується наступний його кошторис (табл..2.4).

Таблиця 2.4. Кошторис витрат на реалізацію окремих видів робіт за проектом

Ід.номер задач			Розмір витрат
1		994 449,14 грн.
2		3 659,14 грн.
3		960,00 грн.
4		96,00 грн.
5		192,00 грн.
6		177,14 грн.
7		6,00 грн.
Ід.номер задач		Розмір витрат
8		64,00 грн.
9		2,00 грн.
10		438,00 грн.
11		96,00 грн.
12		96,00 грн.
13		96,00 грн.
14		18,00 грн.
Ід.номер задач		Розмір витрат
15		6,00 грн.
16		96,00 грн.
17		30,00 грн.
18		104,00 грн.
19		4,00 грн.
20		4,00 грн.
21		4,00 грн.
Ід.номер задач		Розмір витрат
22		180,00 грн
23		1 428,00 грн.
24		0,00 грн.
25		932 085,61 грн.
26		7 772,00 грн.
27		6 880,00 грн.
28		880,00 грн.
29		12,00 грн.
30		7 192,01 грн.
31		2 200,00 грн.
32		1 716,01 грн.
33		1 956,00 грн.
34		60,00 грн.
35		400,00 грн.
36		860,00 грн.
37		917 121,60 грн.
38		4 981,60 грн.
39		240,00 грн.
40		21,60 грн.
41		4 600,00 грн.
42		120,00 грн.
43		912 140,00 грн.
44		178 320,00 грн.
45		713 280,00 грн.
Ід.номер задач		Розмір витрат
46		11 160,00 грн.
47		2 400,00 грн.
48		1 880,00 грн.
49		1 800,00 грн.
50		2 200,00 грн.
51		1 100,00 грн.
52		0,00 грн.
53		43 451,20 грн.
54		48,00 грн.
55		1 200,00 грн.
56		1 100,00 грн.
57		100,00 грн.
58		42 024,00 грн.
59		20,00 грн.
60		4,00 грн.
61		42 000,00 грн.
62		40,00 грн.
63		16,00 грн.
64		80,00 грн.
65		43,20 грн.
66		0,00 грн.
67		112,00 грн.
68		24,00 грн.
69		24,00 грн.
Ід.номер задач	Розмір витрат
70	24,00 грн.
71	40,00 грн.
72	0,00 грн.
73	84,00 грн.
74	42,00 грн.
75	42,00 грн.
76	1 184,80 грн.
77	28,80 грн.
78	56,00 грн.
79	100,00 грн.
80	1 000,00 грн.
81	0,00 грн.
82	862,00 грн.
83	92,00 грн.
84	80,00 грн.
85	690,00 грн.
86	6 618,00 грн.
87	90,00 грн.
88	408,00 грн.
89	6 120,00 грн.
90	6 392,39 грн.
91	6 392,39 грн.
92	0,00 грн.

Відповідно до встановлених термінів реалізації окремих видів робіт за проектом та визначених взаємозв’язків між ними, побудуємо сітьовий графік проекту. Загальний вигляд сітьового графіку проекту наведено на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Загальний вигляд сітьового графіку проекту створення ресторану   2.4 Формування команди проекту та розробка кошторису

Характерною ознакою управління проектом є наявність постійної проектної команди. Проект-менеджер і його команда мають бути єдиним цілим і працювати взаємоузгоджено. Створення кваліфікованої команди для нового проекту – один з основних обов'язків проект-менеджера на першому етапі його роботи. Цей процес потребує навичок керування щодо добору й об'єднання в команду спеціалістів з різних відділів і організацій.

Формуючи команду, проект-менеджер намагається об'єднати її членів загальною метою та завданнями. Новизна, унікальність, ризик і швидкоплинність – ось ознаки нового проекту, які визначають труднощі, що виникають при формуванні команди. Створення команди для нового проекту утруднене ще й тим, що добрані спеціалісти раніше не працювали разом, не мають загальних цінностей та норм і при цьому повинні працювати ефективно. Потрібний час для того, щоб всередині групи розвинулось відчуття команди, сформувалися загальні норми, стандарти й цінності. Усе перелічене потрібно зробити до того, як команда почне працювати на «повну потужність» [15. c. 31].

Проект-менеджер повинен сприяти процесу перетворення групи спеціалістів на команду. Насамперед він повинен створити сприятливий психологічний клімат у команді для якнайшвидшої адаптації її учасників у проекті.

Проект-менеджер повинен вирішити основні організаційні проблеми: створити професійно стимулююче оточення; забезпечити групукваліфікованим технічним персоналом; заручитись підтримкою керівництва; сформувати стабільно сприятливе навколишнє середовище.

Лідер проекту повинен створити таке оточення, яким члени команди нового проекту будуть професійно задоволені, впевнені у своєму становищі, чітко знати свої обов'язки й міру відповідальності, довіряти один одному і поважати один одного. Чим глибше командне почуття, тим вища якість обміну інформацією, ідеями й рішеннями, а також заінтересованість в ефективності проекту.

Незважаючи на те що команда – це тимчасовий колектив, який створюється всередині фірми, вона має власну організаційну структуру. Ця структура залежить від мети, завдань та інших параметрів проекту. У практиці проект-менеджменту застосовують два основних види структури проектної команди.

Для нашого проекту, що розглядається, більш доцільною є матрична форма структури команди.

Зазвичай проектна команда переживає п'ять стадій. Розглянемо їх.

1. Формування. Результативність команди на цьому етапі низька, тому що її члени ще не знайомі й не впевнені один в одному. Основні труднощі й перші «підводні камені» на етапі формування команди можна сформулювати в такому вигляді. Особисті відчуття працівників, пов'язані з визначенням їхнього місця в команді та місця тимчасової команди всередині фірми, можна охарактеризувати такими питаннями:• чи почуваю я себе членом команди;

• чи підходжу я для роботи в команді;

• хто ставиться до мене добре, а хто погано. Взаємовідносини в команді можна оцінити за такими позиціями:

• хто має найбільший вплив;

• чи можуть виникнути дружні стосунки, а не тільки ділові;

• хто з ким взаємодіє;

• що важливіше – належність до команди чи до відділу;

• чи існує конфлікт між тимчасовими функціями та постійною роботою;

• чи підтримує проект керівництво фірми.

На цьому етапі проект-менеджер має прикласти зусилля для подолання труднощів і об'єднання команди з орієнтацією на основну мету проекту.

2. «Притирання» учасників. Коли члени команди починають працювати разом, вони розуміють, що застосовують різні підходи й методи в роботі над проектом. Такі розбіжності можуть спричинити суперечки й навіть конфлікти, що не сприяє підвищенню ефективності команди.

Загальні проблеми на цьому етапі можна визначити так: «борсання» без просування вперед; перекладання повноважень і відповідальності; зіткнення характерів (властолюбних учасників, неформальних лідерів, «мильних бульбашок», ледарів); суперечки з будь-якого приводу чи навпаки: прийняття будь-яких думок без заперечень. Проте поступово в разі вмілого керівництва на основі загальних цінностей і норм у команді формуються ділові та дружні відносини, а також конструктивні неформальні групи, визначаються поведінські ролі членів команди, психологічний клімат у групі.

3. Нормальне функціонування. Отже, вирішено всі суперечки й конфлікти. Кожний член команди зрозумів свою роль і місце в колективі, де він працюватиме протягом життєвого циклу проекту. На двох перших етапах у групі формується командне почуття, що вкрай необхідно для досягнення мети. Це дає основу, на якій команда може продуктивно працювати. Третій етап – найтриваліший і найрезультативніший для проекту, і проект-менеджер повинен використовувати його максимально.

4. Реорганізація. Проект-менеджер змінює кількісний та якісний склад команди з кількох причин: внаслідок зміни обсягів і видів робіт, заміни деяких працівників через їхню непридатність, залучення нових спеціалістів, запрошення тимчасових експертів тощо.

5. Розформування команди. Після завершення проекту команду розформовують. При цьому можливі дві ситуації. У разі ефективності проекту й відповідної мотивації члени команди відчувають задоволення від своєї роботи і сповнені бажання працювати разом й далі. Як правило, проект-менеджер, розпочинаючи новий проект, запрошує в команду людей, з якими ефективно реалізував попередній проект. У разі краху проекту члени команди залишають її з відчуттям моральної незадоволеності. Завдання проект-менеджера – домагатися першої ситуації, тобто створити ефективну команду.

До складу команди проекту входить виключно проектний менеджер.

Проектний менеджер буде проводити робочі зустрічі із засновниками, виконавцями, відповідальними особами не менш ніж 1 раз на тиждень у відповідності із графіком робіт за проектами та визначенням навантаження та відповідальності за певні роботи.

Проектний менеджер має бути застрахований від нещасного випадку, мати соціальний пакет, персональний автомобіль, передплачений мобільний зв’язок, гарантовану заробітну плату та винагороду, яка встановлюється в залежності від умов реалізації проекту, відповідності планових та фактичних витрат ресурсів та строків реалізації окремих робіт й проекту у цілому. Пропонуємо встановити розмір загального фонду преміювання проектного менеджеру на рівні 1% від вартості проекту уцілому.

Щоб забезпечити ефективну командну роботу, менеджер проекту повинен виявити всі категорії учасників з тим, щоб підібрати точні ролі для кожного члена команди і зробити умови його роботи максимально комфортними. Адже, наприклад, якщо заборонити «загальним друзям» спілкуватися з іншими членами команди, вони не зможуть представити ніяких результатів роботи. В зворотному випадку, робота такого члена команди може виявитися дуже продуктивною. Добившися цього, менеджер може розраховувати на велику ефективність роботи своєї команди. При цьому він сам повинен володіти якостями кожної групи, розуміти мотивацію своїх співробітників і мати перспективне бачення розвитку проектної команди.

Крім цього, менеджер повинен уміти передбачати стресові ситуації, коли міняється поведінка всіх членів команди. В такій ситуації мислителі можуть загубитися, керівники, навпаки, здатні показати чудові результати. Якщо менеджер володітиме перспективним баченням, він без праці зможе реагувати на всі проектні зміни, тим більше зараз, в умовах сильної конкуренції, при постійній зміні замовників і зміні технологій [19. c. 64].

На різних фазах проекту проект-менеджер:

-  Координує: пояснює твердження і показує їх зв'язок з іншими твердженнями, аналізує пропоновані варіанти.

-  Гармонізує: залагоджує суперечки і розбіжності, акцентує спільність поглядів.

-  Орієнтує: допомагає групі дотримуватися плану, знаходить відхилення, пропонує процедури для підвищення ефективності роботи групи.

-  Підтримує-надихає: виказує схвалення пропозицій інших учасників, демонструє тепле і чуйне відношення до них.

-  Супроводжує: послідовно просувається по всіх етапах разом з командою, приймає чужі ідеї, виражає згоду.

У керівника проекту є повноваження і відповідальність. Його діяльність охоплює:

– планування, керівництво і контроль технічних завдань;

– вибір партнерів проекту (постачальники матеріалів, консультанти);

– контроль над фінансовими витратами;

– контроль поетапного виконання завдань проекту;

– вибір ключового (або усього) персоналу проекту.

Важливим елементом проектної діяльності є складання кошторису проекту.

У нашому випадку до складу кошторису входять витрати, які пов’язані із оплатою послуг (робіт, діяльності, робочого часу тощо) конкретних виконавців або відповідальних осіб та організацій, які задіяні у роботах за проектом.

Перелік виконавців (організацій та осіб), що задіяні у проекті, із вказанням витрат на оплату їх послуг (робіт, діяльності) в перерахунку на 1 годину робочого часу за проектом, наведено у табл. 2.5.

У відповідності із зайнятістю окремих виконавців на окремих видах робіт, яка наведена у табл..2.6., виходячи з вартості 1 робочого часу виконавця, встановленого у табл..2.5, визначаємо загальний розмір витрат за проектом.

Таблиця 2.5. Вартість 1 робочого часу виконавця (організації, особи, групи осіб) при проведенні ними робіт за проектом створення ресторану.

Організація, особа, група осіб	Вартість 1 робочого часу
Проектний менеджер	100,00 грн./год
Юрист	50,00 грн./год
Бухгалтер	25,00 грн./год
Архітектор – дизайнер	30,00 грн./год
Архітектурна майстерня	120 грн./год
Будівельна організація	1640 грн./год
Дизайнерська майстерня	85 грн./год
Дизайнерська майстерня	30,00 грн./год
Інженер-технолог	35,00 грн./год
Менеджер по кадрах	10,00 грн./год
PR менеджер	25,00 грн./год
Шеф-кухар	20,00 грн./год
Штат співробітників	15,00 грн./год
Рекламне агентство	60,00 грн./год
Засновники	120,00 грн./год
Рекрутингове агенство	50,00 грн./год
Агентство з організації суспільно-масових заходів	60,00 грн./год

Таблиця 2.6. Зайнятість окремих виконавців на окремих видах робіт

Ід. Робіт	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
1
2
3
4	Засновники
5	Засновники [10%]
6	Засновники [10%]
7	Засновники [7%]; Проектний менеджер [2%]; Юрист [1%]
8	Юрист [1%]; Бухгалтер [1%]
9	Юрист [2%]; Проектний менеджер [1%]
10	Бухгалтер [1%]
11
12	Засновники [10%]
13	Засновники [10%]
14	Засновники [10%]
15	Юрист [1%]; Бухгалтер [1%]
16	Юрист [1%]; Бухгалтер [1%]
Ід. Робіт	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
17	Засновники [10%]
18	Юрист [1%]; Бухгалтер [1%]
19	Засновники [10%]; Юрист [2%]
20	Бухгалтер [1%]
21	Бухгалтер [1%]
22	Бухгалтер [1%]
23	Юрист [10%]; Бухгалтер [10%]
24	Бухгалтер; Юрист [1%]
25
Ід.	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
26
27
28	Проектний менеджер [80%]; Архитектурнаямайстерня [5%]
29	Проектний менеджер [40%]; Юрист [30%]
30	Юрист [3%]
Ід. Робіт	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
31
32	Юрист [50%]; Проектний менеджер [30%]
33	Проектний менеджер [70%] Юрист [3%]
Ід.робіт	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
34	Проектний менеджер [80%] Юрист [3%]
35	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]
36	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]
37	Юрист [3%]; Проектний менеджер [20%]
38
39
40	Засновники [10%]; Архітектор-дизайнер [10%]
41	Юрист [1%]; Дизайнерська майстерня [1%]
42	Дизайнерська майстерня [50%]; Дизайнер [50%]
43	Засновники [10%]; Архитектор-дизайнер [10%]
44
45	Будівельна організація [90%]; Проектный менеджер [10%]
46	Будівельна організація [90%]; Проектный менеджер [10%]
47	Дизайнерська майстерня [38%]; Дизайнер [10%]
48	Дизайнер [50%]; Проектний менеджер [10%]
49	Проектний менеджер [10%] Інженер-технолог [50%]
50	Дизайнер [5%]; Проектний менеджер [10%]
51	Проектний менеджер [10%] Інженер-технолог [50%]
52	Проектний менеджер [10%]; Інженер-технолог [50%]
53	Проектний менеджер [1%]; Учредители [1%]
54
55	Проектний менеджер [3%]
56
57	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]
58	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]
59
60	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]
61	Юрист [1%]
62	Проектний менеджер [1%]; Юрист [3%]; Рекрутингове агентство
63	Проектний менеджер [1%]
64	Менеджер по кадрах [10%]
65	Менеджер по кадрах [10%]
66	Менеджер по кадрах [10%]; Юрист [1%]; Засновники [1%]
67
68
69	Юрист [1%]; Проектний менеджер [1%]
70	Проектний менеджер [1%]; Юрист [1%]
71	Проектний менеджер [1%]; Юрист [1%]
72	Бухгалтер [1%]; Проектний менеджер [1%]
73
74
75	Проектний менеджер [1%]; Бухгалтер [1%]; Юрист [1%]
Ід.робіт	Витрати робочого часу виконавців (у% до загального розміру робочого часу)
76	Проектний менеджер [1%]; Бухгалтер [1%]; Юрист [1%]
77
78	Проектний менеджер [1%]; Юрист [1%]; Дизайнер [1%]
79	Проектний менеджер [1%]; PR менеджер [20%]
80	PR менеджер [5%]
81	PR менеджер [5%]
82
83
84	Проектний менеджер [5%]; PR менеджер [3%]
85	Проектний менеджер [5%]
86	Шеф-кухар; Бухгалтер [1%]; Проектний менеджер [1%]
87
88	Проектний менеджер [1%]; PR менеджер [5%]
89	PR менеджер [20%] Рекламне агентство [20%]
90	PR менеджер [20%] Рекламне агентство [20%]
91
92	Проектний менеджер [2%]; Штат співробітників; Юрист [1%]; Дизайнер [1%]; PR менеджер [20%] Рекламное агентство [20%] Агентство по організації суспільно-масових заходів