Дослідження механізму реалізації проекту створення ресторану

3. Дослідження механізму реалізації проекту створення ресторану

  3.1 Управління часом проекту

Управління часом проекту включає процеси, необхідні для забезпечення своєчасного виконання проекту.

До управління часом проекту належать такі процеси:

1. Визначення операцій.

Призначення цього процесу – визначення конкретних планових операцій, які повинні бути виконані для отримання різних проектних результатів. Для проекту створення ресторану був визначений перелік операцій (завдань), реалізація яких дозволить отримати бажаний результат та досягнути встановлених цілей проекту

Рис. 3.1. Приклад встановлення задач проекту створення ресторану у MS-Project

Вхідними даними для встановлення операцій для проекту створення ресторану є: чинники середовища, що оточує підприємство (проект); активи і стандарти організаційних процесів; проектне завдання; структура розбиття робіт (СРР); план управління проектом.

Важливим елементом визначення операцій за проектом створення ресторану є поетапне планування (рис. 3.2.).

Рис. 3.2. Основні етапи проекту створення ресторану

Таким чином, до складу проекту створення ресторану входять наступні основні етапи, тривалість окремих складових яких визначатиме загальну тривалість реалізації проекту та є об’єктом управління:

-  реєстрація підприємства;

-  створення ресторану;

-  підбір персоналу;

-  отримання дозвільних документів на відкриття ресторану;

-  укладання контрактів з постачальниками;

-  створення бренду;

-  розробка цінової політики ресторану;

-  розробка рекламної політики;

-  запуск ресторану.

Для реалізації проекту створення ресторану було визначено, що контрольними точками є:

-  проведення процедури реєстрації підприємства;

-  приймання приміщення ресторану до експлуатації;

-  комплектація штату співробітників ресторану;

-  отримання повного комплекту документів для функціонування ресторану.

Другим елементом управління часом проекту є визначення послідовності операцій. Призначення цього процесу – визначення і документування залежностей між плановими операціями.

Для встановлення послідовності операцій необхідно перш за все визначити їх повний перелік, у тому числі й в межах окремих етапів (рис. 3.4.)

Рис. 3.3. Приклад визначення переліку операцій (завдань) в межах етапів реалізації проекту створення ресторану

Результатом цього процесу є отримання переліку усіх завдань, які необхідно реалізувати для досягнення цілей проекту.

Встановлення залежностей між окремими завданнями здійснюється, виходячи із технологічних особливостей, планового завдання та логічної послідовності реалізації проектних рішень.

Встановлення взаємозалежності між окремими операціями можливе у різний спосіб: «початок-початок», «початок-кінець», «кінець-початок», «конкретна дата – конкретна дата».

Визначення попередників кожної операції здійснюється наступним чином (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Приклад встановлення зв’язку між задачами із визначенням попередників та типів початку наступної задачі зі створення ресторану

У підсумку отримують перелік завдань із встановленими взаємозв’язками між ними (рис. 3.5).

Наступним елементом управління часом проекту є визначення ресурсів для реалізації окремих завдань. Призначення цього процесу – оцінка типів і кількості ресурсів, потрібних для виконання кожної планової операції.

Рис. 3.5. Фрагмент проекту створення ресторану із встановленими попередниками завдань

Вхідні дані для процесу: чинники середовища, що оточує підприємство; активи і стандарти організаційних процесів; список операцій; атрибути операцій; доступність ресурсів; план управління проектом.

У відповідності із особливостями окремих завдань, які встановлені раніше та визначаються специфікою проекту створення ресторану, було встановлено перелік людських ресурсів, які необхідно залучити для його реалізації (рис. 3.6).

Оцінка тривалості операцій є наступним кроком в управлінні часом проекту. Призначення цього процесу – оцінка кількості робочих періодів, що будуть потрібні для виконання окремих планових операцій. Спираючись на проектне завдання, список завдань, потреби в ресурсах для окремих операцій (мал. 3.7), календар ресурсів та загальний план управління проектом, встановлюємо тривалість кожної операцій (рис. 3.8).

Рис. 3.6. Встановлення переліку та вартісних характеристик людських ресурсів для проекту створення ресторану

Рис. 3.7. Приклад визначення ресурсів для реалізації завдання за проектом створення ресторану

На останньому етапі управління часом проекту розробляється графік проекту. Призначення цього процесу – аналіз послідовності планових операцій, їхньої тривалості, потреб у ресурсах, а також проектних обмежень для створення графіка проекту. Для створення графіку проекту необхідні: активи і стандарти організаційних процесів; проектне завдання; список операцій; атрибути операцій; діаграми мережного графіка проекту; потреби в ресурсах для операцій; календарі ресурсів; оцінки тривалості операцій.

Рис. 3.8. Фрагмент з встановленням тривалості окремих операцій за проектом створення ресторану

Розробка графіку – процес аналізу послідовності операцій графіку (планових операцій) проекту, їх тривалості, потреб у ресурсах, а також проектних обмежень для створення графіку проекту (календарного плану).

Розробка графіку належить до розділу «Управління часом проекту» і є складником групи процесів планування – однієї з п'яти груп процесів управління проектами.

Розробка графіку проекту – ітерактивний процес визначення запланованих дат початку та закінчення всіх операцій графіка (календарного плану) проекту.

Розробка графіку потребує наявності оцінок тривалості операцій та оцінок необхідних ресурсів, що створює базис проекту, порівняно з яким відстежується виконання проекту.

Розробка графіку триває весь час виконання проекту, відповідно змінюється план управління проектом, особливо якщо виникають і зникають передбачені ризикові події або виявляються нові ризики.

Загальний вигляд графіку проекту створення ресторану подано на рис. 2.6 у попередньому розділі дослідження.

3.2 Управління ресурсами та вирішення ресурсних конфліктів

Сфера управління ресурсами проекту включає виконання оцінок ресурсомісткості робіт, у тому числі визначення їх вартості та тривалості, а також складання графіків виконання робіт у проекті.

Для проекту створення ресторану раніше вже були визначені ресурси, які потрібні для реалізації окремих завдань. На етапі управління ресурсами необхідно встановити обсяг використання тих чи інших ресурсів для кожного завдання. Для цього при введенні завдань за проектом встановлюють ресурси, які необхідні для їх реалізації.

Це пояснюється тим, що проект у січні-лютому 2010 р. буде знаходитися на етапі створення та реєстрації підприємства, що потребуватиме значного витрачання робочого часу саме цих виконавців, які беруть безпосередню участь в усіх процедурах та виконанні усіх завдань, пов’язаних із підготовкою до реєстрації нового суб’єкту господарювання та її проведенням із погодженням дій інших учасників, зацікавлених сторін, забезпечуючи взаємодію із державними органами виконавчої влади, фіскальними органами, фондами, банківськими установами та іншими структурами дозвільної системи в галузі підприємництва.

Вирішення ресурсних конфліктів здійснюється майстром «Вирівнювання завантаження ресурсів» в ручному або автоматичному режимі на основі критеріїв – часових інтервалів або пріоритетів робіт.

Після зміни методу вирівнювання завантаження ресурсів з ручного на автоматичний, за результатами відстеження змін у MS Project було встановлено, що тривалість окремих операцій й проекту у цілому не змінилася. Це свідчить про якість планування витрачання ресурсів та тривалості окремих операцій зі встановленням взаємозв’язку між ними.

3.3 Управління вартістю проекту на етапі виконання проекту

Управління вартістю проекту зосереджено в основному на вартості ресурсів, необхідних для здійснення робіт у проекті. Проте, має бути розглянутий також вплив проектних рішень на вартість використання продукту проекту. Наприклад, обмеження кількості переоцінювань проекту може зменшити вартість проекту за рахунок перекладення деяких витрат на споживача. Такий обширний погляд на проект часто називають життєвим циклом вартості.

Планування вартості проекту має охоплювати інформаційні потреби зацікавлених осіб проекту, які можуть контролювати вартості проекту в різний спосіб і в різний час. Наприклад, вартість якоїсь закупівлі можна проконтролювати при узгодженні, замовленні, постачанні чи документуванні в цілях обліку.

Оцінка вартості включає визначення і розгляд різних вартісних альтернатив. Наприклад, у більшості прикладних сфер додаткова робота протягом фази розробки широко використовується для скорочення витрат у фазі виробництва. Оцінюючи вартість, слід розглянути, чи допоможуть додаткові витрати на проектні роботи дістати економію очікуваних витрат.

Вартість має бути оцінена для всіх ресурсів, які використовуватимуться в проекті. Вартість включає (але не обмежуються) вартість трудових ресурсів, матеріалів, поставок і спеціальні види вартості, такі як поправка на інфляцію чи бюджетний резерв.

Оцінка вартості може уточнюватися в ході виконання проекту, для того щоб відобразити додаткові деталі.

Визначення бюджету включає поділ кошторису по роботах проекту для створення вартісної основи для контролю за виконанням.

Вхідні дані для визначення бюджету

1. Кошторис

2. Ієрархічна структура робіт.

3. Календарний план проекту.

Результати з визначення бюджету проекту створення ресторану:

1. Вартісна основа. Вартісна основа – це бюджет, впорядкований по часових періодах і використовуваний для контролю і відстежування вартісного виконання в проекті. Розробляється такий бюджет з допомогою підсумовування оціночних вартостей по періодах.

2. Контроль вартості. Контроль вартості зосереджується на виявленні чинників, що впливають на вартісну основу, для гарантії того, що ці зміни будуть сприятливими, визначенні того, що вартісна основа змінилася, і на управлінні фактичними змінами по мірі їх виникнення.

Контроль вартості включає:

• Відстежування вартісного виконання для виявлення відхилень від плану.

• Гарантування того, що всі відповідні зміни точно відображені у вартісній основі.

• Запобігання включенню у вартісну основу неправильних, невідповідних або незатверджених змін.

• інформування відповідних зацікавлених осіб про затверджені

зміни.

Контроль вартості включає пошук відповідей на запитання «чому», що стосуються як позитивних, так і негативних відхилень. Він має бути ретельно інтегрований Іншими процесами контролю (контролем за зміною змісту, контролем за зміною календарного плану, контролем якості та іншими видами контролю). Наприклад, неправильні реакції на відхилення по вартості можуть спричинити проблеми з якістю чи календарним планом або неприпустимо підвищити ризик на пізніх стадіях проекту.

Методи та засоби контролю вартості

1. Система контролю за зміною вартості. Система контролю за зміною вартості задає процедури, за якими може змінюватися вартісна основа. Система включає роботу з документами, системи відстежування і рівні повноважень, необхідні для затвердження змін. Система контролю за зміною вартості має буги вбудована в загальну систему контролю.

2. Контроль за виконанням. Технологія контролю за виконанням допомагає оцінити величину будь-яких відхилень, що відбуваються. Аналіз освоєного обсягу особливо корисний для контролю вартості. Важливою частиною контролю вартості є визначення того, що спричинило відхилення, і рішення про те, чи потрібне коригування по цьому відхиленню.