Навигация
Причины проблем документационной деятельности
46913
знаков
0
таблиц
1
изображение
1.1 Причины проблем документационной деятельности
В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали от своих программистов создать для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные программы, и деньги для этого выделялись немалые. Но как только умная машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система регулярно оповещала о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.
Конечно, помимо субъективных, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, а также крайне небольшой объем памяти, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.
Мало что изменилось и сегодня: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно объединить в локальную или корпоративную сеть, что обеспечит полную технологическую поддержку электронного документооборота, а дальше использования Pentium'oв для подготовки документа в редакторе Word с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.
Если рассматривать проблему с другой стороны, то источник возникновения большинства проблем лежит в том, что уже изначально существует противоречие – всюду требуется централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется децентрализованно. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.
Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по какой-либо совокупности документов, необходимо тщательно и своевременно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
К сожалению, опыт истории не раз показывал, что прогресс не всегда приводит к устранению проблем, иногда он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Потерять можно не только информацию, существует возможность расстаться с большим капиталом.
Но трудности существуют и на государственном уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) только для поддержки оперативной деятельности.
Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.
Тем не менее, прогресс остановить не в силах никто. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире – использовать его возможности и избегать его опасностей.
1.2 Выбор и требования к автоматизированным бизнес-процессам
Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному работнику не нужно ждать, пока помощник или секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления.
Выбор программного обеспечения зависит от масштаба компании. Для крупных предприятий требуются мощные программные комплексы, такие, как например Documentum специализированные разработки на базе Lotus Notes. Средний бизнес успешно использует целый ряд решений: Optima Workflow, ЭОС "Дело", "ЕВФРАТ-Документооборот", DocsVision,"Инталев: Документооборот 2005".
Для небольших компаний создано довольно много небольших программ: "ФЛАГМАН", "Документооборот", "SQ -контроль дел".
Выбор наиболее подходящей зависит от множества факторов, все зависит от конкретного примера.
Но при этом каждая организация должна наметить цели внедрения системы электронного документооборота:
· автоматизация делопроизводства,
· автоматизация потоков документов,
· автоматизация контроля исполнения документов и поручений,
· повышение исполнительской дисциплины,
· наведение порядка в работе с документами,
· сокращение времени на операции с документами,
· переход к безбумажным технологиям.
Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:
· экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.
· финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,
· ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.
· научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;
· социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.
И в общем-то не факт, что нужны будут какие-то специализированные решения. Для небольшой организации, как минимум, можно начать с разработки создания единого хранилища бланков и шаблонов документов. Это может быть просто каталог на сетевом сервере, доступных со всех ПК компаний, и содержащий шаблоны документов (.doc для Word и .xls для Excel). Для этого не требуется покупки программного обеспечения (ПО), достаточно Word и Excel, но также в пакет Microsoft Office входит программа InfoPath для организаций коллективной работы с документами. Существует решение SharePoint, но его нужно покупать отдельно.
Приведем общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе необходимой АС.
· Необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему.
· Определив класс будущей системы, необходимо изучить по возможности все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями.
· Необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система.
· Будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладать эргономичным интерфейсом.
· Необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации.
· Желательно проверить систему в действии путем установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем.
· Не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к ее дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей. Весьма распространенное неверное использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую ее потребностям.
При внедрении системы особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна.
"Настоящая" система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:
· после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
· документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять "запрограммировать" все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
· система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Похожие работы
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... лет. 1.2 Правовая ответственность за нарушения в области документационного обеспечения В наше время правовая ответственность установлена во многих ст. Кодекса об административных правонарушениях РФ и УК РФ. Предметом исследования стали именно преступления в сфере документационного обеспечения управления, которые изложены в УК РФ. Это обусловлено, прежде всего, строгостью наказания за часто ...
0 комментариев