Создание базы данных сотрудников в MS Access

План:

Введение

1. Описание этапов создания реляционной базы данных

1.1 СУБД «ACCESS»

1.2 Создание таблиц

1.3 Установление связей между таблицами в БД

1.4 Создание форм

1.5 Создание запросов

1.6. Создание отчетов

Заключение

Список литературы

Введение

В каждой области деятельности создаются собственные базы данных: в социальном обеспечении - по получателям пенсий, в медицине – по диспансерному учету, по льготным лекарствам.

Так, для кадровой службы разработана и используется программа «Кадры» специально для работы с личными данными сотрудников. База данных, имеющаяся в учреждении, позволяет работникам кадровых служб накопленную информацию по сотрудникам оптимально хранить, искать, а также использовать при оформлении различных статистических данных, подготовке отчетов, при решении задач по вопросам повышения квалификации, сертификации.

«БАЗА ДАННЫХ (БД) – это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области человеческой деятельности».[1]

В лечебно–профилактических учреждениях Самарской области используется база данных «Кадры», в которой информация хранится в нескольких таблицах. При установлении между ними связей можно создавать запросы по данным из этих связанных таблиц.

В качестве примера рассмотрим этапы создания БД сотрудников в СУБД В МУЗ «Городская поликлиника №3».

1. Описание этапов создания реляционной базы данных

 

1.1 СУБД «ACCESS»

СУБД – это система, позволяющая создавать БД, которая управляет вводом и взаимосвязью данных внутри БД, либо между БД.

СУБД «ACCESS» - реляционная база данных.

Основные функции СУБД

1. Определение данных – какая именно информация будет храниться в БД, задается структура и тип (текстовый, числовой и т.д.) данных, их связь.

2. Обработка данных – фильтрация, вывод на экран только необходимых столбцов или строк и сортировка данных, объединение данных и вычисление итоговых значений.

3. Управление данными – пароли, корректировка и добавление новых данных.

При получении задания необходимо: нажать кнопку «ПУСК»- «Программы» – открыть окно и выбрать пункт «Файл» – открыть. Выбрать из списка файлов имя БД и нажать ОК

1.2 Создание таблиц

Таблицы служат источником данных для запросов, форм, отчетов.

Для базы данных «Кадры» создаем таблицы в режиме «Конструктор». Нажимаем кнопку «Создать» на вкладке таблицы (см. рис. 2.1.) и выбираем пункт списка «Конструктор».

рис.1.1 Окно работы с объектами «Access»

В открывающемся окне «Конструктор» в столбце «Имя поля» вносим наименования полей создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» - перечисляем типы полей создаваемой таблицы и определяем ключевое поле для связи таблиц по определенному полю.

рис.1.2 создание таблицы в режиме конструктора

Например: тип данных для поля «КодСотрудника» – счетчик, а для поля «Фамилия» – текстовый (см. рис.1.2). Чтобы определить ключевое поле необходимо выделить его и нажать инструмент с рисунком ключа.

Без ключевых полей невозможно осуществить связывание таблиц.

Таким образом, создаем четыре таблицы:

- Таблица «Сотрудник» с полями Код сотрудника, Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, должность (см. рис.2.3.);

- Таблица «СотрАдр» с полями Код сотрудника, Адрес, ДомТелеф, СемПолож (см. рис. 2.4.)

- Таблица «Семейное положение» с полями СемПолож и Код; (см. рис. 1.5.)

- Таблица «Должность» с полями КодДолжн и Должность (см. рис. 1.6.)

рис.1.3 Таблица «Сотрудник»

Для более удобной работы при заполнении таблицы «Сотрудник» поле «Должность» имеет подстановку из справочника «Должность» (см. рис. 1.4)

рис. 1.4 Связывание таблиц при помощи подстановки

Аналогично в таблице «СотрАдр» поле «Семейное положение» имеет подстановку из справочника «Семейное положение» ( см. рис.2.6.)

рис.1.5 Таблица СотрАдр

рис. 1.6 Таблица Семейное положение рис.1.7 Таблица Должность

 

1.3 Установление связей между таблицами в БД

Существует три вида связей: 1 –к – 1; 1 – ко – многим; много – ко – многим.

Для установки связей между таблицами на панели инструментов имеется кнопка

рис. 1.8 Установление связей между таблицами

В поле схемы данных добавляем таблицы, которые будут связаны. Наложением друг на друга ключевых полей, с помощью которых будут связаны таблицы, создаем связи между ними. Название ключевого поля должно соответствовать названию другому.

Например: таблица «Сотрудник» связана с таблицей «СотрАдр» по КодСотрудника связью 1 – к – 1, а таблица «Семейное положение» связана с таблицей «СотрАдр» связью 1 – ко – многим (см. рис. 1.8.)

После установления связей можно создать запрос по данным из этих связанных таблиц.

При необходимости тип связи можно легко изменить, удалить ненужную связь или создать новую.