Відбиття у фінансовій звітності доходів і витрат установи

2.3 Відбиття у фінансовій звітності доходів і витрат установи

Інформація про доходи й витрати Почетненської сільської ради являє собою звітність перед Красноперекопським відділенням Державного казначейства, районним фінансовим управлінням і іншими установами. Крім цього, сільрада звітує перед податковою інспекцією, соціальними фондами, органами статистики.

Таблиця 2.9

Звітність перед податковою інспекцією

Таблиця 2.10

Звітність перед соціальними фондами

Таблиця 2.11

Звітність перед органами статистики

Фінансові звіти бюджетних установ складаються в гривнях, у тому числі й по операціях, проведеним в іноземній валюті й натуральній формі. Форми фінансової звітності повинні заповнюватися по всіх передбачених позиціях, графам, рядкам. При відсутності даних незаповнені статті прокреслюються або заповнюються нулями. Додаткові статті й показники у форми фінансової звітності вводити забороняється. Проставлення додаткових кодів економічної класифікації витрат, які не включені у відповідні форми фінансової звітність, також не допускається.

Форми фінансової звітності й пояснювальних записок підписуються керівниками установ і головними бухгалтерами. Без таких підписів звіти вважаються недійсними.

Форми річної й квартальної фінансової звітності бюджетних установ включають:

"Баланс" (форма N 1) (додаток за 2005-2007р.р.97-99);

"Звіт про виконання загального фонду кошторису установи" (форма N 2д, N 2м) (додатки за 2005р.100-110,за 2006р.111-118, за 2007 р.119- 128);

"Звіт про надходження й використання засобів, отриманих як плата за послуги, надавані бюджетними установами" (форма N 4-1д, N 4-1м) (додатки за 2005р.129-131,за 2006р.132-135, за 2007 р.136- 138);

"Звіт про надходження й використання засобів, отриманих по інших джерелах власних надходжень бюджетних установ" (форма N 4-2д, N 4-2м) (додатки за 2005р.139-142,за 2006р.143-148, за 2007 р.144-155 );

"Звіт про надходження й використання інших надходжень спеціального фонду" (форма N 4-3д, N 4-3м) (додатки за 2005р.156-158,за 2006р.159-162, за 2007 р.163-166 );

"Звіт про надходження й використання інших надходжень спеціального фонду (позички міжнародних фінансових організацій)" (форма N 4-3буд.1, N 4-3м.1); (додатки за 2006р.167-168, за 2007 р.169 );

"Звіт про заборгованість бюджетних установ" (форма N 7д, N 7м) (додатки за 2005р.170-184,за 2006р.185-191, за 2007 р.192-198);

"Звіт по мережі, штатам і контингентам" (додатки за 2005р.199,за 2006р.-200, за 2007 р.-201 );

"Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування(додатки за 2005р.-202,за 2006р.-203, за 2007 р.-204 );

"Звіт про рух необоротних активів" (додатки за 2005р.-205,за 2006р.-206, за 2007 р.-207 );

" Довідка про рух грошових коштів" (додатки за 2005р.-208,за 2006р.-209, за 2007 р.210 );

" Звіт про результати фінансової діяльності" (додатки за 2005р.-211,за 2006р.-212, за 2007 р.-213);

До форм річної й квартальної фінансової звітності прикладається пояснювальна записка (додаток- 214-215 за 2007 р.), що включає текст і доповнення.

Місячна фінансова звітність бюджетних установ включає лише дві форми:

"Звіт про заборгованість бюджетних установ" (форма 7д, N 7м);

"Звіт про заборгованість бюджетних установ по окремих програмах" (форма N 7буд.1, N 7м.1).

Розглянемо відбиття доходів і витрат сільради у формах фінансової звітності.

"Баланс" (форма N 1) містить узагальнені підсумкові показники, отримані на підставі звірених даних бухгалтерських документів за станом на початок і на кінець бюджетного періоду. Звітні дані повинні бути достовірними, об'єктивними, реальними. Звітні дані статей "Балансу" на початок року повинні бути тотожними даним графи 4 "На кінець року" "Балансу" за попередній рік. Установи складають єдиний "Баланс" (форма N 1), що відображає результат про всі проведені господарські операції по коштах загального й спеціального фондів, по всіх виконуваних програмах. Кожна установа заповнює в "Балансі" тільки ті рядки, які стосуються її діяльності, при цьому керуючись такими вказівками.

Актив. Розділ ІІІ. Витрати

Розділ ІІІ "Витрати" призначений для відображення фактичних витрат бюджетних установ, проведених у звітному періоді.

По розділі ІІІ "Витрати" у графі 3 "На початок року" записів не повинно бути.

У рядку 290 "Витрати загального фонду" приводиться сума фактичних витрат, здійснених бюджетною установою за рахунок коштів загального фонду державного або місцевого бюджетів на утримання установи й інші заходи, передбачені загальним фондом кошторису даної установи. Рядок розподіляється на:

рядок 291 "Витрати державного бюджету" - відображаються фактичні витрати загального фонду державного бюджету;

рядок 292 "Витрати місцевого бюджету" - відображаються фактичні витрати загального фонду місцевого бюджету.

У рядку 300 "Витрати спеціального фонду" відображаються фактичні витрати спеціального фонду. Сума рядка утворюється з таких складових:

рядок 301 "Витрати по засобах, отриманим як плата за послуги" - призначена для відображення фактичних витрат спеціального фонду, проведених за рахунок надходжень, отриманих установою згідно з кошторисом як плата за послуги;

рядок 302 "Витрати по інших джерелах власних надходжень" - приводиться сума фактичних витрат спеціального фонду по кошторисах установ у частині інших джерел власних надходжень;

рядок 303 "Витрати по інших надходженнях спеціального фонду" - приводиться сума фактичних витрат спеціального фонду кошторису установи в частині інших надходжень спеціального фонду, у тому числі по позичках міжнародних фінансових організацій;

рядок 304 "Витрати по засобах, отриманих на виконання програм соціально-економічного й культурного розвитку регіонів" - призначена для відображення фактичних витрат спеціального фонду, здійснених за рахунок засобів, отриманих установою згідно з кошторисом на виконання програм соціально-економічного й культурного розвитку регіонів.

Рядок 320 форми N 1 "Баланс" складається із суми рядків (110+120+130+140+150+160+170+180+190+200+210+220+230+240++250+260+270+280+290+300+310).

Пасив. Розділ ІІІ. Доходи

Розділ ІІІ "Доходи" призначений для відображення всіх надходжень бюджетної установи, які вона одержує на виконання кошторису. Залежно від джерел утворення доходів у формах фінансової звітності вони відображаються при фактичному надходженні коштів або при нарахуванні доходу за надані послуги. У доходи включається також рядок "Кошти в шляху".

У рядку 450 "Доходи загального фонду" приводяться суми, що фактично надійшли на рахунок установи із загального фонду бюджету. Рядок розділяється на:

451 "Доходи державного бюджету" - відображаються фактичні надходження загального фонду державного бюджету;

452 "Доходу місцевого бюджету" -відображаються фактичні надходження загального фонду місцевого бюджету.

У рядок 460 "Доходи спеціального фонду" відображаються суми нарахованих коштів, які будуть отримані як плата за послуги, і кошти, отримані по інших джерелах власних надходжень, або кошти, що фактично надійшли на рахунок установи як інші надходження спеціального фонду кошторису, у тому числі гранти й позички міжнародних фінансових організацій. Сума рядка утворюється з таких рядків:

рядок 461 "Доходи по коштах, отриманих як плата за послуги" - приводиться сума нарахованих установою надходжень згідно з кошторисом як плата за послуги, надана бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; від господарської й/або виробничої діяльності; за оренду майна бюджетних установ; від реалізації майна; у тому числі коштів батьків за надані послуги - нарахування за зміст дітей у дитячих закладах і за інші послуги;

рядок 462 "Доходи по інших джерелах власних надходжень" - призначений для відображення надходжень установи для виконання окремих доручень, а також грантів, подарунків, благодійних внесків, інвестицій;

У рядку 463 "Доходи по інших надходженнях спеціального фонду" відображаються інші надходження спеціального фонду установи по розподілах головних розпорядників бюджетних засобів, позичок міжнародних фінансових організацій, які надійшли на спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ по інших надходженнях спеціального фонду бюджету;

У рядку 464 "Доходи по засобах, отриманим на виконання програм соціально-економічного й культурного розвитку регіонів" відображаються надходження спеціального фонду установи, отримані на виконання програм соціально-економічного й культурного розвитку регіонів.

По розділі ІІІ "Доходи" записів у графі 3 "На початок року" не повинно бути.

Рядок 480 форми N 1 "Баланс" складається із суми рядків: (330+340+350+360+370+380+390+400+410+420+430+440+450+460+ +470).

Довідка до рахунку 70 "Доходи загального фонду" - призначена для розшифровки операцій бухгалтерського обліку, проведених на субрахунках рахунку 70 "Доходи загального фонду".

у рядку 540 приводиться сума асигнувань із загального фонду бюджету, отриманих бюджетними установами протягом звітного періоду. Якщо залишки бюджетних асигнувань перераховувалися протягом бюджетного періоду в бюджет, тобто ставилися на зменшення асигнувань поточного року, то асигнування, що надійшли, відображаються за мінусом перерахованих у бюджет засобів;

у рядку 580 приводиться залишок засобів по рахунку на кінець звітного періоду.

Довідка до рахунку 71 "Доходи спеціального фонду" (у частині інших надходжень) призначена для відображення коштів, що належать до інших надходжень спеціального фонду:

у рядку 590 записується сума доходів, списана підсумковими оборотами на фінансовий результат виконання кошторису по інших надходженнях спеціального фонду;

у рядку 630 приводиться сума засобів, що фактично надійшла по розподілі як інші надходженнях спеціального фонду;

у рядку 640 відображається сума коштів, отриманих по позичках міжнародних фінансових організацій;

в рядку 670 відображається сума залишку на кінець звітного періоду.

У розшифровці позабалансових рахунків приводяться суми залишків на початок року, надходження й вибуття протягом звітного періоду, залишку на кінець кварталу: орендованих необоротних активів, активів на відповідальному збереженні й інше.

"Звіт про виконання загального фонду кошторису установи" (форма N 2д, N 2м) складається установами, що одержують кошти загального фонду місцевих бюджетів про отримані й використані асигнування згідно з кошторисом і планом асигнувань. Звіт складається по кожному коду функціональної або програмної класифікації витрат у розрізі кодів економічної класифікації витрат. Заповнення окремих граф звітів форми N 2д, N 2м здійснюється таким порядком:

У графі 4 "Затверджено кошторисом на рік" проставляється затверджена в кошторисі річна сума планових асигнувань загального фонду з урахуванням змін, внесених до кошторису протягом звітного періоду.

У графі 5 "Ліміти асигнувань звітного періоду" приводяться планові показники з урахуванням скорочення асигнувань загального фонду, якщо таке рішення прийняте відповідно до законодавства України.

У графі 6 "Залишок на початок року" - залишку не повинно бути.

У графі 7 "Надійшло засобів за звітний період" відображається сума коштів загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації витрат бюджету, що фактично надійшла на ім'я установи.

У графі 8 "Касові витрати" відображається сума касових витрат загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації витрат, тобто витрат, проведених шляхом перерахування засобів з реєстраційних рахунків установи, відкритих в органах Державного казначейства України по всіх операціях. Витрати зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні рахунки на відновлення касових витрат.

У графі 9 "Фактичні витрати" приводиться сума фактичних витрат, тобто дійсних витрат, оформлених і подтверждающихся відповідних документів, у тому числі витрат по несплачених рахунках кредиторів, по нарахованій заробітній платі.

У графі 10 "Залишок на кінець звітного періоду" записується залишок коштів на кінець звітного періоду в розрізі кодів економічної класифікації витрат бюджету.

Аналогічним образом складаються форми звітності по спеціальному фонді: "Звіт про надходження й використання засобів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами" (N 4-1д, N 4-1м); "Звіт про надходження й використання засобів, отриманих по інших джерелах власних надходжень бюджетних установ" (N 4-2д, N 4-2м; "Звіт про надходження й використання інших надходжень спеціального фонду" (N 4-3д, N 4-3м).

Звіт про заборгованість бюджетних установ" (форма N 7д, N 7м) складається бюджетними установами на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську й кредиторську заборгованість, які виникли в установі при виконанні кошторису за поточний і минулий роки й містить інформацію про заборгованість бюджетних установ як по витратах, так і по нарахованих доходах. Звітність за формою N 7д, N 7м складається окремо про заборгованості по засобах, отриманим із загального й спеціального фондів.

Заповнення окремих граф звітів форм N 7д, N 7м здійснюється по такому порядку:

У рядку 010 "Доходи" відображається загальна сума дебіторської й загальна сума кредиторської заборгованості на звітну дату, що виникла при наданні послуг. Наприклад:

дебіторська заборгованість - нарахований і неотриманий дохід за надані послуги;

кредиторська заборгованість - надходження оплати за надану послугу в більшій сумі, чим була нарахована.

Заборгованість по доходах відображається у звітності загальною сумою й не розділяється по кодах економічної класифікації витрат бюджету. Рядок 010 заповнюється лише у звітах по спеціальному фонді (по засобах, отриманим як плата за послуги, які надаються бюджетними установами відповідно до законодавства України).

У рядку 020 "Витрати - усього на утримання установи" відображається сума узагальненої заборгованості установи за звітний період, що виникла при виконанні видаткової частини кошторису.

Рядка з 030 "Поточні витрати" до 620 "Капітальні трансферти за кордон" включно розшифровують рядок 020 і відображають заборгованість по витратах у розрізі кодів економічної класифікації витрат бюджету.

Рядок 630 "Усього" складається із суми рядків 010 "Доходи" і 020 "Витрати - усього на утримання установи".

Слід зазначити, що при складанні квартальної звітності обов'язковою є взаємоув”язка як окремих форм між собою, так і касових і фактичних витрат по відповідних кодах економічної класифікації витрат.

Формула вв'язування касових і фактичних витрат має такий вигляд і ґрунтується на вв'язуванні показників всіх форм звітності: Фактичні витрати - залишок на початок року ( матеріали) + залишок на кінець звітного періоду ( матеріали) - дебіторська заборгованість на початок року + дебіторська заборгованість на кінець звітного періоду + кредиторська заборгованість на початок року - кредиторська заборгованість на кінець звітного періоду = касові витрати.

Наприклад, ув'язування фактичних і касових витратза 2007 р. по КЭКР 1133 має такий вигляд: 701,8грн. ( фактичні витрати)-1042,72 грн. (залишок на початок року матеріалів) + 340,92грн. (залишок на кінець звітного періоду матеріалів)- 0 (дебіторська заборгованість на початок року) +0 (дебіторська заборгованість на кінець звітного періоду) + 0( кредиторська заборгованість на початок року) - 0 (кредиторська заборгованість на кінець звітного періоду) =0 (касові витрати).

Таке вв'язування відбивається в перевірочній відомості фактичних витрат (додаток за 2007 р.216-217);

2.4.Програмне забезпечення обліку витрат з використанням автоматичної системи "Парус"

Комплексна бухгалтерська програма "Парус", є власністю фірми "Парус" і захищена Законом України "Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних". Свідчення про державну реєстрацію прав авторів на програму ПА №1998 від 25.05.99р. Структура програми представлена на малюнку 1.

По документам-підставам

Рис 1. Структура програми " Парус": вкладки представлені по видах

Ця програма призначена для ведення бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях.

Програма містить основні підсистеми:

"бухгалтерський облік

"касові операції

"облік товарно-матеріальних цінностей

"керування закупівлями

"облік основних засобів

"облік заробітної плати

"податковий облік

"форми документів і звітів

Підсистема бухгалтерський облік - є основою всієї комплексної бухгалтерської програми "Парус". Вона вбирає в собі результати роботи всіх інших підсистем програми у вигляді проводок у книзі господарських операцій.

Аналіз всіх операцій у програмі зручно проводити за допомогою оборотно-сальдового балансу, що формується автоматично за обраний користувачем період. Уведення інформації здійснюється на підставі первинних бухгалтерських документів. Інформація, що втримується в них, може записуватися в деякі допоміжні регістри, названі довідниками. У довідники записуються дані, використовувані користувачем при формуванні первинних документів (наприклад, контрагенти, підрозділи підприємства, співробітники й т.д.). Довідники діляться на дві групи: довідники постійні й довідники оперативні. Постійні довідники це ті, які створюються один раз (довідник валют, довідник співробітників і т.д.) і рідко підлягають корегуванню. Оперативні довідники поповнюються в процесі уведення первинних документів (довідник контрагентів, довідник аналітичних ознак по рахунку й т.д.).

Будь-який акт господарської діяльності підприємства оформляється відповідними первинними бухгалтерськими документами. У той же час будь-яка господарська операція знаходить висвітлення в бухгалтерському обліку за допомогою запису спеціального виду, що змінює стан двох балансових рахунків (субрахунків). Такий запис називається проводкою. При уведенні первинного документа в системі "Парус" користувач має можливість одночасно сформувати всі необхідні проводки. Ці проводки, незалежно від місця їхнього формування, записуються в спеціальний зведений регістр, називаний книгою обліку операцій.

Користувач може вручну формувати проводки при введенні кожного документа. Однак це забирає багато часу при великому обсязі введення первинних документів. Крім того, у кожній підсистемі можна виділити ряд повторюваних типових операцій і підготувати для них шаблони проводок.

Типові операції поєднуються в спеціальні довідники видів операцій, які у свою чергу містять необхідну кількість типових операцій. Для кожної типової операції можна описати будь-яка кількість стандартних проводок. Проводку можна формувати повністю, включаючи алгоритм розрахунку суми проводки, обумовлений на основі суми по типовій операції. Окремі поля типової проводки (наприклад, дебетовий або кредитовий рахунок, шифр аналітичного обліку) можна не заповнювати (наприклад, при надходженні ТМЦ у проводках можна не вказувати рахунок обліку ТМЦ на складі). Сформовані проводки записуються в книгу обліку операцій, де вони доступні для перегляду, модифікації й одержання різноманітних звітів.

Будь-який акт господарської діяльності підприємства оформляється відповідними первинними бухгалтерськими документами. У той же час будь-яка господарська операція знаходить висвітлення в бухгалтерському обліку за допомогою запису спеціального виду, що змінює стан двох балансових рахунків (субрахунків). Такий запис називається проводкою.

Книга обліку операцій, містить проводки, які автоматично (використовуючи, створені раніше типові операції) надходять із всіх підсистем, при уведенні первинних документів. Проводки можуть створюватися безпосередньо в книзі обліку операцій вручну. Для завантаження книги вибирається з меню "Бухоблік" головного діалогового вікна пункт "Книга обліку операцій". Відкриється відповідне діалогове вікно.

Діалогове вікно містить панель меню: сервіс, виправлення, вид, пошук.

Для ручного уведення необхідно з меню "Виправлення" вибрати пункт "Створити" або нажати на клавішу "Іns". Відкриється діалогове вікно "Проводка"

Увести інформацію, як це описано в розділі проводка. Після уведення інформації нажати на кнопку "ОК". У діалоговому вікні "Книга обліку операцій" з'явиться відповідний запис.

Якщо проводка надійшла в книгу обліку операцій на підставі якогось документа, то не виходячи із книги обліку операцій можна переглянути цей документ, нажавши на клавішу F5. Кількість стовпчиків у книзі обліку операцій користувач набудовує самостійно, як це викладено в пункті настроювання діалогових вікон у розділі Загальні відомості по роботі з діалоговими вікнами. По кожному рядку запису в нижній частині діалогового вікна виводиться рядок інформації. Оборотно-сальдовый баланс формується автоматично й дозволяє користувачеві зробити аналіз балансу за обраний період. Для завантаження інформації вибрати з меню "Бухоблік", у головному діалоговому вікні системи, пункт "Оборотно-сальдовий баланс". Завантажиться відповідне діалогове вікно.

Інформація в діалоговому вікні виводиться автоматично за обраний користувачем період. Користувач має можливість зробити редагування або перегляд інформації з будь-якого рахунку. Для цього необхідно активізувати необхідний рядок запису й вибрати з меню "Виправлення" пункт правити (F3). Відкриється діалогове вікно "Інформація з рахунку", що містить всі проводки по даному рахунку, за обраний користувачем період. Діалогове вікно "Інформація з рахунку" відбиває ту ж інформацію, що й книга обліку операцій.

У Почетненській сільській раді комплексна програма "Парус" у цей момент, тільки впроваджується. Але вносячи в базу даних інформацію вже є плюси програми. На мою думку в ній легко й зручно працювати, і бухгалтерам вона буде помічником у роботі.

Таким чином, облік доходів і витрат Почетненского сільської ради ведеться відповідно до прийнятої бюджетної класифікації витрат. Для реєстрації всіх меморіальних ордерів установи ведеться облік у книзі "Журнал-головна", як правило, облік ведеться по субрахунках. Звіт по виконанню кошторису витрат складається на підставі первинних документів, дані звітного балансу повинні відповідати залишкам по рахунках головної книги.