Технологія ефективної презентації

ЗМІСТ

Вступ

1. Поняття та види презентацій

2. Критерії оцінки презентації

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Презентації - широко поширений тип заходу, що владнується з самими різними цілями і вживаного в різних сферах, що викликає особливий інтерес, оскільки має в своєму розпорядженні простір для інтересних і нестандартних рішень. В даний час різні організації часто проводять презентації, тому оцінка ефективності такого типа заходу є актуальною.

У зв'язках з громадськістю презентація проводиться в цілях управління суспільними стосунками. Центральною темою виступає образ фірми або організації. Від проведення презентації залежить досягнення поставлених завдань, її результат. Тому поважно організувати і провести презентацію максимально ефективно.

1. Поняття та види презентацій

Презентація - це організована зустріч групи людей з метою вистави чого-небудь нового, недавно створеного.

Дослівно «презентація» означає «виставу». Проводяться презентації з метою найяскравіше піднести громадськості останні досягнення фірми. Основні цілі презентації полягають в наступному:

1. Сповіщення про подію, гідну увагу аудиторії;

2. Залучення аудиторії до діяльності, програми, які служать цілям і завданням організації або структури, провідної презентацію;

3. Сприяння цілям і завданням фірми, організації, політичної програми і тому подібне Ініціація конкретних дій цільової аудиторії, відповідних ідеям презентації, задуму звернення.

Роджер Хейвуд виділяє деякі можливості базисного ПР-суб'єкта на презентації. У реальному випадку ці можливості можна класифікувати як цілі Хейвуд Роджер Все про Public Relations: як добитися успіху в бізнесі, використовуючи зв'язки з громадськістю. М.,1999. З.-212.:

1. Поліпшити популярність компанії;

2. Залучити потенційних покупців;

3. Укріпити стосунки з існуючими покупцями і ін.

Таким чином, загальна стратегія презентації будується спочатку на навіюванні довіри до фірми, організації, а потім промовці переходять до переконання в доцільності певних акцій, дій і вчинків, пропонованих в обігу.

Іншими словами: стратегія презентації - це єдність сповіщення, залучення і сприяння.

У презентації беруть участь керівники або неофіційні представники тих структур, які виходять на зв'язку з громадськістю. Вони є організаторами і господарями заходу. Друга група учасників - запрошені гості (журналісти, колеги, друзі). І третя - фахівці із зв'язків з громадськістю, відповідальні за проведення даної презентації.

Присвячені презентації можуть бути самим різним подіям. Наприклад, відкриттю нового суб'єкта суспільних стосунків (після процедури всякого роду оформлень, узгоджень, створення всієї необхідної документації і т. п.). Новим суб'єктом зазвичай виступає фірма, виробниче підприємство, офіційна структура (відомство, департамент, міністерство) і тому подібне Також приводом для презентації можуть стати реальні результати діяльності офіційних або комерційних структур (нова програма діяльності, нові правила або закони, вихід в світ книги, прем'єра в театрі, відкриття добродійного аукціону і т. д.), освоєння нового вигляду послуг або певна дата в історії фірми. В будь-якому разі презентується те, що можна побачити, поторкати, спробувати або прочитати. В ході презентації передбачається організація спілкування учасників, яка несе корисну інформацію і є свого роду шоу, а також супроводиться пригощанням гостей.

ПР-презентацію можна порівняти з прес-конференцією. А.Н. Чуміков пише, що така форма подачі інформації (презентація) може бути також названа «прес-конференцією плюс», оскільки відповідна частина (збір журналістів і ознайомлення їх з деякими відомостями) присутня на будь-якій презентації. Незрідка прес-конференція легко переходить в презентацію (і навпаки) без всяких додаткових дій. В той же час відмітні ознаки в презентації, звичайно, є. Презентація відрізняється ширшим довкола запрошених представників громадськості, а на прес-конференцію запрошують лише представників засобів масової інформації. Звичайно, на презентацію теж слід покликати журналістів, але не лише. Необхідно запросити потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, загалом, тих, хто повинен сприймати що презентується не лише через ЗМІ, але і безпосередньо. Контингент запрошених залежить від поставлених цілей і завдань. Ще одна відмінність - більший акцент на культурну програму, презентація містить елемент розважальної, це не робочий захід, як прес-конференція. Повномасштабна презентація складніше прес-конференції і вимагає великих інтелектуальних, організаційних і матеріальних витрат. Г.Л. Тульчинський виділяє головною відмінною рисою тематику. Тульчинський г.л. PR фірми: технологія і ефективність. СПб., 2001. З.-127. Якщо прес-конференції присвячені проблемним темам, то презентації пов'язані зазвичай з початком або закінченням, або якимсь результативним етапом реалізації конкретного проекту, програми. Інакше кажучи, їх тема - якийсь серйозний результат або проект діяльності фірми, до яких необхідно привернути увагу ЗМІ і громадськості.

Отже, презентація - це ланцюг подій, що накладаються один на одного, а саме (на думку А.Н. Чумікова):

1. Запрошення і зустріч;

2. Конференційна для Пресу частина;

3. Презентаційна частина;

4. Неформальне спілкування;

5. Супровід (доповнення) спілкування;

6. Прощання.

Всі ділові презентації мають загальне: кінцеву мету, комунікацію, дистиляцію і творчий процес, за допомогою якого тема презентації розвивається і реалізується. Вочевидь, що не всі ділові презентації схожі один на одного. Вони відрізняються по відношенню до:

· конкретній ситуації, мотивації або ж необхідності, що викликала проведення презентації;

· презентатору;

· темі;

· аудиторії;

· зовнішньому середовищу і що оточує;

· тимчасовим рамкам;

· міри ефективності;

· кінцевому висновку.

Не дивлячись на перераховані відмінності, можна провести диференціацію презентацій на основі ділових презентацій, що найчастіше зустрічаються. Визначаючи типи ділової презентації, презентатору легше оцінити:

1. яку саме первинну інформацію слід вивчити і до якої міри;

2. які презентаційні прийоми найбільш прийнятні для проведення презентації і яким способом їх потрібно використовувати;

3. як слід побудувати вміст і стиль презентації.

Однією з форм диференціації презентацій є розподіл їх по відношенню аудиторії до презентатору. Ділові презентації бувають двох типів:

1. Зовнішні;

2. Внутрішні.

Зовнішня презентація подається аудиторії поза організацією, яку представляє презентатор, тобто проводиться для цільових аудиторій, що не є персоналом організації або фірми (базисного ПР-субъекта). Такі презентацій проводить більше, вони поширеніші. Виступ торгівельного представника фірми перед покупцями якраз буде прикладом зовнішньої презентації. Внутрішня презентація відноситься до тих ситуацій, коли організатори і аудиторія є персоналом ПР-субъекта, тобто членами одного колективу. Інколи керівництву компанії буває необхідно представити колективу нову технологію документообігу, наприклад, або нову схему управління компанією. Можливе представлення яких-небудь проектів, важливих для персоналу. Проведення презентацій дозволяє за короткий відрізок часу донести до слухачів максимум інформації.

Також презентації можуть бути диференційовані в світлі домінуючих характеристик, таких як:

1. Що просувають;

2. Інформаційні;

3. Низхідні;

4. Висхідні.

Просуваючі презентації.

Це презентації, в яких спілкування побудоване з метою реклами продукту, товару або послуги або просування якої-небудь ідеї в ширше середовище громадськості, обхвату нею як можна більшого числа адресатів. Як правило, ця ідея містить новизну, є носієм іміджевої концепції. Просуваючі презентації також можуть мати на меті просування певного кандидата або політичної платформи.

Інформаційні презентації.

При цьому типові презентацій основний упор робиться на передачу інформації. Зазвичай вони проводяться для передачі технічної інформації, наукових матеріалів, огляду статистичних досліджень або іншої інформації, пов'язаної із складними технологіями. Презентація допомагає в цьому випадку наочніше і доступно піднести складний матеріал, добитися його засвоєння і розуміння аудиторією.

Низхідні презентації.

Це різновид внутрішньої презентації. Терміни «низхідна» і «висхідна» є похідними від традиційної ієрархії, при якій позиції сторін розташовуються по вертикалі. Презентації керівників перед керівниками, керівника перед начальниками підрозділів або начальниками перед підлеглими буде «низхідною», тобто комунікація йде вниз по організаційній лінії.

Висхідні презентації.

Також варіант внутрішньої презентації. Представлення проекту або ідеї «знизу», від підлеглих - до їх начальників, від начальника - до керівників і від керівників - до керівництва.

Наявність два або трьох тільки що описаних типів презентацій може бути виявлено в ході одного і того ж виступу. Розглянемо, наприклад, презентацію підлеглого перед начальником, присвячену автоматизації робочого місця. Чи є ця презентація такою, що просуває, інформує або висхідною? По-перше, що є домінуючою характеристикою даної презентації? В цьому випадку висхідна презентація. По-друге, що є основним задумом? Якщо він полягає в просуванні однієї рекомендації на тлі інших, тоді дану презентацію слід розглядати як висхідну і просуваючу. Якщо ж він полягає в інформуванні начальника про можливі рішення, то тоді вона буде висхідною і одночасно інформаційною.

Письмові презентації.

Звичайне робоче місце ділової людини - стіл у поєднанні з корзиною для паперів - буквально завалено пачками доповіді, листів, документів і так далі. Кожного тижня бізнесмени мають справу з сотнями паперів (мають справу, а не читають!). Багато що з того, що потрапляє на стіл зайнятої людини, не прочитується або удостоюється лише побіжного погляду. В тих, хто завантажений роботою, є маса матеріалів, які потрібно прочитати, але немає часу, аби прочитати їх всіх. На їх увагу претендують цілий оберемок документів і пропозицій. Хто ж ці зайняті люди? Це саме ті, хто приймає рішення з приводу тих самих пропозицій і впливає на їх долю. Часто, коли потрібний попередній відбір пропозицій, письмова презентація передує усною. На основі письмових презентацій відбирають кандидатів, постачальників, підрядчиків і тих, хто надає послуги. Вже потім їм пропонують провести усну презентацію. У інших випадках письмові пропозиції слідують за усною презентацією. Воно надає додаткову інформацію з приводу того, про що йшла мова, і інколи визначає, чи послідують рекомендаціям промовця. В будь-якому разі письмова презентація впливає на рішення, яке приймає аудиторія у відповідь на слова промовця або автора листа. тому навіть найталановитіші оратори повинні уміти добре писати.

Основні концепції письмових презентацій Лені Арредонто Мистецтво ділової презентації:

1. Є три типи письмових матеріалів, що мають відношення до ділових презентацій: листи-підтвердження, «роздавальний» матеріал і пропозиції.

2. Багато принципів і прийоми, що відносяться до усних презентацій, в рівній мірі застосовні і до письмових презентацій.

3. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його оформлення.

4. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його структура.

5. Процес написання тексту спрощується за допомогою підходу, що складається з трьох стадій. Мета - створення документа у відповідному стилі, написане яскравою мовою, правильно з точки зору граматики, пунктуації і орфографії.

Письмові презентації організовуються як самостійно, так і як доповнення до усних. У увлекательной і короткій формі підноситься та нова інформація, яка є основою презентації. Схеми, діаграми, фотоілюстрації виразно доповнюють текст. Така підбірка може бути розміщена в пресі або видана окремим буклетом. На усній презентації вони може служити роздавальним матеріалом.

Перфоманс.

Перфоманс від англ. Performance - виконання, вистави. Це найбільш складна, але така, що особливо запам'ятовується форма презентації. Це оригінальне «дійство», свого роду спектакль. На відміну від біліше традиційної презентації перфомансы відрізняються інтригуючою режисурою, алегоричними прийомами, тому використовуються рідко і в певному середовищі. Вони характерніші для художнього і артистичного середовища.

Розглядаючи всіх типів презентацій, потрібно мати на увазі, що кінцева мета подібних заходів - переконання. Видатні професіонали мають в розпорядженні повний набір засобів для досягнення мети презентації. Буде легко досягти мети, якщо навчитися відбирати і підкреслювати матеріал, використовувати методи і напрацювання, найбільш відповідні для даної ситуації. Уміння пристосовуватися відрізняє видатного презентатора від звичайного. А презентатор не може пристосуватися до різних ситуацій, не визначивши спочатку типів ділових презентацій.

Основи підготовки та проведення презентацій. Перш за все необхідно визначитися з цілями проведення і типом презентації. Етап планерування починається з осмислення творчого задуму. Поважно знайти режисерський хід, який забезпечить успіх презентації. Треба задуматися і над низкою інших запитань. Наприклад, наскільки часто проводилися презентації по схожій темі в даній цільовій аудиторії, наскільки очікувана і потрібна інформація, що надається, який суспільний резонанс ми розраховуємо дістати.

От ведучих презентацію залежить велика частина успіху. Ведучий може бути один, але краще використовувати «дует» ведучих - чоловіка і жінку. Це мають бути хороші коммуникаторы, що володіють вмістом матеріалу, ведучі себе природно і органічно. Вони можуть користуватися допоміжним текстом, але не повинно бути відчуття, що йде мова «по папірцю».

Кого запрошувати на презентацію? Якщо йдеться про зовнішній ПР-презентації, то необхідно запросити представників ЗМІ. Адже такий захід є інформаційним приводом. Потім залежно від цілей презентації формується список запрошених. Запрошувати можна потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, але враховувати при цьому, що 80-90% з числа нежурналістів швидше за все проігнорують інформаційно-змістовну частину. А ось на презентаційну частину підтягнуться запрошені з числа VIP. Поважно пам'ятати, що презентація - не конференція, не форум. Оптимальна межа по кількості тих, що слухають - 60 чоловік. Лише тоді можна забезпечити ефект переконання, настільки важливий для даної форми роботи.

Місце проведення презентації вибирається перш за все з розрахунку комфортності для запрошених. Бажано аби до приміщення було зручно під'їхати, важлива наявність автостоянки. Конференц-зал не має бути надмірно просторим, аби не створювалося відчуття незначності події (мало людей у великому залі). Але тісною кімната спілкування не має бути. У одному приміщенні або в різних проводити інформаційно-змістовну і презентаційну частини? Краще в різних, оскільки інакше органічно перейти від однієї частини до іншої буде важко, а само розділення може виглядати штучним. Необхідне хороше освітлення, кондиціонери. Поруч передбачається приміщення для фуршета або іншого вигляду пригощання.

Правда, існує небезпека того, що в ЗМІ з'являться докори з приводу розділення на «чорних» і «білих». Але пік популярності ігор в «спілкування з народом» прошел, і жертвувати ради них конфіденційним і спокійним спілкуванням з «потрібними людьми» навряд чи стоїть.

Існують різні схеми розсадження гостей презентації: «театральний» стиль, «класна кімната», у вигляді букви «Т» або букви «U».

Скільки триває презентація? Це питання пов'язане із структурою презентації. Необхідно також враховувати психологічні аспекти сприйняття усних комунікацій. Психологи проаналізували, як змінюється рівень уваги слухачів залежно від різних чинників. Так, наприклад, поважно підказувати аудиторії - що її чекає попереду або коли закінчиться мова спікера. Це підвищує її увагу. Демонстрації на екрані або в іншій формі також збуджують інтерес. За часом презентація може тривати від 40 хвилин до 2-го годинника. Вся справа в збалансованості того, що відбувається, здатності організаторів утримати увагу запрошених і забезпечити передачу необхідної інформації. Оптимальним варіантом вечірньої презентації, перехідної в прийом на пригощання зважає: 1 - 1,5 години - змістовна частина, потім 1 - 1,5 години - розважальна. Денні презентації зазвичай укладаються в коротший період часу: по 40 хвилин кожна частина.

Структура презентації. Традиційний варіант презентації передбачає наявність двох основних частин: інформаційно-змістовною і розважальною. Виключенням є презентації, побудовані за принципом спектаклю або перфоманса. Вони вимагають окремої творчої розробки. Зупинимося детально на структурі інформаційно-змістовної частини традиційної презентації. Вона може бути побудована за наступною схемою.

1. Відкриваюча частина, або вступ;

2. Розділ 1;

3. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

4. Розділ 2;

5. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

6. Розділ 3;

7. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

8. Висновок.

Як видимий, вміст матеріалу розбивається на декілька розділів, дробиться на декілька проблем. Кожна має бути представлена максимально переконливо і зрозуміло, підношення вмісту не повинне стомлювати.

Після інформаційно-змістовної частини оголошується невелика перерва, а потім пропонується розважальна частина. Це може бути невеликий концерт, що супроводиться фуршетом. Пригощання у вигляді вечері за столиками може бути перенесене на пізніший час. Важливе те, що інформаційно-змістовна частина не повинна поєднуватися з фуршетом.

З великим смаком слід підбирати концертну програму. Добре, якщо гості зустрінуться з виконавцями, які їх дійсно порадують або здивують.

Сформулюємо декілька ключових моментів, про які завжди слід пам'ятати, проводячи презентацію.

1. Зазвичай люди запам'ятовують не більше 10% вмісту, що викладається на презентації. Максимально удається добитися 50% запам'ятовувань. Тому треба прагнути використовувати максимум виразних засобів для закріплення пропонованої інформації.

2. Загальна атмосфера презентації - найголовніша умова успіху. Особливо ретельно потрібно підібрати весь обслуговуючий персонал, продумати найдрібніші деталі сервісу. Найталановитіші зусилля ведучих можуть бути зведені нанівець хамством або неправильною поведінкою другорядних учасників події.

3. Презентація - це перш за все комунікація. Піклуватися про її ефективність, різноманітті - означає забезпечити успіх.

4. Гості презентації - не просто слухачі, а активні учасники спілкування. Вони повинні відчути себе партнерами організації. Необхідно створити перспективу взаємної співпраці довкола ідей, що презентуються!

5. Після презентації у кожного гостя повинна залишитися в руках деяка пам'ятна дрібничка, сувенір, який довгий час викликатиме приємні асоціації, пов'язані з організацією, що проводила презентацію.

6. Завершенням презентації не закінчується робота ПР-специалиста. Поважно зібрати інформацію про справлене враження (ненав'язливі опити, анкети, дзвінки в наступні дні), проаналізувати публікації, що з'явилися, або сюжети по ТБ і радіо.

7. Поважно зробити виводи на майбутнє: які недоліки врахувати, як уникнути організаційних прорахунків.

2. Критерії оцінки презентації

1. Захопливість.

Презентація - це подія, яка повинна захоплювати. Це не урок, не нотація, і не лекція. Це ненудне і корисне одночасне спілкування. Запрошені не повинні нудьгувати, вони повинні отримувати інформацію із задоволенням. Існують нехитрі прийоми досягнення захопливості, одним з яких є діалог між ведучими (ефект спектаклю). До речі, цікавіше якщо дві люди ведучі і бажано обох полови! Мабуть, воно ближче до поняття «спектаклю», оскільки є сторона запрошуюча, презентуюча і така, що бере відповідальність за те, що те, що відбувається буде цікаво запрошеним.