Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных ДЕКАНАТ со списками своих полей

3.  Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных ДЕКАНАТ со списками своих полей.

4.  Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне Схема данных установите курсор мыши на ключевое поле НГ главной таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ Для удаления ошибочной связи в окне Схема данных выделите ненужную связь и нажмите Del.

5.  В открывшемся окне Изменение связей в строке Тип отношения установится один-ко-многим. Отметьте доступный для этого типа отношений параметр Обеспечение целостности данных.

6.  Установите флажки каскадное обновление и удаление связанных полей, тогда будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах. Нажмите Создать. Чтобы линии связи не пересекались и были удобны для восприятия, расположите таблицы в окне Схемы данных в соответствии с их относительной подчиненностью, как показано на рисунке.

7.  Установите связи по простому ключу для других пар таблиц:

КАФЕДРА®ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ),

ПРЕДМЕТ®ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП),

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ®ИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН),

ГРУППА®ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ).

8.  Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТ®УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба этих поля, удерживая клавишу Ctrl, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.

9.  В окне Изменение связи для поля НС и НГ таблицы СТУДЕНТ выберите соответствующие поля таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ. В этом же окне установите режим Обеспечение целостности данных и другие параметры связи.

10.  Аналогично по составному ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой таблиц ИЗУЧЕНИЕ®УСПЕВАЕМОСТЬ.

Ввод и корректировка данных во взаимосвязанных таблицах

Если для связей, установленных в схеме данных, не задан параметр обеспечения целостности данных, то пользователь при добавлении, удалении записей и изменении значений ключевых полей должен сам отслеживать непротиворечивость данных и целостность связей.

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то Access разрешает пользователю:

·  Добавить запись в таблицу, которая не подчинена никакой другой таблице в схеме данных (находится на верхнем уровне иерархии);

·  Добавить запись в подчиненную таблицу, когда в главной имеется запись с вводимым значением ключа связи;

·  Удалить запись в таблице, если нет связанных с ней записей в подчиненных таблицах.

Если еще установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то пользователь может удалить запись. При этом автоматически будут удалены и все подчиненные записи.

Если же задан еще и параметр каскадное обновление связанных полей, то пользователь может изменять значение ключевого поля. При этом автоматически будут обновлены значения внешних ключей и во всех связанных подчиненных записях.

В Access 2000 имеется возможность при просмотре таблицы отображать записи подчиненных таблиц. Поэтому пользователь может контролировать корректность связей.

1.  Откройте таблицу КАФЕДРА

2.  Если таблица КАФЕДРА не имеет столбца с плюсами, в режиме таблицы выполните команду Вставка|Подтаблица для определения связи таблицы с подчиненной таблицей. Эта связь будет внесена в свойства таблицы и даст возможность открывать связанные записи в подчиненном окне.

3.  Откройте таблицу ИЗУЧЕНИЕ и выполните команду Вставка|Подтаблица

4.  Выберите в окне Вставка подтаблицы подчиненную таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ. В строках Подчиненные поля и Основные поля отобразится составной ключ связи НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ.

5.  Для удаления связи, зафиксированной в свойствах таблицы, откройте таблицу в Режиме таблицы и выполните команду меню Формат|Подтаблица|Удалить.

6.  Перейдите в Режим конструктора и нажмите на панели инструментов кнопку Свойства (или в контекстном меню) и убедитесь, что в качестве значения свойства Имя подтаблицы установлено Нет, т.е. связь удалена. Для дальнейшей работы восстановите связь.

7.  С помощью команды Подтаблица или свойств таблиц установите связи, которые позволят отобразить содержимое таблицы ГРУППА, подчиненные записи таблицы СТУДЕНТ и в ней подчиненные записи таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ.

Для этого последовательно в свойствах таблицы ГРУППА в строке Имя подтаблицы укажите Таблица СТУДЕНТ, затем открыв в Режиме конструктора таблицу СТУДЕНТ, укажите в свойствах таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ.

Используя эти связи, просмотрите список студентов любой группы, а также список сданных ими предметов и полученных по ним оценок.

8.  Создайте несколько записей об успеваемости студентов, связанных с выбранной записью таблицы ИЗУЧЕНИЕ. При этом значение ключа связи НГ+ КП+ ТАБН+ ВИДЗ вводится в поле подчиненной записи автоматически. Таким образом, для создания подчиненной записи достаточно ввести только часть ключа НС и полученную оценку.

Чтобы увидеть из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ фамилии студентов, подчините ей записи из таблицы СТУДЕНТ.

Разработка форм

Вводить информацию в Access можно двумя способами: в таблицу и в форму.

Если вводимые данные будут изменяться часто, то лучше поместить их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм: одну - для деканата, другую - для отдела стратегии, третью- для студентов и т.д.

Форму можно создать тремя способами:

·  С помощью конструктора форм;

·  С помощью мастера форм;

·  Используя автоформу

Каждую Access-форму можно представить на экране в одном из 3-х режимов:

·  В режиме конструктора

·  В режиме формы (рабочем режиме)

·  В режиме таблицы

Переключение между режимами осуществляется с помощью команды Вид.

1.  В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите объект Формы и нажмите кнопку Создать.

2.  В окне новая форма выберите в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания – Автоформа: в столбец. Обратите внимание, что подписи полей в форме соответствуют заданным их свойствам при определении структуры таблицы.

3.  При сохранении формы Access спросит об имени формы. Можно оставить по умолчанию ПРЕДМЕТ, который соответствует имени таблицы- источника.

Конструирование формы

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. Форма в этом режиме имеет 3 области:

·  Область данных

·  Заголовок формы

·  Примечание формы,

которые могут быть образованы по команде Вид/Заголовок/Примечание формы.

 

Редактирование формы в Режиме конструктора

Рассмотрите технику редактирования на примере ранее созданной формы

1.  Откройте форму ПРЕДМЕТ

2.  Перейдите в Режим конструктора

3.  Для ввода текста заголовка расширьте область заголовка формы.

4.  Создайте графический элемент Надпись, перетащив кнопку Надпись с панели элементов на поле заголовок форм, если их нет на экране, то включите через меню Вид

5.  Введем в рамку созданного элемента текст заголовка ПРОГРАММА КУРСА.

6.  При выделенном элементе откройте диалоговое окно свойств из контекстного меню и выберите вкладку Макет и установите шрифт ArialCyr 12, выравнивание по центру, курсивом. Оформление - приподнятое.

7.  Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.

8.  Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.

9.  Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить

10.  Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода►*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ

11.  Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.

12.  Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.

13.  Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить

14.  Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода►*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ

Многотабличные формы

Многотабличная форма создается для работы с данными нескольких взаимосвязанных таблиц. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма обычно строится на базе подчиненной таблицы относительно таблицы-источника записей основной части формы. Кроме того, такая форма позволяет выполнить одновременное редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.

В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью главной таблицы.

1.  В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите Формы / Создать

2.  Далее выберите режим Мастер форм и таблицу ГРУППА

3.  Выберите для таблицы ГРУППА в списке Доступные поля - все поля - >>

4.  Выберите далее из списка Таблицы/Запросы таблицу СТУДЕНТ и в списке Доступные поля этой таблицы – тоже все поля. Эта таблица будет источником записей подчиненной формы.

5.  В окне Создание форм схематично отобразится макет формы с перечнем полей в основной части формы и в подчиненной форме, если в рамке Выберите тип представления данных выделена таблица-источник записей основной части формы (ГРУППА).

6.  Далее выберите Подчиненные формы

7.  Внешний вид - ленточный

8.  Стиль – Обычный

9.  В последнем окне Создание форм озаглавьте главную форму - СПИСОК ГРУППЫ и подчиненную форму - СПИСОК СТУДЕНТОВ. Выберите Открытие формы для просмотра и ввода данных и нажмите Готово.

10.  Для редактирования созданной формы перейдите в Режим конструктора. Это можно выполнить и в последнем сеансе окна Создание форм, выбрав дальнейшие действия мастера - Изменить макет форм.

11.  Введите в область заголовка полное название формы СПИСОК СТУДЕНТОВ ГРУППЫ №, используя кнопку Надпись и перетащив со списка полей НГ. (Если окно со списком полей отсутствует, то - Вид|Список полей.) Появившуюся надпись Ном группы выделите и нажмите Del. Отформатируйте заголовок по своему усмотрению.

12.  Для встраивания кнопки в нужном месте (рис. на стр. 12) нажмите на панели элементов Кнопка. После переноса кнопки запустится мастер кнопок Создание кнопок.

13.  В окне мастера кнопок выберите действие, которое необходимо выполнить при нажатии кнопки. В области Категории выберите Переходы по записям, в области Действия – Предыдущая запись.

14.  В следующем сеансе отметьте Рисунок и показать все рисунки. Можете выбрать Стрелка вверх (синяя) и Готово.

15.  Аналогичные действия производятся для встраивания кнопки перехода к последующей записи таблицы. В области Действия - соответственно пункт Следующая запись и рисунок Стрелка вниз (синяя)

16.  Добавьте рядом с кнопками поясняющий текст: Предыдущая и Следующая, с помощью кнопок Надписи на панели элементов.

17.  Для создания кнопки закрытия формы в области Категории выберите Работа с формой, а в области Действия – Закрыть Форму.

18.  Для ввода данных в таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ можно открыть в режиме формы СПИСОК ГРУППЫ, которая обеспечит одновременную работу с данными двух таблиц.

19.  Для перехода к последней записи можно использовать кнопку Следующая.

20.  Введите дополнительно группу 106, количество студентов – 2, средний балл - 4 и любые две фамилии с соответствующими данными

21.  Закрыть форму

22.  Данные проверьте в таблицах ГРУППА и СТУДЕНТ

Проектирование запросов

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Запрос- это объект базы данных, допускающий многократное использование. Результат запроса – набор записей представленных в табличном виде, который можно изменять, добавлять и удалять. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые и изменяемые в исходных таблицах. Сами запросы могут служить, наряду с таблицами, источниками записей для всех объектов базы данных.

Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов: