Учет материально-производственных запасов

4. учет материально-производственных запасов

4.1 Организация учета материалов

Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда.

Учреждение в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретает и расходует различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты, топливо, горючие и смазочные материалы, материалы для учебных целей, тару и т.д.

Экономное и рациональное использование всех этих материальных ценностей требует правильной организации их учета.

Основными задачами учета материалов являются:

- контроль за сохранностью и движением их на складах, в кладовых и по местам непосредственного расходования;

- правильное и своевременное документальное отражение операций по движению материальных ценностей;

- контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

- контроль за бережным расходованием материальных ценностей и за соблюдением норм их расходования.

Муниципальное учреждение имеет определенные нормы запасов материальных ценностей, которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или в процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных целей, продукты питания, медикаменты, канцелярские и письменные принадлежности и др. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объема расхода, организации материально-технического снабжения и условий хранения. Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации.

Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных ценностей необходима правильная организация складского хозяйства.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения. При наличии большого количества различных материалов для правильности их учета разрабатывается классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов, т.е. деление их на группы и подгруппы. Для сокращения учетной номенклатуры материалов и упрощения учета, однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером.

Например, возможна такая структура номенклатурного номера: первые две цифры обозначают номер балансового счета, третья – номер группы, четвертая – номер подгруппы, две последние – порядковый номер материала в подгруппе.

Присвоенный материалам номенклатурный номер проставляется во всех документах по учету наличия и движения материалов, что необходимо для их последующей обработки.

Материалы оцениваются в учете и в бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых приобретались материалы.

В организации установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов по данным, указанным в документах.

  4.2 Документальное оформление поступления и расходования материалов

Первичные документы по приходу и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой.

Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП.

На поставку товаров организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения.

В этом отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки.

В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д.

Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные документы, накладные.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям.

При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе.

При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов, составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозка материалов осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый – является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортные накладные применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.

В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

 Поступление на склад материалов, оставшихся от ликвидации основных средств оформляют односторонними или многосторонними накладными на внутреннее перемещение материалов.

Поступление на склад материалов может осуществляться через подотчетных лиц, которые приобретают материалы в организациях торговли за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

Подотчетное лицо отражает в акте также паспортные данные продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организация осуществляет соответствующие организационные мероприятия.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со склада, а также выдавать разрешение на вывоз материалов из организации.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

- накладная (требование) ф. 434, применяется при выдаче материалов со склада и перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в одном экземпляре;

- меню-требование ф. 299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. С расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию не реже 2 раз в месяц;

- ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.410, применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости производят не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов оставляют определенное количество строк, с тем, чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было подсчитать общий итог;

 - путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина.

Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, установленных и утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

4.3 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения деятельности соответствующими материальными ресурсами в организации создан специализированный склад для хранения материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Склад обеспечен исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складе материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий по хозяйственной части, являющийся материально-ответственным лицом. С заведующим по установленной форме заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют на карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открываются в бухгалтерии, где в ней записывают наименование материала, марку, сорт, единицу измерения, номенклатурный номер и др. После этого карточки передаются на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Записи в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (накладных, требований) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

 Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Учет материальных ценностей на складе также может осуществляться материально-ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимся на складе.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. При этом работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

В бухгалтерии осуществляется оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточки складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются отдельно по приходу и расходу в разрезе складов.

По данным картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках материалов и топлива.

Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

 При использовании ЭВМ все регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка в этом случае со складским учетом осуществляется вручную. При этом сверяются остатки по карточке складского учета с ведомостями и выявляются отклонения между этими данными.

Учет малоценных предметов ведется на счете 07 "Малоценные предметы", который подразделяется на субсчета:

- 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе";

- 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда т обувь в эксплуатации".

На субсчете 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" учитываются предметы с выделением отдельных групп по их наименованиям, количеству, материально-ответственным лицам в книге ф. №17:

- белье (рубашки, халаты и др.);

- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни и др.);

- обувь (ботинки, сапоги и др.);

- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки).

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.

При выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада.

Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 072 и кредиту счетов 160, 178 и др.

Одновременно производится запись по дебету субсчета 200 и кредиту субсчета 260.

Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при отпуске их в эксплуатацию до 1/20 лимита стоимости малоценных предметов за единицу отражаются по кредиту субсчета 072 и дебету субсчета 260; свыше 1/20 лимита стоимости – в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.

На субсчете 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации" учитываются белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, находящиеся в эксплуатации.

Аналитический учет ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально-ответственным лицам на карточках.

Списание пришедших в негодность и ветхость белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, на основании утвержденного руководителем учреждения акта на списание по ф.№443.

На сумму выбывших из эксплуатации белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись по кредиту субсчета 073 и дебету субсчета 260.