Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

2.         Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Самое общее требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит содержащаяся в нем информация должна быть точной, изложение – лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.

Синтаксические ошибки.

I. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов в предложении.

Неправильно: для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.

Правильно: для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

II. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая…; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастным оборотом, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу).

Неправильно: изучая вопросы налогообложения, у нее возникли сомнения в достоверности предоставленной информации.

Правильно: изучая вопросы налогообложения, она засомневалась в достоверности предоставленной информации.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения с обстоятельственными придаточными оборотами предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно: изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

Правильно: при изучении проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.

III. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как», «при условии».

Место придаточного предложения зависит от того, какой член предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом.

Например: в процессе инвентаризации основных средств, в которой принимал участие ассистент аудитора, не было выявлено ни излишков, ни недостач.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то:

1) придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия.

2) после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Например: ввиду того, что возросла численность складских работников, затраты на спецодежду увеличились;

затраты на спецодежду увеличились, ввиду того, что возросла численность складских работников.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными деепричастными и причастными оборотами.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

IV. Неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже.

Неправильно: при проведении аудита бухгалтер отметил о необходимости проверки налогообложения.

Правильно: при проведении аудита бухгалтер отметил необходимость проверки налогообложения.

Неправильно: отсутствие данных о грузополучателе показывает, о том, что накладная заполнена неправильно;

Правильно: отсутствие данных о грузополучателе свидетельствует, о том, что накладная заполнена неправильно.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Неправильно: в нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.

Правильно: на нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.

Неправильно: просим выслать на наш адрес…

Правильно: просим выслать в наш адрес…

V. Неправильное согласование в падеже. Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Неправильно:

согласно устава

согласно вашей просьбы

согласно письма

согласно договора

согласно решения

Правильно:

согласно уставу

согласно вашей просьбе

согласно письму

согласно договору

согласно решению

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа, когда «руководство» выступает в значении управления кем-то, чем-то.

Неправильно: руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия.

Правильно: руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия.

Слово «руководство» требует после себя родительного падежа, когда «руководство» выступает в значении штата людей, занимающихся руководством.

Например: руководство предприятия приняло решение…

Неправильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтеру Воробей О.Л.

Правильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтера Воробей О.Л.

Морфологические ошибки.

I. Согласование определений.

-Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно ставится на первом месте.

- Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор предприятия Иванов», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: ведущий бухгалтер Петрова.

Отступление от этого правила наблюдается, когда определение выражается причастием:

Например: предложившая идеальное решение проблемы главный бухгалтер Сидорова...

II. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имени прилагательных. Краткие формы имен прилагательных предпочтительны в официально-деловой речи.

Неправильно: заключение комиссии обоснованное и подтвержденное.

Правильно: заключение комиссии обоснованно и подтверждено.

В случае употребления кратких прилагательных на –ен и –енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употреблять форму на –енен.

Неправильно: полученный результат тождествен предыдущему.

Правильно: полученный результат тождественен предыдущему.

III. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Все количественные числительные склоняются, изменяются все части сложных и составных числительных:

Например: шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями.

Формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

И. три четыре пять сорок девяносто сто

Р. Трех четырех пяти сорока девяноста ста

Д. трем четырем пяти сорока девяноста ста

В. Три четыре пять сорок девяносто сто

(трех)(четырех)

Тв. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста

Пр. (о) трех четырех пяти сорока девяноста ста

И. двести тысяча полтора(-ы)

Р.двухсот тысячи полутора

Д. двумстам тысяче полутора

В. Двести тысячу полтора(-ы)

Тв. двумястами тысячей полутора

(тысячью)

Пр. (о) двухстах тысяче полутора

Лексические ошибки.

I. Неправильное использование слов и терминов. Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

II. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, за которыми уже закреплен русский эквивалент.

Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

III. Плеоназмы. Это частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание. Одной из причин плеоназмов является неправильное употребление иностранных слов.

Например: памятный сувенир, передовой авангард, совместное сотрудничество, промышленная индустрия, потерпеть полное фиаско.

IV. Тавтология. Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Например: польза от использования; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется.

V. Слова-паронимы. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу.

Например: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить; проводить – производить; отплатить – заплатить.

Например: командированный специалист; командировочное удостоверение.

Глагол «представить» имеет значение «предъявить», «сообщить», познакомить с кем-либо, а «предоставить» – отдать в чье-либо распоряжение, пользование; дать право, возможность сделать, осуществить что-либо.

Например: представить документы; представить коллективу нового сотрудника.

Например: предоставить транспортные средства; предоставить отпуск.

VI. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимы – это слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх.

Например: построить дом, завод; возвести здание, стены.

Неправильно: возвести сарай, баню, квартиру.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

Стилистические ошибки.

I. Искусственное удлинение речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Например: мы должны просить Вас освободить нас от обязанностей послать Вам предложение.

II. Употребление архаизмов. К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести слово «каковой» вместо «который»; «вышепоименованный» вместо «указанный выше»; «на предмет» вместо «для».

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, разрыв бумаги, документов и т.д. Сокращение ошибок и описок может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.

3. Могут ли документы содержать более четырех адресатов? Допускается ли применение дополнительных листков к документам для резолюции? На скольких листках выпускается приказ и другие распорядительные документы?

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается; каждый экземпляр должен подписываться. При направлении письма более чем в четыре адресата составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно в именительном падеже. Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, то адресат оформляют в дательном падеже.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюций месте допускается их написание на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей. При отсутствии на документе места допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.

Приказ оформляется на бланке формата А4. Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые делаются ссылки в приказе. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Распоряжение и указание оформляется на общем бланке организации формата А4.

ОАО «Судостроительный завод»

ПРИКАЗ

20.09.2006 №22-к

г. Минск

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЛЕБЕДЕВУ Валентину Ивановну на должность секретаря-машинистки с 21.09.2006 с месячным испытательным сроком с окладом 540 000 (пятьсот сорок тысяч) белорусских рублей в месяц.

Основание: заявление Лебедевой В.И. от 20.09.2006.

2. УВОЛИТЬ:

СЕДОВА Владимира Петровича 21.09.2006 с должности заведующего отделом сбыта по собственному желанию, в связи с уходом на пенсию, в соответствии со ст. 40 ТК РБ.

Основание: заявление Седова В.П. от 20.06.2006.

ПОДПИСЬ

Директор завода И.А. Исаев

ПОДПИСЬ

Юрист

Н.В. Плющ

20.09.2006

Начальник отдела кадров

ПОДПИСЬ

С.М. Навко

20.09.2006

ПОДПИСЬ

С приказом ознакомлены: В.И. Лебедева

	ПОДПИСЬ

В.П. Седов

20.09.2006

ОАО «Судостроительный завод»

ПРИКАЗ

20.09.2006 №15-о

г. Минск

о предоставлении очередного

отпуска Демидовой Р.П.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

ДЕМИДОВОЙ Раисе Петровне, старшему кассиру, очередной отпуск продолжительностью 21 (двадцать один) календарный день с 01.10.2006 по 21.10.2006.

Основание: 1. заявление Демидовой Р.П. от 20.09.2006.