Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных

4.  Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5.  Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть [12].

Конечным результатом является одна копия объединенного документа для каждой записи из источника данных.

Также можно объединить основной документ и источник данных в новый документ, в котором каждый из объединенных документов отделен от другого разрывом страницы. Затем можно персонализировать объединенные документы перед печатью и сохранить документ для последующего использования. Если не нужно изменять или сохранять объединенные документы, можно объединить основной документ и источник данных непосредственно в принтере или в сообщении электронной почты [5].

Подготовка данных для слияния

Перед тем, как выполнить слияние документов, нужно указать на существующий источник данных или создать новый. Источник данных состоит из матрицы строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись, например, полное имя и адрес клиента, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем, например, имя клиента. Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля, который располагается в первой строке источника данных (см. рис.1.1.).

Так как имена полей также используются как поля слияния в основном документе, они не могут содержать пробелов. Чтобы имена полей были читабельны и при этом не содержали пробелы, следует начать каждое слово с большой буквы или заменить пробелы подчеркиваниями.

Если источник данных содержит много записей, которые часто меняются, можно создать их в программе, предназначенной для работы с большими объемами данных, например, в Excel или в Access. Также можно использовать список контактов из Outlook, Microsoft Windows Mail или Microsoft Express.

Если источник данных содержит лишь несколько записей, которые не будут

часто обновляться, можно создать их в Word в виде таблицы или в виде списка, в котором поля разделены табуляцией. Или можно создать их в процессе слияния писем.

Может понадобиться осуществить слияние документов только части данных из источника данных. Например, если необходимо оповестить о распродаже в магазинах клиентов из определенной области. После того, как указан источник данных и создан основной документ, можно сделать следующее:

-  фильтровать источник данных, чтобы создать документы только части данных;

-  создать запрос (набор критериев выбора), чтобы выделить только нужную информацию, например, все почтовые коды нужной области;

-  сортировать источник данных, например, по почтовому коду.

Рис.1.1. Пример источника данных

При использовании фильтра или запроса все данные, отвечающие заданным требованиям, используются при слиянии писем.

Технология создания письма при помощи инструмента слияния:

Начальными этапами будут создание двух документов: источника данных и основного документа.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния [12] (см. рис.1.2.).

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера.

Дальше, необходимо щелкнуть по типу документа, который нужно создать.

Рис.1.2. Выполнение слияния при помощи Пошагового мастера слияния

Можно, например, создать следующие типы документов:

1.  Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;

2.  Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

3.  Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;

4.  Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны [8].

В области задач Слияние, когда выбрана опция, необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа.

В области задачи Слияние отобразится Этап 2.

На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния.

Мастер слияния на выбор предлагает три варианта:

1.  Текущий документ. Активный документ, который используется в момент выполнения слияния. Подразумевается, что нужно начать с указанного документа и использовать мастер слияния для добавления сведений о получателях;

2.  Шаблон. Предлагает начать с готового шаблона слияния, который может быть настроен для определенных целей.

Далее нужно нажать на Выбор шаблона и выбрать необходимый для дальнейшей работы шаблон;

3.  Существующий документ. Предлагает начать с имеющегося слияния и выполнить изменения в его содержании или в списке получателей.

Нужно выбрать из списка ранее использованных для слияния документ или щелкнуть на Обзор и указать путь к месту расположения нужного документа.

После выбора, нужно щелкнуть на Далее. Выбор получателей.

Этап 3, необходимо выбрать получателей.

Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбрать получателей.

Предлагается выполнить одно из следующих действий:

Похожие работы

Особенности внешнеэкономической деятельности российских предприятий на примере ООО "Портал"

Скачать

189649

1

5

... усилится[10]. Таким образом, в ближайшие двадцать лет, а может быть и раньше, Китай превратится в страну с самой развитой экономикой.   1.3 Состояние внешнеэкономической деятельности российских предприятий Внешнеэкономическая деятельность является одним из важнейших факторов развития народного хозяйства и экономической стабилизации страны. В настоящее время нет практически ни одной отрасли ...

Бизнес-план производственного предприятия

Скачать

265978

24

9

... всех показателей рыночной устойчивости. Такая тенденция с точки зрения кредиторов повышает гарантированность предприятием своих обязательств. Поэтому предприятие имеет возможность реализовать свой бизнес-план по выпуску новой продукции. 3. Бизнес-план производственного предприятия ООО «Украина» по производству соевого молока 3.1. Резюме Предприятие ООО «Украина», организованно в 1997 году и ...

Анализ и обоснование проведения организационных изменений в ООО "Крафт-Новосибирск"

Скачать

89748

16

6

... связи, с чем система управления нуждается в переработке. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Цель курсовой работы заключается в выявлении необходимости проведения организационных изменений, изучения этой проблемы и разработка предложений по совершенствованию системы управления ООО «Крафт-Новосибирск». Для достижения поставленной цели, была определена основная задача, выработка программы проведения организационных ...

Анализ состояния учета и качества на примере финансово-хозяйственной деятельности ОАО КЭПСП ВФСО Динамо Киров

Скачать

330697

41

3

... каждого года. В 2000 году предприятие на каждый рубль собственного капитала получило прибыль в размере 22 копеек. Таким образом, в целом за 2000 год финансово-хозяйственную деятельность ОАО КЭПСП ВФСО «Динамо» можно охарактеризовать двояко. С одной стороны выручка от реализации продукции и прибыль от реализации увели­чились, рентабельность реализованной продукции стала положительной и ...