Изменение функций документа

2.2 Изменение функций документа

Кроме того, что документ имеет множество функций и свойств, существует еще такое понятие, как изменение их в зависимости от области применения. Например, если рассмотреть функцию такого нормативного акта как Конституция РФ, то в юридической науке она будет иметь управленческую функцию, а в исторической науке скорее информационную. В связи с этим рассмотрим различные функции более подробно и на примерах изменения их в различных областях.

Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.[18, с.29]

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др. Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. [19] Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д. С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.[13, с.46] Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.[20, с.4] Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков. К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.[21, с.59] Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности. Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей. Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция. В-третьих, функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации) функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.[22, с.41] Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа. Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Заключение

В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

Сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Многофункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ» различные его функции. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

Одной из основных функций любого документа, является закрепление, запечатление информации. Именно она в большинстве своем предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Все документы также обладают признаками, которые позволяют их распознавать. В документоведении принято выделять следующие признаки:

оригинальность;

подлинность;

юридическая сила;

копийность.

Каждый признак характеризует определенные качества документа. При умении распознавать эти признаки, человек может грамотно работать с документами.

Изучение свойств документной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

Рассмотрев все функции и свойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от области применения , можно сделать вывод, что документоведение является отдельной, очень емкой дисциплиной.

Знание и умение работать с документами значительно упрощает и рационализирует деятельность любого человека.

Список использованных источников

1 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2008.- 456 с.

2 Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. / М.В. Ларин. - М.: Норма, 2006. - 340 с.

3 Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Илюшенко. М.: Юристъ, 1993. - 257 с.

4 Зиновьева Н.Б. Документоведение. / Н.Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001.- 208 с.

5 Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков – Томск: ТГУ, 2006. - 427 с.

6 Плешкевич Е.А. Социальный институт документирования информации: истоки зарождения / Е.А. Плешкевич // Делопроизводство. – 2004 . - №1.- С.11.

7 Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.

8 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-3-е изд., перераб.

и доп.- М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и К», 2007.-520с.

9 Тартаковский А.Г. Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения / А.Г. Тартаковский. // История СССР. – 1990 . - №3. - С. 117.

10 Швецова – Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций/ Г.Н. Швецова – Водка. // Книга: Исследования и материалы. – Сб.69. – М., 1994. – С. 37 – 57.

11 Гречихин А.А. Общая библиография [Электронный ресурс]: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 2000; Электрон. версия. – Электрон. дан. – М., 2001. Глава 1.7. Библиографоведение и смежные науки. – Режим доступа: http:// www. hi – edu. ru/ebooks/CB/index.htm.

12 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Учеб.

Пособие для вузов / по ред. А.В.Охотникова. - М.: ИКЦ Март, 2004.- 561с.

13 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко

// Делопроизводство. 1999. - № 2. С.43-46.

14 Саяпин И.А., Пашнин И.И. Документ в коммуникации и восприятии: лекции по

курсу «Документоведение» /под. ред. Н.Б. Зиновьевой. - Краснодар, 1995. - 365с.

15 Бачило И.К. О проблемах информационного права в области документирования

и документооборота/ И.К. Бачило. // Делопроизводство. – 2002. - №2.С. 17 – 18.

16 Кузнецова Т.В. Исследование документной информации [Электронный ресурс] / Справочная библиотека.- 2009.- Режим доступа: http//www.delo.ru./234/bgh/

17 Кузнецова Т. В. Свойства документа // Делопроизводство. / Т.В. Кузнецова. - 2004. - № 5

18 Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга. Исследования и материалы. / Ю.Н. Столяров. - М.: Норма, 1995. – 456 с.

19 Свободная энциклопедия – Википедия / Хранение информации [Электронный ресурс].–2010. – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/document/information

20 Сокова А.Н. Делопроизводство / А.Н. Сокова // Современные функции документов. - 2004. - №2- С.4-7.

21 Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учеб. пособие для студентов высших учеб. заведений/ Ю.Н. Столяров. – М.: Изд-во Либерея, 2001. – 149 с.

22 Янковая В.Ф. Изменение функций на современном этапе развития / В.Ф. Янковая. // Делопроизводство. 2008. - № 1. С.41-44