Заполнение таблиц данными

3.4 Заполнение таблиц данными

В окне базы данных щелкаем дважды на значении «Река». На экран выводится таблица вида:

При необходимости изменяем ширину столбцов. Затем вводим в столбцы данные. Получаем следующую таблицу:

Аналогичные действия выполняем с двумя другими таблицами и получаем результат, представленный на рисунках соответственно:

Далее необходимо создать связи между таблицами с помощью ключевых полей. Выполняем команду «Сервис – Схема данных». На экране появляется окно

«Схема данных» и окно «Добавление таблицы».

Добавляем две указанные таблицы и нажимаем кнопку «ОК». В окне схемы данных появляются списки полей двух таблиц. Методом протаскивания помещаем ключевое поле одной таблицы на ключевое поле другой. Аналогично с остальными таблицами. На экране появляется окно «Изменение связей». Ставим галочку в окне «обеспечение целостности данных» и «каскадное обновление связанных полей».

После щелчка на кнопке «Создать» связь между таблицами отображается в виде линии. В результате получаем схему, показанную ниже.

Данная схема позволяет включать данные из разных таблиц в запросы и отчеты.

3.5 Запросы на выборку. Параметрические запросы

 

Запрос на выборку позволяет вывести на экран таблицы, содержащей сводные данные по какому-либо критерию отбора. Из таблицы Реки необходимо выбрать реки, протяженность которых более 2000. В окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора». Откроется окно «Запрос на выборку». Также открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбираем Реки, а затем щелкаем на кнопке «Добавить». Далее необходимо перетащить имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Критерии поиска задаются в строке Реки. Для вывода в результирующей таблице списка протяженности рек необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля протяженность рек ввести критерий выбора: >=2000.

Результирующую таблицу можно просмотреть, щелкнув на кнопке «Запуск», расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду «Запрос - Запуск».

При закрытии диалогового окна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Результирующая таблица показана ниже.

При закрытии диалогового окна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.

Параметрический запрос

Параметрический запрос отличается от запроса на выборку тем, что критерии отбора задаются непосредственно при выполнении запроса. Рассмотрим это на примере: форматирование списка. Выполняем действия аналогичные действиям по созданию запроса на выборку, только в ячейке строки «Условие отбора» и столбца вводим в квадратных скобках запись «Введите название водоема». Тогда при выполнении данного запроса будет появляться диалоговое окно.

В окно вводим название одного водоема, например Карское море, и получаем результирующую таблицу.

Получаем результат:

3.6 Запросы на обновление

При выполнении запроса на обновление результирующая таблица не формируется. Итогом такого запроса будет изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника. Предположим мы хотим переделать в разделе «глубина реки» глубину из метров в футы только там где код водоема 2.

В запросах заходим в конструктор и добавляем графу «реки» и « области». Перетаскиваем в графу поле «глубину», «реку» «область» и «код области». В графе «Область-условие отбора» пишем 2 .Нажимаем Запрос - обновление. В нижней таблице появляется новая графа «обновление». В графу «глубина-обновление» вводим [глубина]*0,35.

Все данные в таблице в графе глубина с кодом 2 будут изменены и переведены из метров в футы.

3.7 Создание и редактирование форм

 

Формы предоставляют возможность вводить и отображать данные более удобным для пользователя способом. Формы используются обычно в базах, в которых часто изменяются или появляются новые данные.

В окне базы данных щелкаем на значке объекта «Форма», а затем щелкнуть на кнопке «Создать». В появившемся окне «Новая форма» выбираем пункт «Автоформа: ленточная», а за основу берем таблицу «Общие сведения». В результате получаем форму, представленную ниже.

Аналогичным способом создаем автоформу «в столбец» для таблицы «Общие сведения».

Возможно также создание форм с помощью мастера форм. В окне «Создание форм» выбираем доступные поля и нажимаем на кнопку «Далее». В следующем окне «Создание форм» выбираем тип формы и щелкаем на кнопке «Готово».

Форматировать форму можно, выполнив команду «Конструктор». Возможно изменение цвета и размера шрифта и цвета фона.

 

3.8 Создание и редактирование отчетов

Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Необходимо сформировать отчет, содержащий следующие данные: название реки, число месяцев навигации, глубину фарватера с указанием реки, имеющий наименьшее количество навигации. Для этого в базе данных в графе отчеты выбираем «создание отчета с помощью мастера». Высвечивается таблица, в которой в графе «таблицы и запросы » выбираем «реки». Далее переносим в правое окно из левого река, протяженность, глубина. Далее и готово. Высвечивается таблица:

Далее нажатием «конструктор» высвечивается таблица, в которую вставляем в «примечание отчета» название: мин глубина и формулу минимальной глубины:=min([глубина]). Получаем требуемый отчет:

Список использованной литературы

1.  Абросимов А.В. Система управления базами данных ACCESS. – Методические указания. – СПб.: ПГУПС, 2003. – 38 с.

2.  Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.