Структура канцелярии

2.3 Структура канцелярии

В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения – осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.

2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии

Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:

1.  Прием и обработка корреспонденции.

2.  Передача документов на подпись руководителю.

3.  Организация совещаний.

4.  Прием и фильтрация телефонных звонков.

5.  Контроль за сроками исполнения документов.

6.  Прием посетителей.

2.5 Рабочее место секретаря и руководителя

Рабочее место секретаря

На рабочем месте располагаются:

1.  ПК

2.  Телефон

3.  Дырокол

4.  Подставка для карандашей

5.  Перекидной календарь

Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.

Рабочее место руководителя

Рабочее место руководителя образуется в отдельном кабинете и состоит из 2-х функциональных зон: рабочая зона, зона для совещания и переговоров. В комплект мебели для руководителя входит: письменный стол, стол и стулья для посетителей, подъемно-поворотное кресло. Стол для посетителей расположен перпендикулярно столу руководителя.

На рабочем столе руководителя располагаются:

1.  ПК

2.  Телефон, факс

3.  Канцелярский письменный прибор

4.  Папки с быстродействующими зажимами

5.  Деловой блокнот

2.6 Информационные пособия для секретаря

1.  Должностная инструкция секретаря.

2.  Телефонный справочник.

3.  Справочник местных телефонов организации.

4.  Список сотрудников и их домашних телефонов.

5.  Необходимый минимум юридической литературы:

a)  Гражданский кодекс РФ;

6.  Номенклатура дел организации.

7.  Рабочий дневник-ежедневник.

3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

3.1 Ведение телефонных разговоров

Во 2 отделе милиции при работе на телефоне в обязанность секретаря входит: прием телефонных звонков, ответ абоненту, фильтрация звонков и соединение руководителя с абонентом, если это необходимо.

Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.

Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю

-  Второй отдел милиции, здравствуйте.

-  Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.

-  Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.

-  Спасибо, до свидания.

Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь

- Центральное РУВД, здравствуйте!

- Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.

- Совещание состоится 15 апреля.

- Спасибо, до свидания!

При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:

-  краткость;

-  вежливость;

-  сдержанность.

Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.

Запись производится по следующей форме:

Для _____________________________

Дата ______________________________

От _________________________________

По какому вопросу ______________________

Алгоритм телефонного разговора в организации

Алгоритм телефонного разговора выдерживается:

1.  15 сек. – представление сторон.

2.  30 сек. – проблематизация разговора, введение в курс собеседника.

3.  80 сек. (± 20) – обсуждение ситуации.

4.  20 сек. – заключение разговора.

Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.

Телефонограмма

27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".

Передал: Калинцков.

Принял: Баева.

3.2 Прием посетителей

В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:

1.  Готовит необходимые материалы совещания.

2.  Составляет список участников совещания.

3.  Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4.  Регистрация участников не ведется.

5.  Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

Пример совещания

В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.

Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).

3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников

Для подготовки служебных командировок секретарь:

1.  Подбирает необходимую информацию для командировки.

2.  Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.

3.  Оформляет командировочное удостоверение.

4.  По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).

3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя

В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

1.  Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.

2.  Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.

3.  Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.

4.  В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.

5.  В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.

3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря

8.00 - приход секретаря на работу.

9.00 – получает корреспонденцию.

10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.

11.00 – собирает для подписи исполненные документы.

12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.

13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.

14.00 – подшивка документов в дела.

14.45 – приводит в порядок рабочее место.

15.00 – уход секретаря с работы.

В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.

4. Оформление орд и документов по личному составу

4.1 Деловые и служебные письма

Пример служебного письма

Анализ служебного письма

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.  Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.

5. Инициалы стоят после фамилии.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.2 Протоколы

Пример оформления протокола

Анализ протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2.  От даты до места составления документа – 3 интервала.

3.  Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.

4.  Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5.  Текст оформлен через 1 интервал.

6.  От текста до подписи – 2 интервала.

7.  Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.3 Акты

Анализ акта

Недочеты документа:

1.  Гриф "УТВЕРЖДАЮ" напечатан от 11 см через 1 интервал.

2.  Слово "УТВЕРЖДАЮ" написан строчными буквами.

3.  Название документа написано не вразрядку.

4.  От даты до места составления документа – 3 интервала.

5.  Введение написано не столбиком.

6.  Текст напечатан через 1 интервал.

7.  От текста до подписи – 2 интервала.

8.  Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.4 Договоры и трудовые соглашения

Анализ договора

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2. От даты до места составления – 3 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления трудового соглашения

Анализ трудового соглашения

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.

3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.

Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003

4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности

Анализ приказа по основной деятельности

1.  Название документа написано слитно.

2.  От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).

3.  От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.

4.  От заголовка до текста – 3 интервала.

5.  Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" расположено по центру, а не от левого поля.

Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления распоряжения

Анализ распоряжения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. От места составления до заголовка – 2 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ОБЯЗЫВАЮ" написано слово "ТРЕБУЮ".

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.

Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

Пример оформления указания

Анализ указания

В указании присутствуют недочеты:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Название документа написано слитно.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ПРЕДЛАГАЮ" написано слово "ОБЯЗЫВАЮ".

Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления решения

Анализ решения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Отсутствует место составления документа.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "РЕШИЛ" оформлено центровано.

Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

4.6 Пример оформления приказа по личному составу

Анализ приказа по личному составу

В документе присутствуют следующие недочеты:

1.  Название документа оформлено не вразрядку.

2.  От даты до места составления – 3 интервала.

3.  Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.

4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).

5. Текст оформлен через 1 интервал.

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.

7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.

Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.7 пример оформления объяснительной записки

Анализ объяснительной записки

В данном документе следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.

4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.

5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.8 Пример оформления докладной записки

Анализ докладной записки

В документе имеются следующие недочеты:

1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.

2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.

3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.9 Справки

Анализ справки

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.  Название документа написано не вразрядку.

2.  От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.

3.  Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.

4.  Текст напечатан через 1 интервал.

5.  От текста до подписи – 2 интервала.

6.  В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу

Анализ выписки из приказа по личному составу

В документе имеются следующие недочеты:

1.  От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.

2.  Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.

3.  Текст оформлен через 1 интервал.

4.  Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.

5.  От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.

6.  Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.

7.  От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.

8.  В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности

Анализ выписки из приказа по основной деятельности

Недочеты документа:

1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

7. От подписи до заверительной надписи "Верно" - 2 интервала.

8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример выписки из протокола

Анализ выписки из протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1.  От названия организации до названия документа – 2 интервала.

2.  От даты до места составления документа – 3 интервала.

3.  От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.

4.  Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5.  Текст напечатан через 1 интервал.

6.  От текста до подписи – 2 интервала.

7.  Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

8.  Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.11 Пример оформления характеристики

Анализ характеристики

В документе присутствуют следующие недочеты:

1.  От даты до места составления документа – 3 интервала.

2.  От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).

3.  От заголовка до текста делают 2 интервала.

4.  В подписи инициалы стоят после фамилии.

5.  Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления копии

Анализ копии

В копии присутствуют следующие недочеты:

1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).

2. Адресат оформлен от 11 см.

3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1.  Прием документов.

2.  Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3.  Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4.  Передача документа исполнителю.

5.  Контроль за исполнением документа.

6.  Исполнение документа.

7.  Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1.  Составление исполнителям проекта документа.

2.  Передача документа секретарю.

3.  Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4.  Простановка номера на документе.

5.  Регистрация документа.

6.  Отправление документа адресату.

7.  Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы проходят следующие этапы:

1.  Составление проекта документа.

2.  Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3.  Передача документов на резолюцию руководителю.

4.  Регистрация документа.

5.  Проставление индекса на документе.

6.  Подшивка копии в дело.

7.  Передача исполнителю.

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

1.  Входящие – поступающие из других организаций.

2.  Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.

3.  Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.

Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.

Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.

Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.

Журнал регистрации входящих документов

Входящий № документа	Номер и дата документа	Автор (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель и дата исполнения	Подпись исполнителя и дата	Отметка об исполнении
1234	№ 41/453 от 12.05.2005	Народный суд	Приговор на подсудимого Шиляева А.В.	Леухин В.Н.	Леухин 22.05.2005	Исполнено

Журнал регистрации исходящих документов

Индекс и дата документа	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Отметка об исполнении
1152	Прокуратура Автозаводского РУВД	Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005	Баев А.О.	Исполнено

Журнал регистрации внутренних документов

Индекс и дата документа	Кто подписал	Краткое содержание документа	Исполнитель (кому поручен документ)	Подпись исполнителя	Подпись автора документа	Отметка об исполнении
1305 17.05.2005	Самойлова Н.М.	Поручение по уголовному делу № 112654	Алехин А.В.	Алехин	Самойлова	Исполнено

5.3 Контроль за исполнением документов

Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.

Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.

4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.

Журнал контроля за исполнением документов

Входящий номер	Номер уголовного дела	Фамилия следователя	Фамилия исполнителя	Подпись исполнителя в получении документа	Подпись следователя	Отметка об исполнении

5.4 Номенклатура дел организации

Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.

В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.

Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.

Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.

Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:

1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.

2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.

Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).

При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.

Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.

Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.

Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.

3. Установить названия разделов номенклатуры дел.

Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".

4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.

6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.

В третьей графе указывается количество дел.

В четвертой графе – срок хранения дела.

В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.

5.4 Номенклатура дел в организации

2 Городской отдел милиции

Номенклатура дел

01.01.2005

Н.Новгород

На 2005 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел		Срок хранения и № статьи по перечню		Примечания
	1. Организация управления
1-1	Учредительные документы организации (устав, договор и др).			Постоянно ст.37а
1-2	Должностные инструкции работникам фирмы			3 г. после замены новыми ст.56
1-3	Штатное расписание 2 ГОМ			Постоянно ст.52а
1-4	Приказы по основной деятельности			Постоянно ст.19а
1-5	Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании.			75 л. ст.19б
1-6	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.			3 г. ст. 19в
1-7	Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ			Постоянно ст.17
1-8	Решения, распоряжения местных органов власти и управления			До минования надобности ст.5б
1-9	Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др).			Постоянно ст.27а
1-10	Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ			5 л. ст.51
1-11	Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок			5 л.
	2. Планирование
2-1	Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности			Постоянно ст.166а
2-2	Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности			3 г. ст.168б
	3. Организация производственной деятельности
3-1	Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры			5 л.
3-2	Переписка с ПДО-1			5 л.
	4. Финансирование
4-1	Годовой финансовый план 2 ГОМ			Постоянно ст.206б
4-2	Квартальные финансовые планы 2 ГОМ			3 г. ст.206в
4-3	Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера			1 г. ст.289б
	5. Учет и отчетность
5-1	Годовые статистические отчеты по основной деятельности			Постоянно ст.239б
5-2	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности			5 л. ст.239г
5-3	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы			Постоянно ст.303б
5-4	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы			3 г. ст.310		При условии завершения ревизии
5-5	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов			3 г. ст.310		То же
5-6	Авансовые отчеты			3 г. ст.310		То же
5-7	Лицевые счета			75 л. – "В" ст.311а
5-8	Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий		3 г. ст.312		При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
5-9	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные)		3 г. ст.314
5-10	Гарантийные письма		3 г. ст.315
5-11	Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений		3 г. ст.319
5-12	Листки нетрудоспособности		3 г. ст.697
5-13	Документы об оплате листков нетрудоспособности		3 г. ст.324
5-14	Книга регистрации листков нетрудоспособности		3 г. ст.699
5-15	Хозяйственные договоры, трудовые соглашения.		3 г. ст.337		После истечения срока действия, при условии завершения ревизии
5-16	Акты приема-сдачи выполненных работ		3 г. ст.1036
5-17	Договоры о материальной ответственности		5 л		После увольнения материально-ответственного лица
5-18	Образцы подписей материально-ответственных лиц		ст.340		До минования надобности
5-19	Заказы на бланки учета и отчетности		1 г. ст.302
	6. Работа с кадрами
6-1	Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)		3 г. ст.429
6-2	Личные дела		75 л. – "В" ст.498в
1	2	3	4		5
6-3	Личные карточки Т-2		75 л. – "В" ст.504
6-4	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 л. ст.508
6-5	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 л. ст.526б
6-6	Невостребованные трудовые книжки		50 л. ст.524
6-7	Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним		50 л. ст.526а
6-8	Журнал учета командировок		3 г. ст.536а
6-9	Журнал учета выдачи командировочных удостоверений		3 г. ст.537
6-10	Журнал учета отпусков		3 г. ст.547
	7. Документационное обеспечение управления
7-1	Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов		3 г. ст.106б
7-2	Телефонограммы		1 г.
7-3	Журнал регистрации телефонограмм		1 г. ст.109
7-4	Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию		1 г. ст.107
7-5	Реестры на получение посылок		1 г. ст.107
7-6	Журнал учета бланков строгой отчетности		3 г. ст.110а
7-7	Номенклатура дел		До минования надобности ст.95а		Согласованная с архивным органом - постоянно
7-8	Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока		До минования надобности ст.117а		Утвержденные - постоянно

5.5 Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, протоколы).

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

1.  Каждое дело содержит не более 250 листов.

2.  В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.

3.  В дело подшиты только исполненные документы.

4.  В дело подшиты документы только в одном экземпляре.

5.  Черновики в дело не подшиты.

6.  Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).

7.  Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.

8.  Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.

9.  Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.

Оформление дел включает в себя следующие операции:

1. Описание дела на обложке.

При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование учреждения;

- индекс дела по номенклатуре дел, номер тома;

- даты начала и окончания формирования дел.

Обложка дела печатается на компьютере

2. Нумерация страниц.

Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в правом верхнем углу, с нижнего листа по верхний.

Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и поэтому каждый том нумеруют отдельно.