Навигация
Составление заверительной надписи
70272
знака
10
таблиц
46
изображений
3. Составление заверительной надписи.
Оформляется в конце дела на отдельном листе.
Пример оформления обложки дела и заверительной надписи
5.6 Хранение дел
Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела размещаются в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Если документы, включенные в дело, в течение года требуются работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование выдается дело целиком.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие документов из дел по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного распоряжения этих органов.
5.7 Передача документов на архивное хранение
На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, а также для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также наиболее важные документы (по личному составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".
Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:
1. Дела по основной деятельности.
2. Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.
На каждую группу дел составляется отдельные описи:
- опись № 1 (дел по основной деятельности);
- опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется на документы одного года.
В опись № 1 дела заносятся по следующей последовательности:
- устав;
- протоколы общих собраний;
- приказы по основной деятельности;
- годовые планы;
- отчеты.
В опись № 1 л/с дела располагаются в следующем порядке:
- книга учета сотрудников;
- приказы по личному составу;
- личные дела и личные карточки;
- лицевые счета по заработной плате;
- невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Прием-передача дел в архив производится секретарем. На всех экземплярах описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.
Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации.
Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Опись составляется в 3-х экземплярах:
- 1 экз. передается вместе с делами в архив;
- 2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;
- 3 экз. остается у секретаря.
Форма внутренней описи документов дела
Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря
Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря
На рабочем месте секретаря, т.е. у меня в отделе, имеются следующие средства оргтехники:
1. Компьютер – PLUS/UPS SYSTEMS, 15".
Athlon – микропроцессор фирмы АМД
1400 – тактовая частота в МГц
128 – оперативная память в Мb
20 – жесткий диск в Мb
32 – память видеокарты в Мb
2. Принтер – EPSON LX-300+
Это матричный принтер, печатает при помощи красящей ленты, производит большой шум.
3. Телефон с кнопочным номеронабирателем:
по способу набора - пульсовой, т.е. набор производится с помощью серий щелчков; каждой цифре соответствует определенное количество щелчков.
по назначению - городской, т.е. в пределах города.
4. Также в отдельном кабинете располагается ксерокс, куда я неоднократно хожу ксерокопировать необходимые мне материалы. Данное устройство также включает в себя:
Факс – передача графической информации.
Сканер – устройство для ввода в компьютер изображений.
Принтер.
В отделе также имеется электронная пишущая машина, но я на ней не работаю, так как всю работу я выполняю на компьютере.
7. Ведение кадровой службы секретарем
7.1 Работа с трудовыми книжкамиКак и во всех организациях, во 2-ом отделе милиции при приеме человека на работу на него заводится трудовая книжка, которая необходима для установления общего или непрерывного стажа.
Во 2-ом отделе милиции ведется следующая документация по учету трудовых книжек:
1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется в бухгалтерии.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется кадровой службой.
Заполнение трудовых книжек во 2-ом отделе милиции заключается в следующем:
1. Титульный лист трудовой книжки.
В трудовой книжке на титульном листе заполняются сведения о работнике:
ü фамилия, имя, отчество,
ü дата рождения,
ü образование,
ü профессия или специальность,
ü дата заполнения трудовой книжки,
ü подпись владельца книжки
Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, в нашем отделе титульный лист подписывает инспектор по кадрам. Затем трудовая книжка заверяется гербовой печатью.
Похожие работы
... операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и ...
... порядка при проведении мероприятий областного (краевого) масштаба, руководство милицейскими формированиями областного (краевого) подчинения, ряд вопросов разрешительной системы и т.д. Районные и городские отделы (управления) внутренних дел являются в системе МВД низовым звеном, т.е. такими органами, которые практически выполняют основную долю по обеспечению и охране порядка и безопасности. В их ...
... , каждый из которых в отдельности решает свои специфические для данной формы задачи и обладает конкретизированным содержанием этих задач. В комплексе эти элементы формируют многоуровневую защиту конфиденциальной информации предприятия, при условии неукоснительного соблюдения всех мер и условий, поставленных данной системой. При решении задач по защите информационных ресурсов компании необходимо ...
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
0 комментариев