Государственные архивы
Хроника развития государственных архивов на Алтае
Основные правила работы государственных архивов РФ
Задачи и функции государственных архивов
Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
Экспертиза научной и практической ценности документов
Научно-техническая обработка документальных материалов
Доступ к архивным материалам и их использование
Навигация
Научно-техническая обработка документальных материалов
Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела
75674
знака
0
таблиц
0
изображений
4. Научно-техническая обработка документальных материалов
Научно-техническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.
Научно-техническая обработка включает ряд основных операций: фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления). Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы их оказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должны находиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, но иногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных и необходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время в архивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела и отдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.
Выяснение и исправление всех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, и составляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов. Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советской эпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организации центрального и местного управлений и территориальном делении.
Решение задач фондирования документальных материалов производится на основе изучения истории учреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства, функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведений являются материалы самих фондов, литература по истории учреждений, издание законов; для фондов личного происхождения таким источником являются материалы самих фондов и биографическо-справочная литература.
Как правило, документальные материалы учреждений и организаций поступают в государственные архивы в виде сформированных дел, которые становятся в архивах единицами хранения. Уточнение состава документов, включаемых такими единицами хранения, производится довольно редко. По-другому обстоит дело с фондами личного характера. На долю архивистов зачастую выпадает большая и сложная работа по формированию из разрозненных документов этих фондов единиц хранения. Иногда единицу хранения образует один документ (например, беловой экземпляр литературного или научного произведения), иногда несколько (черновые наброски к одному литературному или научному произведению), иногда целый ряд документов (все письма одного корреспондента к фондообразователю). Хранение архивных материалов и их использование крайне затруднено, если они не описаны или их содержание не раскрыто в справочном аппарате архива. Описание документальных материалов составляет одну из важных функций архивов.
Основным объектом описания является единица хранения. Назначение работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о ее составе содержания. Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в ее состав документов (или если документ один, то его дата), количество листов, архивный шифр. Все эти данные указываются и на обложке единицы хранения и описи. Заголовок должен содержать по возможности полную обобщенную характеристику состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видов составляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этих документов и, главное, вопроса, которому они посвящены.
При описании материалов личного характера, а также единиц хранения, сформированных в архиве из разрозненных документов, архивистам приходится составлять новые заголовки.
В большинстве государственных архивов описание единиц хранения первоначально производится на карточках. Такой метод работы имеет много преимуществ; в частности, он весьма облегчает поиски наилучшей системы расположения единиц хранения в пределах фонда, кроме того, составленные при описании карточки, если эта работа производится с соблюдением соответствующих правил, с успехом используются в последующем – при каталогизации документальных материалов.
4.1 Научно-справочный аппарат в государственных архивах
Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.
Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.
Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).
Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.
Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.
В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.
Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.
Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.
В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.
Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.
Похожие работы
... условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области. ...
... архивоведение занимается не только изучением ретроспективной информацией, но и проникает в суть процессов, происходящих с документами в современной системе управления. Одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму - общественные отношения, которые ...
... потому что ранее так называемые трофейные ценности, которых у нас немало в архивах, выпадали из правового регулирования в прежнем архивном законодательстве. Часть 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического ...
... -ю док-ов. В связи с ликвидацией его деления на секретную и несекретную части расширился допуск в него исследователей. Во вторую четверть XIX в архивное дело пробрело историчекую направленность. В 1834 г. создан Петербургский государственный архив при МИД. В его основе находились семейные фонды Императорского Дома, Сенатский архив, Гос.архив старых дел, Главный архив МИД. Большая часть документов ...
0 комментариев