Структура базы данных

2. Структура базы данных

 

2.1 Таблицы

Таблицы – это объект БД, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов), в которых хранится информация, составляющая содержание БД. Это базовый объект Access, все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленной таблицы. Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту или иную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

- Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;

- Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Таким образом, указание первичного ключа – это и есть единственный способ отличить один экземпляр объекта от другого. В данной работе использовались индексированные поля, поскольку при этом MS Access 2000 работает наиболее эффективно.

Всего в моей базе 5 таблиц. Все таблицы я создавал с помощью конструктора.

 

2.1.1 Таблица "Игры"

В данной таблице хранится информация об играх, которые и будут составлять основное содержание моей БД. В этой таблице я задал 3 ключевых поля. Таблица состоит из 11 полей, которые различаются по типам данных, которые в них можно внести.

 

2.1.2 Таблица "Награды"

А в этой таблице у меня находятся такие поля, как "Рейтинг ag.ru", "Выставка E3", "Выставка ECTS", "Выставка Tokyo Game Show". Я создал эту таблицу, чтобы оценивать игры, находящиеся у меня в основной таблице, по различным рейтингам. Ключевое поле – "Код игры".

 

2.1.3 Таблица "Фирма-разработчик"

В этой таблице у меня хранится информация о фирмах-разработчиках игр.

2.1.4 Таблица "Фирма-издатель"

Ну а в этой таблице у меня хранится информация о фирмах-издателях игр.

 

2.1.5 Таблица "Телефоны фирм-разработчиков"

В этой последней таблице у меня хранятся все телефоны фирм – разработчиков, которые записаны у меня в таблицу "Фирмы-разработчики".

3. Схема данных

Такой механизм, как первичный ключ таблицы, помимо однозначной идентификации записи позволяет реализовать связи между таблицами. Благодаря связям, данные из одной таблицы становятся доступны другой. Когда база данных включает в себя много таблиц, работа в такой системе становится более эффективной, упрощается ввод данных, снижается вероятность ошибок; поддерживать такую систему значительно проще. Связи устанавливаются за счет того, что в разных таблицах присутствуют поля с одинаковыми значениями. При этом не обязательно, чтобы эти поля имели одинаковые имена, достаточно одинаковое соответствие значений. Для одной из таблиц таким полем является первичный ключ, а для второй таблицы это поле – внешний ключ. Согласовав значения первичного и внешнего ключей можно связать таблицы между собой. Существуют связи: один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим. На схеме данных ключевое поле выделено жирным шрифтом.

4. Формы

Пользовательская форма позволяет отражать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того, как разработаны таблицы и схемы данных. Всего в моей базе 4 формы и несколько вложенных. Все формы я создавал с помощью конструктора.

Вот главная форма, где выводятся все сведения, представленные у меня в БД, об игре.

В данной форме имеются 3 вложенные формы, а также вычисляемое поле "Всего игр в базе".

Данная форма – информация о разработчике. В ней также содержится вложенная форма ("Номер телефона"), а еще управляющие кнопки, с помощью которых можно листать записи, удалять их, а также закрыть форму.

И, наконец, самая главная форма – это главная кнопочная форма, благодаря которой можно добраться до любой другой формы.

5. Запросы

Запросы можно представить себе, как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для фильтрации набора данных, позволяют выбрать информацию, соответствующую определенным критериям. Результатом работы запроса является временная таблица, в которую включены блоки данных из основной таблицы. При каждом выполнении запроса он строится на основе новых табличных данных.

Access дает большие возможности при проектировании запросов:

v  выбор полей;

v  выбор записей;

v  сортировка;

v  запрашивание данных их нескольких таблиц;

v  выполнение вычислений;

v  и др.

При создании запросов я пользовался конструктором.

На следующем рисунке представлены все запросы, созданные в моей базе данных.

Среди них есть запрос с параметром, на обновление, на удаление, перекрестный, на создание таблицы.

Окно создания запроса в режиме конструктора выглядит следующим образом:

6. Отчеты

Отчеты – это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектирует отчет.

Отчет "Игры"

В данном отчете представлена информация по играм, имеющимся в БД, а также присутствует вычисляемое поле (Всего в каталоге игр).

А так выглядит отчет по фирмам-разработчикам в режиме конструктора.

Вывод по проделанной работе

В процессе создания своей базы данных я освоил большинство приемов работы с СУБД MS Access. Я научился создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. Кроме того я ознакомился с основными понятиями, используемыми при создании баз данных. Я узнал, что такое поля, строки, ключи, связи и т. п.

Список используемой литературы

1.  "Access 2000. Проектирование баз данных". Дубнов П.Ю.

2.  "Основы работы с СУБД ACCESS". В.В. Мокшина, Т.А. Безрутченко

3.  "Задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика"". В.В. Мокшина, Т.А. Безрутченко

4.  Лекции по информатике