Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов

1.3 Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов

 

Понятие информационно-справочные документы и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов Способы подготовки и согласования информационно-справочных документов. Использование технических средств и средств коммуникации для подготовки документов.

Заявления, информационные справки. Докладные и объяснительные записки. Особенности оформления актов.

Понятие служебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма, видовое многообразие переписки.

Инициативные и ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок, информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов, обеспечивающих их юридическую силу.

Составление и оформление информационных справок

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы – внутренние справки оформляются не на бланке, внешние – на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

·  наименование вышестоящей организации отраслевого, административного или договорного подчинения;

·  наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;

·  название вида документа;

·  дата;

·  индекс;

·  место составления;

·  адресат;

·  заголовок к тексту;

·  текст;

·  подпись.

В некоторых случаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного согласования.

После названия организации через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами – СПРАВКА.

Дата оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекс проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

Оформление докладных записок

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебными записками для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

По своей сути они могут быть информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенные ситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основе докладных записок.)

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчетного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Как и в случае со справкой, докладная записка может быть внутренней и адресованной во внешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можно увидеть в примере оформления справки.

В состав формуляра внешней докладной записки включены следующие реквизиты:

·  наименование вышестоящей организации;

·  наименования организации – автора документа;

·  наименование структурного подразделения;

·  наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

·  дата;

·  индекс (номер);

·  адресат;

·  место составления или издания;

·  заголовок к тексту;

·  текст;

·  подпись.

Предпочтительно при оформлении докладной записки на бланке пользоваться угловым расположением реквизитов (однако это требование не является жестким).

Полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно действующему уставу или положению об организации. Может использоваться сокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативным актам. Наименование организации – автора размещается ниже, через 2–3 межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположение реквизитов.

Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5.

Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:

·  наименование вышестоящей организации;

·  наименование организации – автора объяснительной записки;

·  наименование вида – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

·  дату;

·  индекс (номер);

·  место составления или издания;

·  адресат;

·  заголовок к тексту;

·  текст;

·  подпись;

·  визу.

Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

Наименование организации – автора объяснительной записки оформляется через два межстрочных интервала.

В наименовании автора может быть включено название структурного подразделения, если объяснительная записка исходит от физического лица. например:

Министерство здравоохранения РФ

Реабилитационный центр

Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

·  наименование структурного подразделения – автора;

·  название вида документа;

·  дата;

·  индекс (номер) в случае необходимости;

·  адресат;

·  заголовок к тексту (не всегда);

·  текст;

·  подпись.

Наименование автора – структурного подразделения помещается в левом верхнем углу стандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру.

Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Адресат оформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения, которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст в отдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметь смысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательные документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

Если приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

Составление и оформление актов

Акт – документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

·  обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

·  организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;

·  по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;

·  испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;

·  инвентаризации;

·  вручения призов и дипломов;

·  наличия и состояния дел и документов;

·  проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

·  происшествий;

·  техники безопасности и охраны труда;

·  технического состояния;

·  нарушения трудовой дисциплины;

·  уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Формуляр акта включает следующие реквизиты:

·  наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;

·  наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) – автора документа;

·  название вида документа, пишется прописными буквами – АКТ;

·  дата;

·  номер;

·  место составления;

·  гриф утверждения;

·  заголовок к тексту;

·  текст;

·  подписи.

Наименование вышестоящей организации может указываться полностью, если составление бланка осуществляется в официальной обстановке, а также допускается сокращенное наименование организации в актах для внутреннего использования, а также при чрезвычайных обстоятельствах.

Наименование организации должно соответствовать прямому административному подчинению вышестоящей организации и соответствовать Положению или другому ведомственному нормативному акту.

Бланк для акта лучше оформлять с угловым расположением реквизитов.

Вид документа может быть расположен в центре или от границы левого поля.

Датой акта может быть факт или событие, отраженное в документе,

датой может служить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6 мая 2003 г.), в других случаях – 06.05.2003.

Индекс акта может иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

Место составления обычно проставляется по факту действия, события или происшествия и должно соответствовать административно-территориальному делению и Почтовым правилам Минсвязи РФ.

Гриф утверждения имеет несколько вариантов:

·  утверждение должностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и ее расшифровкой.

·  утверждение нормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любом случае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Заголовком к тексту могут служить само действие, установленное комиссией или должностными лицами (мы их перечислили выше).

Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

Важнейший реквизит акта – его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемые актами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

Текст акта может состоять из двух или более частей. Многие из предложенных ситуаций укладываются в такую схему:

введение;

констатирующая часть;

выводы.

Текст введения может иметь ссылку на распорядительный или организационный документ, послуживший основанием проведения проверки, обследования, описания, приемки или других обычных административных действий.

Во введении указывается должностное лицо в алфавитном порядке фамилии присутствующих при проведении проверки сотрудников обследуемого акта, в другом случае указывается состав членов комиссии в порядке – председатель и члены. Иногда, если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименование их должности.

Констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.

Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.

Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и их передаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемого объекта.

Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.

Юридическая сила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу или действующей инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления услуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

Письма-рекламации или претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

- Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

- эмблему организации или товарный знак;

- код организации;

- код формы документа;

- наименование автора документа;

- справочные данные об организации-авторе;

- дату;

- регистрационный индекс;

- ссылку на регистрационный индекс и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметку о наличии приложений;

- подпись;

- отметку об исполнителе.

Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.

Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации должно соответствовать учредительным документам – уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.

Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации – номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

Дата письма – дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 – порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 – индекс структурного подразделения, 64 – номер дела по номенклатуре).

Ссылка на регистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.

Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

Благодарим Вас за письмо...

Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясь предоставленной возможностью...

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...

Приносим извинения за несвоевременный ответ...

Направляем Вам...

К сожалению, мы вынуждены отказаться...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

В ответ на Ваше письмо напоминаем...

Согласно контракту...

В соответствии с...

Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.