Учет командировочных расходов

2.1.2 Учет командировочных расходов

Одним из основных направлений работы с подотчетными лицами в Муниципального учреждения «Отдел школьного образования» является учет командировочных расходов.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя бюджетного учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Рассмотрению в данной работе подвергается Авансовый отчет № 81[36], в соответствии с которым директор школы Никифорова Валентина Владимировна направляется в горд Тверь, в Институт усовершенствования учителей, на курсы повышения квалификации.

Командирование работников подведомственных учреждений производится только на основании вызова руководителя указанного органа, его заместителя или на основании документов, подтверждающих необходимость присутствия сотрудника в месте командировки, т. е. к авансовому отчету должны быть приложены приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в командировку[37] (или же выписка из приказа). Такой приказ является основанием для составления авансового отчета вместе с выданным сотруднику командировочным удостоверением в случае их правильного заполнения.

При направлении Никифировой В.В. в командировку соответствующим образом был оформлен приказ о направлении ее в город Тверь.

Но в приложенных документах отсутствует вызов или иная документация подтверждающая необходимость осуществления командировки. Это следует учесть при оформлении авансовых отчетов в дальнейшем.

Срок служебной командировки сотрудника определяется руководителем учреждения, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Если в силу необходимости срок командировки требуется увеличить, то оформляется новая командировка.

Но в рассматриваемом случае сотрудник был командирован на 3 календарных дня с 13 апреля 2009 года и по 15 апреля 2009 года.

Временное направление работника для выполнения работы в учреждении, находящемся вне места постоянной работы, на срок более 40 дней является не служебной командировкой, а временным переводом в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством.

В рассматриваемом авансовом отчете срок командировки не превышает 40 дней, и поэтому необходимости в выписке еще одной командировке нет.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из пункта постоянной работы Никифоровой В.В., а именно из города Западная Двина, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в пункт постоянной работы (Западная Двина).

День выезда в командировку и день возвращения из командировки определяются по местному (по месту постоянной работы) времени (московскому).

В целях подтверждения времени пребывания командируемого сотрудника, Никифировой Валентины Владимировны, в командировке в город Тверь (время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него) при отъезде из Западной Двины ей выписывается командировочное удостоверение[38].

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Командировочные расходы Никифоровой Валентины Владимировны относятся на следующие подстатьи классификации расходов бюджетов Российской Федерации:

1. суточные - на подстатью 212 "Прочие выплаты";

2. оплата проезда, постельных принадлежностей, не включенных в стоимость билета, оплата разных сборов при приобретении билетов на проезд всеми видами транспорта (комиссионный сбор, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.) - на подстатью 222 "Транспортные услуги";

3. оплата расходов по найму жилого помещения; - на подстатью 226 "Прочие услуги";

Возмещение расходов на выплату суточных при служебных командировках на территории Российской Федерации осуществляется в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке. На всей территории Российской Федерации установлены единые нормы оплаты суточных, в том числе и для бюджетных учреждений.

В соответствии с командировочным удостоверением Никифорова В. В. фактически находилась в командировке 3 дня, из этого следует, что размер суточных будет составлять:

3 * 100 = 300 руб.

Также возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

В состав расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы включаются:

1. страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

2. оплата услуг по оформлению проездных документов;

В соответствии с представленными проездными документами оплата транспортных расходов по Авансовому отчету № 81 производится в размере 492, 60 руб.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда по нормам, установленным действующим законодательством. Они составляют 12 руб. в сутки без предъявления соответствующих оправдательных документов и не боле 550 руб. в случае их предъявления.

Никифоровой В. В. возмещены расходы по найму жилого помещения в размере:

2 * 12 = 24 руб.

Что соответствует данным авансового отчета.

По возвращении из командировки Никифорова В. В. не позднее трех рабочих дней по истечении срока со дня возвращения из командировки предъявила в бухгалтерию в подтверждение использования авансовых сумм Авансовый отчет № 81.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре использованием электронно-вычислительных машин.

К Авансовому отчету приложены документы, удостоверяющие произведенные расходы:

1. Командировочное удостоверение[39]

2. Приказ о направлении в командировку[40]

3. Билеты, подтверждающие осуществление транспортных расходов.

В бухгалтерии Авансовый отчет проверяется арифметически, проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению; указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов.

Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом, Никифоровой В. В. на оборотной стороне формы. На лицевой стороне формы приводятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от Авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.

Проверенный Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения и принимаются к учету, данные из утвержденного Авансового отчета служат основанием для отражения в регистре аналитического учета Журнале операций № 3 «Расчеты с подотчетными лицами»[41] совершенных хозяйственных операций.

На основании данных утвержденного Авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.

В результате произведенных командировочных расходов был допущен перерасход, который должен быть выплачем Никифоровой В. В. по расходному кассовому ордеру, что своевременно сделано не было.

В результате изучения учета командировочных расходов по Муниципальному учреждению «Отдел школьного образования» выявлено несколько недостатков требующих устранения.

Рекомендации по устранению недостатков:

1. При проверке правильности совершения командировочных расходов следует обращать внимание на наличия вызова или иной документации, подтверждающей обоснованность совершения командировочных расходов

2. Необходимо осуществлять своевременные расчеты с подотчетными лицами, в рассматриваемом примере с Никифоровой В. В.

По устранении выявленных нарушений оформление документов и учет командировочных расходов можно считать правильным и целесообразным.