Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение

1. Теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

1.2 Представительские расходы

1.3 Служебная командировка

2. Служебные командировки по россии и за рубеж

2.1 Документальное оформление и сроки служебных командировок

2.2 Выплата суточных, корпоративная карта

2.3 Документальное оформление и учет командировочных расходов

2.3.1 Железнодорожный билет

2.3.2 Электронные авиабилеты

2.3.3 Проживание работника в гостинице

2.3.4 Оплата услуг связи

2.3.5 Оплата медицинских страховок и полисов добровольного страхования

2.4 Отчет работника о командировке

2.5 Рабочее время и время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного

2.6 Не состоявшиеся командировки

2.7 Гарантии и компенсации при командировках

3. Бухгалтерский учет и налоговый учет

3.1 Бухгалтерский учет

3.2 Налогообложение и налоговый учет

3.3 Особенности исчисления налога на доходы физических лиц при оплате командировочных расходов

Заключение

Список использованной литературы

Практическая работа

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

учет налог подотчетное лицо

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

-  Рассмотреть теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами;

-  Подробно раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами, отправленными в командировку, а так же выявить особенности оформления и отчётности командировок по России и за рубеж;

-  Охарактеризовать бухгалтерский и налоговый учет, в том числе аналитический и синтетический учет. Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. Теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами

Предприятие в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции, представительские расходы.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

1.1 Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 - кратного минимального размера оплаты труда.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

квитанцию к приходному ордеру;

накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);

счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе № БГ-3-08/379 [10]. Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

1.2 Представительские расходы

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [1].

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

порядок расходования средств на представительские расходы;

документальное оформление представительских расходов;

порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц; [1]

1.3 Служебная командировка

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Условием, обязательным для включения в трудовой договор, является в том числе и место работы, а в случае когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором [2, с.31, с.81].

В Положении о командировках отдельно оговорено, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер. Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [2, с.124, с.127].

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних [2, с.126].

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [5].

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

-   покупкой материально-производственных запасов;

-   осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

-   подготовкой и повышением квалификации работников;

-   участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

-   другими аналогичными нуждами.

2. Служебные командировки по россии и за рубеж

Последние двадцать лет направление работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Давно уже нет СССР, а инструкция продолжает действовать. Наконец Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст.166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было (она предназначалась для внутреннего пользования в пределах СССР).

Положение о командировках начало действовать с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные Положением о командировках, будут применяться в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ.

2.1 Документальное оформление и сроки служебных командировок

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5]. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Организация обязана ему оплатить [2, с.81]:

стоимость проезда;

расходы по найму жилья;

суточные;

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются [5].

иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [11].

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Cрок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения [6]. Таким образом, не существует никаких ограничений на срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

 

2.2 Выплата суточных, корпоративная карта

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным нормативным актом организации [6].

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. При этом вопрос о целесообразности такого ежедневного возвращения в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом [6].

Независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом предприятия, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с командировкой. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке [3, с.296].

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей [6].

За время нахождения в пути работнику, направляемому в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ и при проезде по территории иностранного государства. Таким образом, эти положения должны быть закреплены в локальных актах организации, что будет служить основанием для их принятия в целях налогообложения.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:

при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Так же для расчетов с работниками по командировочным расходам организации используют корпоративные карты. Корпоративные карты оформляют на имена тех сотрудников, которым приходится ездить в командировки.

Денежные средства с корпоративных карт можно снимать как в рублях, так и в иностранной валюте.

Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".

Валютные операции по счетам корпоративных карт должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006, утвержденного Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н.

Дата совершения операций в иностранной валюте - это дата зачисления денежных средств на валютный счет, либо дата их списания с валютного счета в банке. Так как корпоративная карта может открываться и на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), то датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием такой карты будет дата списания сумм для конвертации рублевых средств со счета организации.

Дата же погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным под отчет, является дата утверждения авансового отчета.

При расчетах с организациями торговли и общественного питания с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты, такие как идентификатор организации, дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

Основаниями для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, являются наличие слипов и выписок банка по данному счету.

Рекомендуется проверять остаток счетов банковских карт по каждому подотчетному лицу в соответствии с представленными подтверждающими документами.

2.3 Документальное оформление и учет командировочных расходов

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов [5];

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда,

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта [5].

 

2.3.1 Железнодорожный билет

При оплате проезда по железной дороге используются специальные бланки строгой отчетности для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ:

проездной документ АСУ "Экспресс";

багажная квитанция формы № ЛУ-12бр;

катушечный билет основной для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы № ЛУ-97пко;

катушечный билет дополнительный для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы № ЛУ-97пкд.

В стоимость железнодорожного билета включаются дополнительные услуги (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями), которые могут быть полностью учтены в целях налогообложения прибыли [11]. Как уже отмечалось, командированному сотруднику оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования [5].

В целях учета местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник, а не здание или место. Поэтому затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе не принимаются для целей налогообложения. Такие расходы должны включаться в суточные, выплачиваемые работнику.

Еще один фактор, на который обращает налоговая инспекция свое внимание, это обоснованность расходов. Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы связаны с налоговыми рисками.

Если работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет, обратный проезд может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

Командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Кроме указанных расходов командированный работник имеет право на возмещение:

расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

расходов в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.) [8].

2.3.2 Электронные авиабилеты

В настоящее время все чаще авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. Для того, чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билета. В этом случае возникает вопрос, как документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж, поскольку билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того, как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, организации по запросу предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе.

Списание затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль в такой ситуации представляет налоговые риски. Необходимо заранее предупредить о необходимости получения электронного билета в бумажном виде или попросить работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

К дополнительным расходам, подлежащим возмещению относятся также:

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

заказ и возврат билетов,

взимаемый при покупке билета сервисный сбор.

При следовании к месту командировки и обратно расходы на проезд в такси из аэропорта в город или гостиницу как внутри страны, так и за ее пределами возможно учесть для целей налогообложения при наличии подтверждающих чеков ККТ (в настоящее время не утверждены бланки строгой отчетности), а также учитывая плотный командировочный график, поздний отъезд (прибытие), отсутствие общественного транспорта в месте командировки.

Вознаграждения транспортных агентств или турфирм при заказе проездных билетов и гостиниц.

Нередко билеты и гостиницы заказываются для командируемого работника в транспортном агентстве или туристической фирме.

Затраты на выплату вознаграждения агенту в состав командировочных расходов не включаются, а относятся к комиссионным сборам за выполнение сторонними организациями услуг [3, с.380]. Агентское вознаграждение может быть включено в состав расходов при наличии агентского договора, оформленного в соответствии с требованиями законодательства, и документов, подтверждающих факт оказания услуг агентом (в том числе акт и первичные документы: проездные билеты, счета на оплату гостиниц и т.п.).

Часто работники теряют или забывают документы, подтверждающие произведенные расходы.

При утрате документов, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения.

Руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право (но не обязан) разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости [5]. При этом возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц [3, с.268].

 

2.3.3 Проживание работника в гостинице

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.

У каждого работника во время командировки должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Документ оформленный по форме который должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

цену номера (места в номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя [9].

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 года. Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы № 3-Г, или № З-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания.

Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Суммы НДС, указанные в бланках строгой отчетности, установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей. То есть суммы затрат по бронированию номера подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.

Организации иногда арендуют для своих сотрудников, находящихся в командировке, квартиры.

Минфин России в письме от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/112 разъяснил, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли".

Организации смогут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. При наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором арендована квартира, проездных документов, отметок в командировочном удостоверении о прибытии и убытии работника, проблем со списанием арендной платы не будет [3, с.351].

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника.

В случае, если гостиница не выдает ни счета по форме № 3-Г, ни чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер, такие затраты все равно можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы, следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья.

Все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома [2, с.81].

К таким расходам при командировках можно отнести:

расходы по оплате услуг связи;

расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

расходы на получение визы;

расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

расходы на оплату медицинской страховки,

другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера). Организации могут предусмотреть в своих локальных актах (например, приказом) порядок их возмещения.

 

2.3.4 Оплата услуг связи

Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров во время служебных командировок. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отчуждаемыми от гостиничных услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона. Предусмотрено включение в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы). Таким образом, если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры по мобильному телефону), то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль [3, с.380].

2.3.5 Оплата медицинских страховок и полисов добровольного страхования

Одним из дополнительных расходов в командировке может быть оплата медицинской страховки. Если оплата медицинской страховки является обязательной при оформлении выездных документов, то есть без предъявления свидетельства об оплаченной страховке въездная виза в определенное государство не выдается. В таком случае расходы по оплате медицинской страховки также включаются в себестоимость и принимаются к учету.

Расходы на добровольное страхование могут возмещаться командированным, но признать их для целей налогообложения нельзя.

 

2.4 Отчет работника о командировке

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть:

проездные билеты;

счета за проживание;

командировочное удостоверение по форме Т-10, кроме заграничных командировок в дальнее зарубежье;

служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26).

копию загранпаспорта при командировке за пределы РФ;

прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

Если подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы.

Подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета:

наименование организации;

структурное подразделение, в котором работает п/лицо;

фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

его должность;

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные доходы или Внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

Проверенный авансовый отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

Удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой [2, с.71].

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся работнику [2, с.72].

Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности [2, с.71].

Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).

При определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

 

2.5 Рабочее время и время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного

В Положении о командировках не оказалось нормы, имевшей место в Инструкции № 62 (п.8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Можно предположить, что режим работы командированный согласует со своим работодателем.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ [6]. Работать в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев [2, с.60]. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ с письменного согласия работников и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без согласия работников допускается только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере [2, с.77]. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В Инструкции № 62 было положение о том, что, если день отъезда совпадает с выходным, работнику предоставляется отгул. В новом документе такого положения нет.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

2.6 Не состоявшиеся командировки

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать ли сумму удержанного сбора в налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц?

При возврате в кассу организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход [3, с296].

В бухгалтерском учете затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов [3, с.390]. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа. Организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

2.7 Гарантии и компенсации при командировках

За время нахождения в командировке нужно начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды [2, с.81]. Также следует отметить, что за работником сохраняется и место работы. Средний заработок сохраняется за сотрудником за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным "Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику выплат и фактически отработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре. При определении количества дней нахождения работника в командировке нужно учитывать: день отъезда в командировку: либо текущие сутки, либо последующие сутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них [5]. По аналогии определяется и день приезда.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [8].

3. Бухгалтерский учет и налоговый учет 3.1 Бухгалтерский учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)  руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)  руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 "Прочие дебиторы", а кредиторскую - по строке 628 "Прочие кредиторы".

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. п.5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т 94 К-т 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 70 К-т 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 73 К-т 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа - и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60 К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты

Д-т 50-3 К-т 60 - получены авиабилеты

Д-т 19 К-т 60 - на сумму НДС

Д-т 71 К-т 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

 

3.2 Налогообложение и налоговый учет

"Входной" НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам.

При приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке [6]. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужна.

 

3.3 Особенности исчисления налога на доходы физических лиц при оплате командировочных расходов

Главой 23 Налогового кодекса РФ не предусмотрено каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при командировках за границу перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, по сравнению с командировками внутри страны.

В частности, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

фактически произведенные и документально подтвержденные целевые (обратите внимание - целевые, то есть обоснованные) расходы на:

а) проезд к месту назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в местах отправлении, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи;

з) получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;

и) получение виз и консульские сборы;

к) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления командированным лицом документов, подтверждающих осуществление расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Организация может самостоятельно установить нормы компенсации расходов по найму жилья во время командировок на территории России и за границей для целей бухгалтерского учета, превышающие установленные нормы.

При налогообложении доходов физических лиц с 1 января 2008 года следует учесть следующие особенности.

Для командировок по России не надо будет удерживать НДФЛ с суточных, величина которых не превышает 700 руб. в день, для командировок за рубеж лимит составляет не более 2500 руб. Соответствующие поправки внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ и действуют они с 1 января 2008 года.

В случае направления работников в командировки при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных определяется как дата выплаты суточных. Соответственно, при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически полученных суточных над их нормативным размером, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных [3, с.296].

Услуги за пользование VIP-залом подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. Налоговый кодекс РФ позволяет принимать к учету только производственные и экономически обоснованные расходы.

То есть, исходя из этого, можно сделать вывод, что если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы, к примеру, плата за телевизор, холодильник, то она не облагается налогом на доходы физических лиц. Но если такие услуги являются добровольными и призваны удовлетворять личные потребности командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), то они должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Подобная же ситуация и с завтраками. Если завтраки предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, то их в целях начисления НДФЛ не определяют. В случае если их сумма выделена отдельной строкой, тогда эти расходы должны покрываться за счет суточных. Суммы расходов на завтраки в гостинице, оплаченные отдельно, сверх суточных, должны облагаться НДФЛ.

Заключение

Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Так же были освещены такие вопросы как:

понятие подотчетных сумм;

выдача и возврат подотчетных сумм;

право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели;

документальное оформление соответствующих операций;

отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;

выявили особенности исчисления налога на доходы физических лиц при оплате командировочных расходов

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Список использованной литературы

1.  О бухгалтерском учете: федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

2.  Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010. - 207 с.

3.  Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. - М.: Проспект, 2010. - 735 с.

4.  Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010. - 325 с.

5.  О служебных командировках в пределах СССР: Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62

6.  Об особенностях направления работников в служебные командировки: Положение утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749

7.  Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

8.  О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей: Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911

9.  Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации: Постановление Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490

10.  Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц: Приказ МНС России от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379

11.  Порядок ведения кассовых операций в РФ: Решение Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40

12.  Буянова М.О., Гусов К.Н. и др. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под ред. Гусова К. Н.).7-е изд., перераб. и доп. - "Проспект", 2009 г.

13.  Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008. - 104 с.

14.  Погодина Г.В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. - М.: СУИ, 2008. - 126 с.

15.  Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 882 с.

16.  Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. - 332 с.

17.  Шишкоедова Н.Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. - М.: Вершина, 2009. - 192 с.

18.  Программа "Консультант Плюс"

Практическая работа

Цель занятия - усвоение порядка отражения на счетах учета расчетов с подотчетными лицами. Освоение порядка составления авансового отчета.

Задача. Составить авансовые отчеты подотчетных лиц АО "Дон" и указать корреспонденцию счетов.

1. Начальник административно-хозяйственного отдела (АХО) Беляев Б.Н. получил 12 февраля под отчет на хозяйственные расходы 600 руб., имея остаток от предыдущего аванса в сумме 11 руб.20 коп.

Произведены расходы:

Дата	Действие	Сумма
12 февраля	Приобретение мелких канцелярских принадлежностей по товарным чекам магазина №157	163 руб.
15 февраля	За телеграммы по квитанциям № 109/17 - 20	158 руб.
15 февраля	За доставку посылок со справочными изданиями на предприятие	130 руб.
16 февраля	За плакаты по технике безопасности для цеха № 1 по товарным чекам магазина № 18	183 руб.
	Итого	634 руб.

2. Инженер АХО Воронцов В.В. выехал в командировку в Санкт-Петербург 25 января.

Прибыл к месту назначения 27 января, выехал обратно 9 февраля и возвратился в Ростов 10 февраля.

22 января был выдан аванс под отчет в сумме 6000 руб.

Израсходовано и причитается:

1	Железнодорожные билеты в оба конца	2220 руб.
2	За постель туда и обратно	60 руб.
3	По счету гостиницы за 14 суток	2240 руб.
4	По квитанции за междугородные разговоры	22 руб.
5	По квитанции № 18/31 за телеграмму	16 руб.
6	Суточные за время командировки	5100 руб.
	Итого	9658

3. Экспедитор Зорин 3.Н. выехал в командировку в г. Белгород 2 февраля, прибыл к месту назначения 3 февраля, выехал обратно 14 февраля и возвратился в Ростов 15 февраля.

При выезде выдан аванс под отчет в сумме 1500 руб. К отчету приложены 2 железнодорожных билета стоимостью проезда в один конец - 472 руб.

4. Мастер цеха № 1 Лавров Л.В. выехал в командировку по обмену опытом в г. Екатеринбург 15 марта, прибыл в г. Екатеринбург 17 марта, выехал обратно 24 марта и возвратился в Ростов 26 марта. При выезде выдан аванс под отчет в сумме 4500 руб.

К авансовому отчету приложены 2 железнодорожных билета стоимостью проезда в один конец 945 руб. и счет на проживание в гостинице за 7 суток 1980 руб.