Використання інформаційних технологій у роботі відділу

2. Використання інформаційних технологій у роботі відділу

2.1 Програмне забезпечення, використовуване у відділі

Програмне забезпечення ВАТ “Сумбуд” представлено програмою 1С: Бухгалтерія.

1С: Бухгалтерія призначена для обліку наявності й руху коштів підприємства. 1С: Бухгалтерія дає можливість вести облік у наступних галузях:

•  касові й фінансово-розрахункові операції;

•  валютні операції;

•  товарно-матеріальні цінності;

•  облік персоналу й заробітної плати;

•  фактичні витрати;

•  податкові зобов'язання;

•  головна книга й баланс;

•  бухгалтерська, податкова й фінансова звітність;

•  реалізація й збут.

1С: Бухгалтерія дозволяє вирішувати наступні завдання:

•  створення, зберігання й печатка первинних бухгалтерських документів;

•  ведення банківських і касових операцій;

•  облік основних коштів і матеріальних активів;

•  облік матеріалів;

•  облік товарів і послуг;

•  облік валютних операцій;

•  взаєморозрахунок з організаціями дебіторами й кредиторами;

•  взаєморозрахунок з підзвітними особами;

•  розрахунки по заробітній платі;

•  розрахунок реалізації й збуту;

•  податковий облік;

•  облік валових доходів і витрат;

•  консалтинговий облік;

•  створення різного роду звітів у податкові органи й фонди.

Програма 1С: Бухгалтерія забезпечує уведення інформації "вид документа", "вид операції", "вид проводки".

Завдяки гнучкій програмі користувач може самостійно вносити зміни в настроювання програми, адаптувати її до специфіки обліку на підприємстві. Однією з переваг програми є те, що вона бере на себе більшість технологічних аспектів роботи з інформаційною базою.

Стандартні об'єкти програми 1С: Бухгалтерія дозволили створити універсальний механізм, що забезпечує роботу розподіленої інформаційної бази практично без серйозних зусиль із боку розроблювача прикладного рішення. Система сама забезпечує регістрацію змін, формує пропорцію обміну даними, синхронізацію інформації, відновлення всіх облікових реєстрів. Будь-яка інформаційна база 1С: Бухгалтерія із самого початку практично готова до роботи в розподіленій системі й під час переходу до розподіленої обробки інформації в різних інформаційних базах, а також для часткової організації часткової еміграції даних.

1С: Бухгалтерія дозволяє автоматизувати підготовку яких-небудь первинних документів:

•  платіжні доручення;

•  розрахунки по оплаті й фактурі;

•  касові документи;

•  доручення;

•  інші документи.

Кошти роботи з документами дозволяють організовувати уведення документів їхній розподіл по журналах і пошук яких-небудь документів за різними критеріями:

•  номер;

•  дата;

•  сума;

•  контрагент.

Вихідною операцією в 1С: Бухгалтерія є операція, що відображає реальну господарську операцію, що відбулася на підприємстві. Кожна операція може вміщати бухгалтерські проводки. Операції можуть формуватися автоматично, на основі документів, що вводяться.

Також програма 1С: Бухгалтерія включає набір стандартних звітів, які дозволяють користувачеві одержати інформацію в певний строк, у різних розрізах і різному ступені деталізації.

•  звіт за який-небудь період;

•  деталізація звітів;

•  звіт по синтетичному обліку;

•  звіт по аналітичному обліку;

•  податкова й бухгалтерська звітність;

•  звіти по документах;

•  які-небудь інші звіти.

Програма має сучасний інтерфейс:

•  панель інструментів;

•  зручне введення інформації (режим підбора, календар, калькулятор);

•  різні режими пошуку й підбора інформації;

•  різні режими допомоги й підказок.

Також програма 1С: Бухгалтерія має зв'язок з іншими програмами:

•  кошти для завантаження й висновку інформації (документи, операції, звіти);

•  обмін даними з іншими програмами через текстові файли й файли формату DBF;

•  обмін даними з іншими програмами за допомогою механізму OLE Automation;

•  побудова діаграм.

Програма має функціональний режим:

•  одночасна робота декількох користувачів з однією інформаційною базою;

•  автоматичне відновлення інформації на екрані, при змінах, зроблених іншими користувачами;

•  захист від змін об'єктів, які в цей час редагуються іншими користувачами.

Також програма 1С: Бухгалтерія дає можливість роботи з територіально розподіленими інформаційними базами:

•  необмежена кількість автономно працюючих інформаційних баз;

•  повна або вибіркова синхронізація даних;

•  вільний порядок і спосіб передачі змін.

2.2 Використання графічних, табличних, інтегрованих пакетів

У бухгалтерському відділі ”Сумбуд” використовуються такі пакети, як Word - прикладне програмне забезпечення, використовуване для створення текстових документів різного ступеня складності з потужними коштами форматування й включення графіки й Excel - пакет прикладних програм, орієнтованих на обробку даних, поданих у табличній формі.

Word - це програма для професійного редагування й форматування тексту, створення макетів текстових документів. Для цього в розпорядження користувача пропонуються потужні можливості меню, панелі інструментів, контекстних меню, а так само система допомоги.

В основу функціонування Word покладено принцип WYSWYG (What You See is What You Get) - "що бачите, то й одержите". Те, що користувач бачить на екрані буде з точністю збігатися, наприклад, з роздрукованим.

Редактор Word забезпечує: введення, перегляд, редагування тексту; форматування абзаців і сторінок тексту, вибір типу шрифту, його розміру, накреслення та кольору; створення, сортування й обробка таблиць; вибір стилю й шаблона документа; зміну власних режимів роботи, створення макросів і встановлення значень основних параметрів середовища Word; створення поштової кореспонденції, використання сучасних коштів зв'язку; використання таких процедур як автоформатування, автотекст, автокореляція й т.д.

У середовищі Windows реалізовано технологію OLE. Редактор Word підтримує цю технологію, завдяки чому в його документи можна вставляти різноманітні об’єкти, створені в інших програмах-додатках. При цьому вмонтований об’єкт стає частиною поточного документа.

У Word, як правило, входять такі програми-додатки, що підтримують OLE:

·  Microsoft WordArt – програма введення текстових спецефектів;

·  Microsoft Graph – програма створення ділової графіки;

·  Microsoft Equation Editor – програма введення математичних формул і рівнянь.[9]

Електронна таблиця - найпоширеніша й потужна інформаційна технологія для професійної роботи з даними. Для керування електронними таблицями створені спеціальні програмні продукти - табличні процесори, одним з яскравих представників яких є Microsoft Excel.

Електронна таблиця – основа будь-якого табличного процесора, у клітках (осередках) яким записані дані різних типів: тексти, дати, формули, числа.

Крім обробки й аналізу даних Excel включає у себе наступні функції:

•  працювати зі списками (базами даних) - створювати, форматувати й сортувати списки, шукати й вибирати їхні елементи по певним критеріям - автофільтрам;

•  представляти дані у вигляді графіків (піктограми, діаграми й т.д.);

•  сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням), датами, місяцями;

•  створювати макрокоманди, які використаються для автоматизації процедур рішення завдань, які часто повторюються;

•  оперативно аналізувати економічну діяльність деяких об'єктів, сприяти прийняттю правильних рішень;

•  формувати зведені таблиці, звіти й карти з географічними даними.

Перевага електронної таблиці Excel - це можливість миттєвого перерахування всіх даних, зв'язаних формульними залежностями при зміні будь-якого значення [7].

Microsoft Outlook — персональний комунікатор. До складу Outlook входять: календар, планувальник завдань, записки, менеджер електронної пошти, адресна книга. Підтримується спільна мережна робота.

Windows Internet Explorer, скорочено IE — безкоштовний графічний браузер корпорації Microsoft для операційних систем сімейства Windows.

PowerPoint - допомагає створити барвисті, наочно оформлені мультімедийні презентації.