Навигация
Обробка документів в апараті управління
28192
знака
3
таблицы
1
изображение
2. Обробка документів в апараті управління
Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління. Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, приводить на практиці до створення багаточисельних форм фінансовою, первинною обліковою, розрахунково-грошовою, звітно-статистичною, організаційно-розпорядливою і інших систем документація. Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), вживана при оформленні розпорядливої і старанної діяльності апарату установи, організації, підприємства.
Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на 3 групи:
- організаційні документи – статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;
- розпорядливі документи – наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;
- інформаційно-довідкові документи – протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і так далі. Операції по документуванню організаційно-розпорядливої діяльності і організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством. Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядливих документів (ОРД), і бланків для листів.
По відношенню до управлінського об'єкту виділяють той, що входить, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємозв'язані, оскільки інформація документів, що поступили, використовується для підготовки внутрішніх і вихідних відповідях і так далі.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з: документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств і ін.). До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні і методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничою, управлінською, технічною, економічною, соціальною і іншій діяльності.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу у відповідь документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямами діяльності організації і її інформаційними запитами. Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і вмісту документів, міри регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподіли обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології робота з документами. Стереотипні маршрути руху властиві вхідним документам, що визначається їх адресацією. Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірне: найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, випробовує інформаційні перевантаження, а з іншої - отримує значну кількість інформації, не відповідній їх компетенції, областям діяльності і функціональним обов'язкам, не їх рівня. Чекання розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує дорогу документа до виконавця. Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форм даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконання і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від здобуття до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу із-за нераціональних зупинок в русі документа ще більш вагомі. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації і відправки документів. Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядливих документів, як правило, впорядкований, а підготовка всіх останніх документів не має регламентованих маршрутів і вабить найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Ґрунтуючись на даних, характеризуючих документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоків.
Похожие работы
... дприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності. 2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої і ...
... строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років. 2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функці ...
... ів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323]. Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень. Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, ...
... аналізі взагалі виявляються непотрібними. У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21] Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу: 1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за ...
0 комментариев